OTIF i pozostałe wskaźniki terminowości
OTIF jest najczęściej cytowanym wskaźnikiem w logistyce dostaw i najczęściej liczonym na cztery różne sposoby w tej samej firmie. Poniżej wzory, pułapki w definicjach i to, z których zdarzeń w systemie awizacji biorą się dane.
OTIF (On Time In Full) to odsetek dostaw zrealizowanych jednocześnie w uzgodnionym terminie i w pełnej zamówionej ilości. Liczy się go jako iloraz dostaw spełniających oba warunki przez liczbę wszystkich dostaw w okresie, wyrażony w procentach. Kluczowa jest definicja słowa „terminowo”: w awizacji oznacza ono wjazd w zarezerwowanym oknie czasowym, a nie samą datę dostawy.
Wzór i jego dwa człony
OTIF rozkłada się na dwa niezależne wskaźniki, które warto liczyć osobno, bo psują się z innych powodów. OT (On Time) to udział dostaw, które dotarły w uzgodnionym terminie. IF (In Full) to udział dostaw kompletnych ilościowo i asortymentowo. OTIF jest iloczynem warunków, nie średnią: dostawa spóźniona o godzinę, ale kompletna, liczy się do OTIF jako nieudana.
Konsekwencja jest arytmetyczna i bywa zaskakująca. Przy OT na poziomie 90% i IF na poziomie 90% OTIF nie wynosi 90%, tylko co najwyżej 90% i w praktyce mniej, bo część opóźnień i braków dotyczy tych samych dostaw. Raportowanie samego OTIF bez rozbicia ukrywa, po której stronie leży problem — u przewoźnika czy u dostawcy.
Co znaczy „na czas”
Tu rozjeżdża się większość pomiarów. Trzy najczęstsze definicje dają trzy różne wyniki dla tych samych dostaw: dostawa w umówionym dniu, dostawa w zarezerwowanym oknie czasowym i dostawa przyjęta na magazyn przed końcem zmiany. Pierwsza jest najłagodniejsza i najczęściej stosowana w rozliczeniach z dostawcami. Druga jest tą, którą mierzy system awizacji, i jedyną, która mówi coś o pracy placu.
Warto też ustalić moment pomiaru. Czy dostawa jest „na czas”, gdy pojazd zgłosi się na bramie, gdy podjedzie pod rampę, czy gdy magazyn zakończy przyjęcie? Różnica między tymi trzema punktami potrafi wynosić więcej niż długość samego okna czasowego. Bez jednej, zapisanej definicji porównywanie miesiąca do miesiąca nie ma sensu.
Wskaźniki, które trzeba czytać razem z OTIF
Trafność awizacji — odsetek pojazdów, które wjechały w swoim oknie. To OT widziany oczami magazynu; rozjazd między nim a OT dostawcy zwykle oznacza, że okna są rezerwowane na wyrost.
Dock-to-dock — czas od wjazdu na teren do wyjazdu. Rośnie, gdy siatka okien obiecuje więcej, niż plac potrafi obsłużyć, nawet przy dobrym OTIF. To wskaźnik przepustowości, nie punktualności.
Czas oczekiwania na bramie — od zgłoszenia się pojazdu do wjazdu. Jeśli rośnie przy stałej liczbie dostaw, problem jest w obsłudze bramy, a nie w liczbie transportów.
Fill rate — udział pozycji zrealizowanych w stosunku do zamówionych. To IF w rozbiciu na linie zamówienia, przydatny tam, gdzie jedna dostawa obejmuje wiele indeksów.
Skąd biorą się dane
Każdy z tych wskaźników potrzebuje znaczników czasu, których nie da się odtworzyć z pamięci. System awizacji zapisuje je przy okazji normalnej pracy: zarezerwowane okno od–do, godzinę faktycznego przyjazdu, wejście na magazyn, koniec obsługi i wyjazd. Te pięć wartości w jednym wierszu wystarcza do policzenia OT, dock-to-dock i czasu oczekiwania bez żadnego dodatkowego raportowania. Jak wygląda taki rejestr, widać w galerii zrzutów, a szerszy kontekst pomiaru opisuje efektywność procesów logistycznych.
Danych o kompletności dostawy system awizacji nie zna — to informacja z przyjęcia towaru, czyli z WMS lub ERP. Dlatego pełny OTIF wymaga zestawienia obu źródeł, a integracja przestaje być dodatkiem do wdrożenia. Zob. integrację z ERP i WMS.
Cztery błędy, które unieważniają pomiar
Po pierwsze: liczenie OTIF tylko dla dostaw awizowanych. Transport, który przyjechał bez zgłoszenia, nie znika z rzeczywistości — znika tylko z raportu. Po drugie: zmiana definicji „na czas” w trakcie okresu porównawczego. Po trzecie: uśrednianie po dostawcach o skrajnie różnej liczbie dostaw, przez co jeden duży dostawca zasłania wszystkich pozostałych. Po czwarte: brak pomiaru sprzed wdrożenia — bez punktu odniesienia każda poprawa jest opowieścią, a nie liczbą. Metodę pomiaru bazowego opisuje efektywność łańcucha dostaw.