Im krótszy horyzont, tym mniejsza swoboda i wyższy koszt zmiany. Decyzja o powierzchni magazynowej zapada z rocznym wyprzedzeniem, decyzja o przesunięciu okna czasowego na dwie godziny przed przyjazdem - i obie bywają nazywane planowaniem.
Trzy poziomy i ich pytania
Planowanie w łańcuchu dostaw nie jest jedną czynnością. Rozkłada się na poziomy różniące się horyzontem, szczegółowością i kosztem zmiany decyzji.
| Poziom | Horyzont | Pytanie |
|---|---|---|
| Zdolności | Rok i dłużej | Ile powierzchni, ramp i ludzi będzie potrzebne |
| Wolumenów | Miesiące | Ile i czego przyjmiemy w danym okresie |
| Harmonogramu | Tydzień i doba | Który pojazd, o której godzinie, na której rampie |
Koszt zmiany rośnie w miarę skracania horyzontu. Zwiększenie liczby ramp wymaga miesięcy i nakładu, zmiana wolumenu w planie miesięcznym - uzgodnienia z dostawcami, przesunięcie okna czasowego - jednego kliknięcia i powiadomienia. Dlatego decyzje należące do wyższego poziomu nie dają się nadrobić na niższym.
Planowanie zdolności
Poziom najdłuższy odpowiada na pytanie o moce przerobowe. Punktem wyjścia jest prognoza wolumenu zestawiona z przepustowością obiektu, liczoną nie średnią dobową, lecz rozkładem w godzinach i dniach tygodnia.
Różnica bywa istotna. Magazyn przyjmujący średnio czterdzieści transportów dziennie przy szczycie poniedziałkowym wynoszącym siedemdziesiąt potrzebuje przepustowości na siedemdziesiąt albo mechanizmu rozsuwającego ruch. Pierwsza droga kosztuje nakład, druga uzgodnienia z kontrahentami.
Wnioski z tego poziomu mają skutki organizacyjne, nie tylko budowlane. Przejście na dwie zmiany podwaja dostępne okna bez rozbudowy, o ile przewoźnicy są gotowi przyjeżdżać po południu, a to wymaga uzgodnienia z wyprzedzeniem.
Planowanie wolumenów
Poziom średni rozdziela prognozowany wolumen na okresy i grupy asortymentowe. Tutaj zapadają decyzje o wielkości partii, częstotliwości dostaw i poziomie zapasu, czyli te, które później objawiają się jako spiętrzenia pod rampą.
Sensowny plan na tym poziomie porównuje zamierzenia zakupów z przepustowością magazynu w tym samym okresie. Różnica wskazuje, ile transportów trzeba rozsunąć w czasie, i pozwala podjąć decyzję wcześniej niż w dniu, gdy pojazdy już jadą. Zasady tego uzgodnienia opisuje strona o planowaniu dostaw między działami.
Plan miesięczny bez odniesienia do liczby okien czasowych jest listą życzeń. Magazyn przyjmujący sześćdziesiąt transportów dziennie nie przyjmie dziewięćdziesięciu, choćby wszystkie zamówienia były potwierdzone.
Harmonogram dobowy
Poziom najkrótszy dotyczy konkretnych pojazdów i godzin. Rezerwacja okna czasowego przez przewoźnika jest właśnie decyzją tego poziomu, podejmowaną zwykle przez stronę zewnętrzną w ramach siatki wyznaczonej przez magazyn.
Charakterystyczne dla tego poziomu jest to, że zmiany są tanie z punktu widzenia systemu i kosztowne z punktu widzenia ludzi. Przesunięcie okna zajmuje chwilę, ale dotyka pojazdu w trasie, obsady zmiany i kolejnych transportów. Dlatego próg, do którego zmiana jest samodzielna, ustala się osobno dla każdego obiektu. Mechanizm ten opisuje strona o planowaniu okien czasowych.
