Dokumenty w awizacji: CMR, e-CMR, PZ i WZ

List przewozowy CMR

CMR jest dokumentem przewozowym stosowanym w międzynarodowym transporcie drogowym towarów. Potwierdza zawarcie umowy przewozu, opisuje ładunek i wskazuje nadawcę, przewoźnika oraz odbiorcę. Wystawia go nadawca, a przewoźnik potwierdza przyjęcie ładunku. Odbiorca kwituje odbiór - i to jego podpis zamyka przewóz od strony dokumentowej.

Dokument wystawia się w trzech egzemplarzach: dla nadawcy, dla odbiorcy i dla przewoźnika, który wiezie swój razem z ładunkiem. Dla magazynu przyjmującego CMR jest przede wszystkim dowodem, co miało przyjechać. Uwagi wpisane w chwili rozładunku - brak palety, uszkodzone opakowanie, rozbieżność ilości - decydują później o odpowiedzialności za szkodę. Zastrzeżenie wpisane po wyjeździe pojazdu ma znacznie słabszą pozycję niż to samo zdanie wpisane przy kierowcy, dlatego moment podpisania jest częścią procesu, a nie formalnością po nim.

Reguła obiegu. Rozbieżność zauważona przy rozładunku ma trafić na dokument, zanim kierowca odjedzie. Notatka w wewnętrznym systemie bez adnotacji na liście przewozowym jest informacją dla własnego zespołu, nie podstawą roszczenia wobec przewoźnika.

e-CMR: to samo, tylko bez papieru

Elektroniczny list przewozowy ma tę samą funkcję i moc co papierowy, o ile obie strony przewozu działają w państwach, które przyjęły odpowiedni protokół, i zgodzą się na formę elektroniczną. Dane zamiast na formularzu zapisywane są w systemie, a podpisy składane cyfrowo.

Praktyczna korzyść nie polega na oszczędności papieru, tylko na tym, że dokument jest dostępny natychmiast po rozładunku, a nie po powrocie kierowcy do bazy. Skraca to obieg reklamacji i rozliczeń o tyle dni, ile trwa trasa powrotna. Warunkiem jest jednak dostęp do sieci na rampie - tam, gdzie zasięg bywa wątpliwy, aplikacja kierowcy musi przyjąć podpis lokalnie i wysłać go przy pierwszym połączeniu, a nie odmówić działania. Opisuje to aplikacja dla kierowcy.

PZ i WZ: dokumenty magazynowe

PZ (przyjęcie zewnętrzne) powstaje w magazynie odbiorcy i potwierdza, że towar został przyjęty na stan - z konkretną ilością, indeksami i datą. WZ (wydanie zewnętrzne) jest jego lustrzanym odbiciem po stronie wydającego. Oba są dokumentami obrotu magazynowego, więc powstają w WMS lub ERP, a nie w systemie awizacji.

To rozróżnienie bywa źródłem nieporozumień przy wdrożeniu. Awizacja odpowiada za to, kiedy pojazd wjedzie i pod którą rampę podjedzie; PZ odpowiada za to, co faktycznie zjechało z naczepy. Styk tych dwóch światów opisuje przyjmowanie dostaw, a sposób połączenia systemów - integracja z ERP i WMS.

Etykieta logistyczna i numer SSCC

Dokument opisuje dostawę jako całość, etykieta - konkretną jednostkę na naczepie. Standard GS1 przypisuje każdej palecie osiemnastocyfrowy numer SSCC, zakodowany w kodzie kreskowym i powtórzony cyframi pod nim. Numer jest globalnie niepowtarzalny, więc ta sama paleta zachowuje tożsamość u nadawcy, w transporcie i w magazynie odbiorcy.

Dla procesu przyjęcia ma to konsekwencję praktyczną: skanowanie SSCC zamiast przepisywania ilości z papieru skraca rozładunek i usuwa najczęstsze źródło rozbieżności, czyli pomyłkę przy przepisywaniu. Warunkiem jest zgodność etykiety ze specyfikacją - opisuje ją dokumentacja klucza SSCC. Awizacja korzysta z tego numeru pośrednio: zgłoszenie może zawierać listę SSCC, które mają przyjechać, dzięki czemu przyjęcie staje się porównaniem dwóch list, a nie liczeniem palet od zera. Zob. awizo dostawy palet.

Gdzie dokumenty stykają się z awizacją

W czterech miejscach. Przy zgłoszeniu - przewoźnik podaje numer zamówienia albo dokumentu dostawy, dzięki czemu magazyn zna cel przyjazdu, a nie samą jego godzinę. Na bramie - zgłoszenie zamienia się w przepustkę, a system drukuje zezwolenie na wjazd i zbiera podpis. Przy rozładunku - zdjęcia ładunku i skany dokumentów trafiają do rekordu awizacji, więc reklamacja nie zaczyna się od szukania, kto ma kopię. Przy zamknięciu transportu - komplet załączników staje się kolumną w zestawieniu, po której da się filtrować.

