Dla przewoźnika okno czasowe jest ograniczeniem trasy, nie udogodnieniem magazynu. Kurs musi zmieścić się między dwoma terminami, a margines na nieprzewidziane zdarzenia bierze się z tego, jak wcześnie da się zmienić rezerwację.
Kurs zamknięty między dwoma terminami
Przewóz z rezerwacją po obu stronach ma sztywne ramy. Załadunek u nadawcy zaczyna się w wyznaczonym oknie, rozładunek u odbiorcy w kolejnym, a między nimi mieści się czas jazdy, przerwy wynikające z przepisów i margines na zdarzenia losowe. Zbyt ciasne ustawienie tych terminów sprawia, że kurs nie ma zapasu i każde opóźnienie przenosi się na drugą stronę.
Planowanie zaczyna się więc od terminu trudniejszego do zmiany. Zwykle jest nim rozładunek u odbiorcy, bo magazyny docelowe mają gęstsze siatki i krótsze progi korekty. Załadunek dopasowuje się wstecz, z zapasem odpowiadającym zmienności danej relacji.
| Element | Zmienność | Wpływ na margines |
|---|---|---|
| Czas załadunku | Umiarkowana, zależna od organizacji nadawcy | Przesuwa początek trasy |
| Czas przejazdu | Duża na relacjach przez aglomeracje | Główne źródło niepewności |
| Przerwy kierowcy | Przewidywalna, wynika z przepisów | Doliczana do planu, nie do marginesu |
| Oczekiwanie u odbiorcy | Zależna od dyscypliny harmonogramu | Wpływa na kolejny kurs tego samego pojazdu |
Praca z kilkoma magazynami
Spedycja obsługująca kilkunastu odbiorców rezerwuje terminy w kilkunastu różnych siatkach, z których każda ma własne godziny pracy, długości okien i progi zmiany. Ujednolicenie tego po stronie przewoźnika nie jest możliwe, więc liczy się co innego: przejrzysty wybór obiektu i czytelna informacja o zasadach obowiązujących w danym miejscu.
Wybór magazynu poprzedza otwarcie kalendarza, bo dopiero on wyznacza siatkę. Widok pokazujący wszystkie obiekty naraz wygląda wygodnie i nie nadaje się do rezerwacji, skoro godziny pracy i długości okien różnią się między lokalizacjami. Zasady prowadzenia siatek opisuje strona o zarządzaniu oknami czasowymi.
Przewoźnik planujący kurs potrzebuje przede wszystkim wiedzieć, do kiedy może zmienić rezerwację bez zgody magazynu. Ta jedna liczba decyduje o tym, jak duży margines musi zostawić w trasie.
Zmiana rezerwacji z trasy
Kierowca stojący w zatorze nie ma jak zadzwonić do czterech magazynów. Samodzielna korekta terminu przez spedytora, wykonana w chwili, gdy opóźnienie staje się pewne, jest tańsza dla obu stron niż pojazd, który przyjeżdża dwie godziny po oknie.
Warunkiem jest próg zmiany ustawiony rozsądnie. Magazyn wymagający potwierdzenia na dobę przed oknem wymusza margines liczony w godzinach, bo później nie da się już nic zrobić. Próg dwugodzinny pozwala reagować na rzeczywiste zdarzenia, a magazynowi daje wystarczająco czasu na przesunięcie obsady.
Gdy zmiana nie jest możliwa, liczy się szybka informacja. Przewidywany czas dojazdu przekazany zanim pojazd się spóźni pozwala magazynowi wstawić w okno inny transport. Mechanizm wyznaczania takiego szacunku opisuje strona o wyznaczaniu ETA.
Co dostaje kierowca
Kierowca potrzebuje węższego zakresu niż spedytor: adresu obiektu, godziny okna, numeru zgłoszenia i informacji, na którą bramę ma się zgłosić. Przekazanie mu pełnego widoku kalendarza jest bezużyteczne, a czasem szkodliwe, bo zwiększa ryzyko pomyłki.
- Numer zgłoszenia lub kod - do okazania na bramie, skracający kontrolę do jednego skanu.
- Godzina okna i adres bramy - często inny niż adres rejestrowy odbiorcy.
- Potwierdzenie przyjazdu - zgłoszenie obecności bez wychodzenia z pojazdu.
- Informacja o przesunięciu - wiadomość wysyłana przy zmianie terminu przez którąkolwiek ze stron.
Rozwiązanie na urządzenie przenośne opisuje strona o aplikacji dla kierowcy, a wariant bez logowania - materiał o przepustce elektronicznej z kodem QR.
Dane, które przydają się przy rozliczeniu
Znaczniki czasu z bramy są dla przewoźnika materiałem dowodowym przy naliczaniu postoju. Różnica między zgłoszeniem na bramie a podstawieniem pod rampę to czas oczekiwania, którego nie da się podważyć notatką magazyniera.
Dostęp do własnej historii wizyt pozwala też ocenić, którzy odbiorcy generują największe opóźnienia, a to bywa argumentem w negocjacjach stawek. Sposób liczenia i wyceny tej pozycji porządkuje strona o koszcie przestoju pojazdu, a zakres samego dokumentu przewozu - materiał o programie do zleceń transportowych.
Wprowadzenie portalu w firmie transportowej
Opór wobec kolejnego systemu jest zrozumiały, bo spedytor obsługuje już kilka portali różnych odbiorców. Argumentem, który działa, jest skrócenie czasu rezerwacji wobec telefonu i pewność terminu, a nie lista funkcji.
Praktyczna kolejność wprowadzania zaczyna się od relacji najczęstszych, gdzie oszczędność jest największa. Kursy jednorazowe zostają przy dotychczasowej drodze, bo koszt nauki procedury przewyższa korzyść. Sposób wprowadzania firm zewnętrznych opisuje strona o programie awizacji dostaw.
Kursy powtarzalne i rezerwacja z wyprzedzeniem
Stała trasa wykonywana kilka razy w tygodniu nie wymaga osobnej rezerwacji przed każdym kursem. Definicja cyklu generuje zgłoszenia na cały okres wraz z zajęciem terminów, a spedytor koryguje wyłącznie odstępstwa.
Korzyść dla przewoźnika jest podwójna. Znika powtarzalna praca, a terminy zostają zajęte zanim zrobi to ktoś inny. Przy siatkach obciążonych w godzinach porannych ten drugi efekt bywa ważniejszy niż oszczędność czasu na wprowadzaniu danych.
Cykl wymaga ustalenia zachowania w dni wolne. Przesuwanie kursu przypadającego na święto na kolejny dzień roboczy kumuluje transporty i przenosi problem, zamiast go rozwiązywać. Pominięcie takiego terminu jest zwykle właściwsze, a brakujący przewóz planuje się osobno.
Zgłoszenie z cyklu pozostaje edytowalne pojedynczo, więc zmiana pojazdu w jednym terminie nie rusza pozostałych. Zasady prowadzenia takich serii po stronie magazynu opisuje strona o zarządzaniu awizacjami.