Prognoza i jej granice
Każdy poziom opiera się na prognozie o innej dokładności i inaczej znosi jej błąd. Prognoza roczna obarczona kilkunastoprocentowym odchyleniem jest użyteczna, bo decyzje o zdolnościach i tak podejmuje się z zapasem. Prognoza dobowa z tym samym odchyleniem oznacza kolejkę albo puste rampy.
Wynika z tego praktyczna zasada: na poziomie dobowym nie prognozuje się, tylko potwierdza. Zamiast przewidywać, ile pojazdów przyjedzie jutro, sprawdza się, ile terminów zarezerwowano. Różnica między tymi dwoma podejściami jest różnicą między harmonogramem a nadzieją.
Prognoza pozostaje niezbędna wyżej, a jej jakość zależy bardziej od danych wejściowych niż od metody. Dane o rzeczywistym zużyciu u odbiorcy dają lepszy wynik niż historia zamówień, bo nie niosą zniekształcenia wprowadzanego przez wielkości partii. Mechanizm tego zniekształcenia opisuje strona o zarządzaniu łańcuchem dostaw.
Sprzężenie między poziomami
Dane z poziomu dobowego zasilają poziomy wyższe i to sprzężenie bywa pomijane. Rejestr wizyt pokazuje rzeczywiste czasy obsługi, rozkład przyjazdów i udział dostaw poza harmonogramem, czyli wielkości potrzebne do zaplanowania zdolności na kolejny rok.
Bez tego sprzężenia plan zdolności opiera się na deklaracjach, a te zwykle różnią się od pomiaru. Kierownik pytany o czas rozładunku poda wartość typową, a nie rozkład z ogonem długich przypadków, który decyduje o kolejce. Sposób prowadzenia takich pomiarów opisuje strona o efektywności łańcucha dostaw, a definicje mierników - materiał o wskaźnikach OTIF.
Kto planuje na którym poziomie
Przypisanie poziomów do stanowisk bywa nieokreślone i wtedy część decyzji nie zapada wcale, a część zapada dwukrotnie. Podział, który się sprawdza, wynika z horyzontu i z zakresu odpowiedzialności.
- Zarząd i logistyka - plan zdolności, decyzje o powierzchni, liczbie ramp i modelu pracy zmianowej.
- Zakupy z magazynem - plan wolumenów uzgadniany z przepustowością obiektu.
- Dyspozytura - harmonogram tygodniowy i potwierdzanie zgłoszeń.
- Przewoźnicy - rezerwacja konkretnych terminów w ramach udostępnionej siatki.
Ostatnia pozycja jest przesunięciem odpowiedzialności na zewnątrz organizacji i wymaga zaufania do mechanizmu. Magazyn, który po udostępnieniu portalu i tak weryfikuje ręcznie każde zgłoszenie, nie zyskał niczego poza dodatkowym narzędziem. Zasady obiegu opisuje strona o awizowaniu transportów.
Zamrożony horyzont
Plan zmieniany codziennie przestaje pełnić funkcję informacyjną. Magazyn przestaje na nim opierać obsadę, przewoźnicy przestają rezerwować z wyprzedzeniem, a dyspozytura wraca do pracy w trybie reagowania.
Zabezpieczeniem jest ustalenie okresu, w którym plan nie podlega zmianom poza sytuacjami wyjątkowymi. Typowo obejmuje najbliższy tydzień, przy dłuższych czasach dostaw dwa. Kosztem jest mniejsza elastyczność, zyskiem przewidywalność, na której opiera się cała reszta.
Miarą działania tej zasady jest wyprzedzenie rezerwacji. Gdy przewoźnicy zaczynają rezerwować terminy na tydzień wprzód zamiast dzień przed dostawą, oznacza to, że uznali plan za wiarygodny. Spadek tej wielkości jest sygnałem wcześniejszym niż jakiekolwiek pogorszenie terminowości.