Kolumna kompletu załączników jest tu ważniejsza, niż wygląda. Bez niej brak skanu wychodzi na jaw dopiero przy reklamacji, czyli wtedy, gdy pojazd dawno odjechał. Z nią dyspozytor widzi lukę tego samego dnia. Dokumentację zdjęciową i skany opisuje VSS.net, a wydawanie przepustek - przepustka elektroniczna z kodem QR. Dokumenty w wysyłce eksportowej, w której załącznik warunkuje koniec pracy magazynu, opisuje strona o wysyłce eksportowej i bramkach między rolami.

Załączniki po stronie technicznej

Skany i zdjęcia szybko stają się największą częścią bazy. Zdjęcie z telefonu waży kilka megabajtów, a przy kilkuset dostawach miesięcznie i czterech zdjęciach na dostawę tabela załączników rośnie szybciej niż cała reszta systemu razem wzięta. Trzymanie plików w kolumnie varbinary(max) jest wygodne, bo kopia zapasowa bazy obejmuje wszystko, ale ta sama kopia zaczyna trwać godzinami.

Rozwiązania są dwa i oba wymagają decyzji przed wdrożeniem, nie po roku. Pliki mogą leżeć poza bazą, w katalogu albo w magazynie obiektowym, a w tabeli zostaje ścieżka i suma kontrolna. Albo zostają w bazie, ale z osobną grupą plików i własnym harmonogramem kopii. Wybór zależy od tego, czy dostęp do skanów ma działać, gdy baza jest odtwarzana. Miejsce instalacji też tu waży - zob. chmura czy własny serwer.

Same dane osobowe z tych dokumentów podlegają zasadom opisanym w tekście awizacja a RODO. Skan dowodu kierowcy zapisany jako załącznik nie przestaje być danymi osobowymi dlatego, że jest obrazkiem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy system awizacji wystawia dokumenty PZ i WZ

Nie. PZ i WZ są dokumentami obrotu magazynowego i powstają w systemie WMS albo ERP, bo dotyczą stanu towaru, a nie ruchu pojazdu. System awizacji odpowiada za termin, rampę i obieg dokumentów przewozowych, a z WMS wymienia dane po numerze zamówienia.

Czym różni się e-CMR od skanu listu przewozowego

Skan jest kopią dokumentu papierowego i nie zastępuje oryginału. e-CMR jest dokumentem elektronicznym od początku, z podpisami składanymi cyfrowo, i ma moc równą papierowemu - pod warunkiem, że obie strony przewozu działają w państwach, które przyjęły odpowiedni protokół, i zgodziły się na tę formę.

Do czego służy numer SSCC na etykiecie palety

Identyfikuje pojedynczą jednostkę logistyczną w sposób niepowtarzalny w skali globalnej. Dzięki temu paleta zachowuje tożsamość u nadawcy, w transporcie i u odbiorcy, a przyjęcie sprowadza się do skanowania kodów zamiast przepisywania ilości z dokumentu.

Gdzie przechowywać skany i zdjęcia z rozładunku

Albo poza bazą, z zapisaną w tabeli ścieżką i sumą kontrolną, albo w bazie w osobnej grupie plików z własnym harmonogramem kopii. Trzymanie kilkudziesięciu gigabajtów obrazów w tej samej grupie co dane transakcyjne wydłuża kopię zapasową i odtwarzanie po awarii.

Kiedy wpisać zastrzeżenie o uszkodzeniu towaru

Przy kierowcy, przed jego odjazdem, na dokumencie przewozowym. Adnotacja dodana później do systemu wewnętrznego pozostaje notatką własną i ma znacznie słabszą pozycję w sporze o odpowiedzialność za szkodę.

Słownik pojęć

Pozostałe pojęcia z obsługi transportu zbiera słownik YMS.

CCMR

Międzynarodowy list przewozowy w transporcie drogowym, potwierdzający zawarcie umowy przewozu i opisujący ładunek, nadawcę, przewoźnika oraz odbiorcę.

ee-CMR

Elektroniczna postać listu przewozowego z podpisami cyfrowymi, o mocy równej dokumentowi papierowemu w państwach, które przyjęły odpowiedni protokół.

PPZ

Przyjęcie zewnętrzne - dokument magazynowy potwierdzający wprowadzenie towaru na stan z podaniem ilości, indeksów i daty przyjęcia.

WWZ

Wydanie zewnętrzne - dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru z magazynu, wystawiany po stronie wydającego.

SSSCC

Osiemnastocyfrowy numer jednostki logistycznej w standardzie GS1, niepowtarzalny globalnie, kodowany na etykiecie palety.

KKomplet załączników

Znacznik w zgłoszeniu informujący, czy wszystkie wymagane skany i zdjęcia zostały dołączone do rekordu awizacji.