Rozładunek to zwykle mniejsza część czasu przyjęcia. Resztę zajmuje sprawdzenie ilości, ocena stanu towaru i obsługa rozbieżności, a ta ostatnia potrafi wydłużyć pojedynczą wizytę kilkukrotnie, jeżeli nie ma ustalonej ścieżki postępowania.
Z czego składa się przyjęcie
Przyjęcie towaru dzieli się na cztery czynności o bardzo różnym czasie trwania. Rozładunek jest zwykle najkrótszą z nich, a najdłuższa bywa ta, której nikt nie planuje.
- Podstawienie i rozładunek - czas zależny od rodzaju ładunku i wyposażenia rampy.
- Kontrola ilościowa - porównanie liczby jednostek z dokumentem i ze zgłoszeniem.
- Ocena stanu towaru - sprawdzenie uszkodzeń, dat przydatności, warunków przewozu.
- Obsługa rozbieżności - protokół, decyzja o przyjęciu warunkowym albo o odmowie.
Ostatnia pozycja występuje w niewielkim odsetku dostaw, a odpowiada za znaczną część łącznego czasu. Jedna wizyta z brakiem ilościowym i niejasną ścieżką decyzyjną potrafi zająć rampę na dwie godziny, podczas gdy zgodne przyjęcie tego samego ładunku trwa dwadzieścia minut. Dostawy, które ruszają dopiero po wywołaniu przez logistykę, mają przed przyjęciem dodatkowy krok sygnalizacji gotowości pozycji, opisany na stronie o wywołaniu dostawy i gotowości pozycji.
Kontrola ilościowa bez przepisywania danych
Liczba jednostek zadeklarowana w zgłoszeniu daje punkt odniesienia jeszcze przed podstawieniem pojazdu. Magazynier porównuje stan faktyczny z wartością już obecną w systemie, zamiast wprowadzać ją od zera z dokumentu kierowcy.
Skan kodu z dokumentu transportowego przy potwierdzeniu przybycia dopasowuje wizytę do zgłoszenia w kilka sekund. Wariant ręczny, czyli wyszukanie po numerze rejestracyjnym, działa równie dobrze przy małym ruchu i gorzej przy kilkudziesięciu transportach dziennie. Zawartość samego dokumentu opisuje strona o awizach dostaw.
| Rozbieżność | Kto decyduje | Skutek dla wizyty |
|---|---|---|
| Brak ilościowy | Magazyn, w ramach progu tolerancji | Przyjęcie z adnotacją, bez wstrzymania |
| Nadwyżka | Dział zakupów albo handlowy | Przyjęcie warunkowe lub odmowa części |
| Uszkodzenie towaru | Magazyn i kontrola jakości | Protokół, czasem zwrot na pojazd |
| Niezgodność asortymentu | Dział zakupów | Wstrzymanie do ustalenia, najdłuższa ścieżka |
Próg tolerancji dla braków ilościowych ustalony z góry skraca przyjęcia najbardziej. Bez niego każda różnica jednej palety wymaga telefonu, a pojazd czeka pod rampą do czasu odebrania decyzji.
Rozbieżność rozstrzygana przy rampie blokuje stanowisko. Jeżeli ustalenia potrwają dłużej niż kwadrans, towar przechodzi do strefy wstrzymanej, a pojazd wyjeżdża - inaczej jedna dostawa zatrzymuje harmonogram całego dnia.
Dokumenty i ich obieg
Przyjęcie kończy się kompletem dokumentów podpiętych do rekordu wizyty: potwierdzeniem odbioru, skanem listu przewozowego, a przy niezgodności protokołem rozbieżności. Prowadzenie tego obiegu przy rekordzie zamiast w segregatorze skraca zamknięcie rozliczenia o dni.
Zestawienie wizyt zamkniętych bez kompletu załączników pokazuje przypadki wymagające uzupełnienia, zanim faktura trafi do akceptacji. Sam obieg porządkuje strona o dokumentach w awizacji.
Wpływ czasu przyjęcia na siatkę okien
Długość okna dobiera się z rozkładu rzeczywistych czasów obsługi, a nie ze średniej. Ogon długich przyjęć, generowany zwykle przez rozbieżności i kontrolę jakości, wypycha kolejne zgłoszenia i tworzy kolejkę mimo poprawnie zaplanowanego harmonogramu.
Rozwiązaniem jest wydzielenie rodzaju transportu dla dostaw wymagających pełnej kontroli, z własną, dłuższą siatką i przypisaniem do wybranych ramp. Mechanizm doboru parametrów opisuje strona o definiowaniu okien czasowych, a uzasadnienie samej rezerwacji - materiał o rezerwacji okien czasowych.
Co mierzyć przy przyjęciach
Cztery wielkości opisują proces przyjęć wystarczająco dokładnie, żeby wskazać miejsce poprawy, i wszystkie liczą się z rejestru bez dodatkowej pracy.
- Średni czas obsługi w rozbiciu na rampy - ujawnia stanowiska gorzej wyposażone albo źle przypisane.
- Udział przyjęć z rozbieżnością - liczony osobno dla kontrahentów, wskazuje źródło problemu.
- Czas do odłożenia towaru - pokazuje, czy wąskim gardłem jest rampa czy strefa przyjęć.
- Przyjęcia zamknięte bez dokumentów - przypadki wstrzymujące rozliczenie.
Drugi wskaźnik prowadzi zwykle do konkretnego dostawcy albo konkretnego asortymentu, a nie do ogólnego wniosku o jakości dostaw. Definicje mierników terminowości porządkuje strona o wskaźnikach OTIF, a organizację pracy magazynu - materiał o zarządzaniu logistyką magazynową.
Przyjęcia bez odkładania do składowania
Część towaru nie trafia na regały. Dostawa przeznaczona do natychmiastowej wysyłki przechodzi przez magazyn drogą skróconą: z rampy przyjęć na strefę wydań albo wprost na pojazd odbierający. Oszczędność jest znaczna, bo znika odłożenie i późniejsze pobranie.
Warunkiem jest zgranie dwóch terminów. Pojazd odbierający musi być pod rampą w oknie następującym po przyjęciu, a nie trzy godziny później, bo wtedy towar i tak zajmuje powierzchnię buforową. Harmonogram obu stron trzeba więc planować razem, co wymaga jednej siatki obejmującej przyjęcia i wydania.
Drugim warunkiem jest kontrola wykonana przy rampie, bez przenoszenia towaru do strefy sprawdzania. Rozbieżność wykryta po załadunku na pojazd odbierający jest kosztowniejsza niż przy zwykłym przyjęciu, bo dotyczy już wysyłki z własnym terminem u odbiorcy.
Ścieżka ta sprawdza się przy asortymencie o stałej charakterystyce i sprawdzonych dostawcach, u których udział rozbieżności jest niski. Wprowadzanie jej dla towaru wymagającego kontroli jakości zwykle kończy się powrotem do trybu zwykłego po kilku tygodniach. Zasady doboru okien dla obu kierunków opisuje strona o zarządzaniu dokami w magazynie.