W wysyłce eksportowej brak dokumentu zatrzymuje proces. Załącznik jest warunkiem końca pracy magazynu, a zatwierdzenie CMR przez rolę Eksport wpuszcza wysyłkę bez odprawy na listę Magazyn realizuje.
Trzy formularze wysyłek i osobne okna
W opisywanym wdrożeniu wysyłki obsługują trzy formularze, które zestawia tabela. Wspólny dla nich jest wybór obiektu oraz wskazanie magazynu i bramy.
| Formularz | Odprawa w zapisie | Uwaga |
|---|---|---|
| Kurierski | Zapisuje brak odprawy | Bez dodatkowych pól odprawy. |
| Krajowy | Zapisuje brak odprawy | Dostępny także w panelu odbiorców zewnętrznych. |
| Zagraniczny | Ma znacznik Wymaga odprawy | Ma też pole numeru kontenera. |
Wysyłki mają osobną siatkę okien czasowych, niezależną od okien dostaw. W opisywanym wdrożeniu to kilkanaście aktywnych okien od 07:00 do 23:59. Zasady wyboru okna, bufor i limit firmy opisuje strona o buforze czasowym i limicie załadunków, a rolę kuriera w awizacji - strona o awizacji kuriera na cały dzień.
Rampę przypisuje administrator wydań przy przejściu ze statusu 2 na 3: wybiera ją z listy aktywnych ramp wysyłkowych. Przejście ze statusu 3 na 4 oznacza początek pracy magazynu. Dobór rampy w dostawach opisuje osobno strona o rampie dobranej do towaru i pojazdu.
Załącznik jako warunek końca pracy magazynu
Zakończenie pracy magazynu wymaga co najmniej jednego aktywnego załącznika, czyli takiego, który nie został skasowany. Rodzaj załącznika nie ma znaczenia. Bez załącznika ekran zmiany statusu pokazuje komunikat „Dołącz wymagany dokument!”.
Skutek dla magazynu jest praktyczny: osoba kończąca pracę musi mieć gotowy plik, zanim ekran statusu pozwoli przejść dalej. Brak pliku zatrzymuje wysyłkę na etapie magazynu, a nie później, przy agencji celnej albo w roli Eksport.
Ta bramka dotyczy końca pracy magazynu i nie jest kontrolą zawartości. System nie sprawdza, czy załączony plik jest listem przewozowym, a zatwierdzenie CMR jest osobnym krokiem roli Eksport. Ogólny obieg dokumentów przewozowych opisuje strona o dokumentach w awizacji: CMR, e-CMR, PZ i WZ.
Rozgałęzienie na wysyłkę z odprawą i bez niej
Zakończenie pracy rozgałęzia proces. Wysyłka bez odprawy przechodzi do statusu 7, czyli do wyjazdu. Wysyłka z odprawą przechodzi do statusu 5, czyli cło start.
Na statusie 5 agencja celna oznacza dokumenty wiążące i EUR1 lub CO, a także karnet TIR i T1, po czym rozpoczyna odprawę. Znacznik, który w formularzu agencji nazywa się Czysty eksport, w danych i widokach nazywa się dokumenty wiążące. To jeden i ten sam znacznik, a my używamy nazwy z danych.
Przy rozpoczęciu odprawy system wymaga załącznika dodanego przez tego samego użytkownika w ciągu ostatnich 5 minut. Bez niego pokazuje komunikat „Dołącz dokument CMR”. System nie rozpoznaje rodzaju dokumentu, więc nie sprawdza, czy ten załącznik naprawdę jest listem CMR. Pracę agencji celnej przy kontenerach opisuje strona o agencji celnej w statusie kontenera.
Rola Eksport zatwierdza CMR
Zatwierdzenie CMR wykonuje rola Eksport. W wysyłce bez odprawy zatwierdzenie ustawia flagę i nie zmienia statusu. W wysyłce z odprawą zatwierdzenie na statusie 5 przenosi awizację na status 7.
Etapy mają osobne zestawienia robocze, ale ekrany zmiany statusu są dwa: zwykły i osobny ekran roli Eksport. Przejście z odprawy do wyjazdu odbywa się w opisywanym wdrożeniu przez rolę Eksport. Podział ról całego portalu opisuje strona o rolach w jednym portalu awizacji.
Gdy agencja zaznaczyła dokumenty wiążące razem z EUR1 lub CO, rola Eksport pracuje na statusie 7 w dwóch krokach: najpierw dołącza te dokumenty, a potem je zatwierdza. Dopiero wtedy awizacja trafia na listę agencji Cło realizacja. W innych kombinacjach znaczników lista odprawy albo nie czeka na zatwierdzenie, albo wysyłka się na niej nie pojawia, więc nie uogólniamy tej ścieżki na każdą wysyłkę z EUR1 lub CO.
Tabela zbiera bramki w kolejności procesu.
| Etap | Kto | Warunek |
|---|---|---|
| Przypisanie rampy (status 2 na 3) | Administrator wydań | Wybór z listy aktywnych ramp wysyłkowych. |
| Koniec pracy magazynu | Etap magazynu | Co najmniej jeden aktywny załącznik; komunikat „Dołącz wymagany dokument!”. |
| Cło start (status 5) | Agencja celna | Załącznik dodany przez tego samego użytkownika w ciągu 5 minut; komunikat „Dołącz dokument CMR”. |
| Zatwierdzenie CMR | Rola Eksport | Bez odprawy ustawia flagę; z odprawą na statusie 5 przenosi awizację na status 7. |
| Dokumenty EUR1 i CO | Rola Eksport | Gdy agencja zaznaczyła dokumenty wiążące razem z EUR1 lub CO: najpierw dołączenie, potem zatwierdzenie, dopiero potem lista Cło realizacja. |
| Wyjazd | Logistyka (lista Do wyjazdu) | Wysyłka z agencją celną pojawia się po zakończeniu obsługi przez agencję; lista bramy nie ma tego warunku. |
Status i kolor z kompletu dokumentów
System ewidencjonuje dokumenty eksportowe w sześciu pozycjach: pięciu rodzajach dokumentów oraz zatwierdzeniu eksportu z datą.
Szczegółowy status wysyłki wylicza widok ze statusu i flag, na przykład oczekuje na realizację, magazyn start, cło start albo do wyjazdu. Kolor wysyłki w kalendarzu zależy od statusu oraz od kompletu dokumentów, w tym zatwierdzenia eksportu i końca obsługi celnej.
Przykład (dane fikcyjne): wysyłka zagraniczna po zakończeniu pracy magazynu, z zaznaczonymi dokumentami wiążącymi, ale bez zatwierdzenia eksportu, ma w kalendarzu inny kolor niż wysyłka z kompletem dokumentów.
Dla kierownika logistyki wynika z tego możliwość odczytania z kalendarza, czy wysyłce brakuje jeszcze dokumentów, bez otwierania jej szczegółów.
Zestawienie jako bramka między rolami
Zestawienie Magazyn realizuje pokazuje wysyłkę bez odprawy dopiero po zatwierdzeniu CMR przez rolę Eksport. Ten warunek siedzi w definicji zestawienia, a nie w kodzie formularza. Dotyczy tylko tej listy: inne listy etapu magazynowego, na przykład lista bramy, warunku nie mają.
Bramka między rolami siedzi w definicji zestawienia, nie w kodzie formularza.
Lista Do wyjazdu w widoku roli logistyki przepuszcza wysyłkę z agencją celną dopiero wtedy, gdy agencja zakończyła obsługę. Lista bramy tego warunku nie ma. Ekran statusu 7 dla wysyłki z odprawą, której agencja nie zakończyła, pokazuje krok końca odprawy, a nie wyjazd.
Z tego podziału wynika wniosek dla analizy wdrożenia: zmiana warunku widoczności wysyłki na liście magazynu jest zmianą definicji zestawienia, a nie zmianą formularza. Ogólne zasady pracy bramy opisuje strona o kontroli wjazdu i wyjazdu pojazdów, a wydań i załadunków - strona o awizacjach transportu przy wydaniach.
Na etapie analizy podobnego wdrożenia pomagają cztery pytania.
- Które listy mają pokazywać wysyłkę dopiero po zatwierdzeniu dokumentów, a które od razu?
- Kto w organizacji pełni rolę Eksport i kto zaznacza dokumenty po stronie agencji celnej?
- Czy załącznik jako warunek końca pracy magazynu ma wymagać konkretnego rodzaju dokumentu?
- Jak ma działać wysyłka, gdy agencja zaznaczy EUR1 lub CO bez dokumentów wiążących?