Przepustka elektroniczna to dokument generowany automatycznie w momencie wjazdu pojazdu, powiązany z awizacją transportu i opatrzony kodem QR identyfikującym wizytę. Przepustka elektroniczna z kodem QR - jak powstaje na bramie, co zawiera, jak działa podpis kierowcy i jak zastępuje papierową ewidencję wjazdów.
Najważniejsze etapy - Przepustka elektroniczna z kodem QR
Czym jest elektroniczna przepustka w systemie YMS
Przepustka elektroniczna to rekord wizyty zapisany w bazie systemu, który można wydrukować, wyświetlić na telefonie kierowcy i w każdej chwili zweryfikować przez odczyt kodu QR.
W tradycyjnym modelu ochrona wypisuje przepustkę ręcznie na podstawie dowodu rejestracyjnego i dokumentu kierowcy. Taki dokument nie jest powiązany z żadnym zapisem operacyjnym, przez co nie da się na jego podstawie ustalić, czy pojazd przyjechał w zarezerwowanym oknie ani ile trwał rozładunek.
W systemie YMS przepustka powstaje z danych, które już istnieją. Numer rejestracyjny pochodzi z odczytu kamery, dane kierowcy i ładunku z awizacji transportu, a numer doku z harmonogramu przydziału stanowisk. Ochrona nie przepisuje niczego ręcznie.
Co zawiera przepustka
- Numer rejestracyjny pojazdu i naczepy potwierdzony odczytem kamery na bramie.
- Dane kierowcy wraz z numerem telefonu kontaktowego podanym w awizacji.
- Nazwę kontrahenta i przewoźnika, dla którego realizowana jest dostawa.
- Numer awizacji i przydzielone okno czasowe pozwalające ocenić punktualność.
- Wskazanie doku lub stanowiska, do którego kierowca ma podjechać.
- Datę i godzinę wjazdu oraz termin ważności przepustki.
- Kod QR identyfikujący wizytę w systemie.
Jak powstaje przepustka od awizacji do wydruku
Dokument powstaje w tle procesu bramowego, a jego wydanie zajmuje ochronie kilka sekund, ponieważ wszystkie dane są już zgromadzone w systemie. Poniżej pełna ścieżka od zgłoszenia transportu do wydania przepustki kierowcy.
- Przewoźnik zgłasza awizację i rezerwuje okno czasowe, podając numer rejestracyjny, dane kierowcy i rodzaj ładunku.
- System weryfikuje dostępność stanowiska i przypisuje transport do konkretnego doku oraz przedziału godzinowego.
- Kamera odczytuje tablicę na bramie i przekazuje numer do systemu wraz ze zdjęciem pojazdu.
- System dopasowuje odczyt do awizacji i tworzy rekord wizyty ze znacznikiem czasu wjazdu.
- Generowana jest przepustka z kodem QR gotowa do wydruku na stanowisku ochrony lub do wysłania kierowcy.
- Kierowca potwierdza odbiór podpisem na tablecie lub przez potwierdzenie w aplikacji dla kierowcy.
- Przy wyjeździe rekord zostaje domknięty, a przepustka traci ważność automatycznie.
Przepustka przestaje być dokumentem wypisywanym ręcznie, a staje się widocznym efektem danych, które system już posiada.
Kod QR jako identyfikator wizyty
Kod QR na przepustce nie przechowuje danych osobowych - zawiera identyfikator wizyty, który po zeskanowaniu otwiera pełny rekord w systemie.
Takie podejście ma dwie zalety. Sam wydruk pozostający w kabinie pojazdu nie ujawnia żadnych informacji o kontrahencie ani kierowcy. Jednocześnie każda osoba uprawniona - magazynier przy doku, kierownik zmiany, pracownik ochrony - po zeskanowaniu kodu telefonem widzi aktualny stan wizyty.
Gdzie kod QR jest wykorzystywany
- Przy doku rozładunkowym. Magazynier potwierdza rozpoczęcie i zakończenie obsługi bez wpisywania numeru awizacji.
- Na wadze najazdowej. Odczyt kodu wiąże wynik ważenia z konkretną wizytą i deklarowanym ładunkiem.
- Przy kontroli na terenie obiektu. Ochrona sprawdza, czy pojazd znajduje się w strefie zgodnej z przydzielonym stanowiskiem.
- Na bramie wyjazdowej. Skan potwierdza zakończenie wizyty także wtedy, gdy odczyt tablicy nie powiódł się.
Każde zeskanowanie kodu tworzy wpis w historii wizyty wraz z informacją, kto i kiedy go wykonał. Powstaje w ten sposób ciągła ścieżka audytu obejmująca całą obecność pojazdu na terenie obiektu.
Podpis kierowcy i dokumenty na bramie
Rejestracja podpisu na bramie zamyka obieg dokumentów bez wydruków i bez papierowego archiwum. Podpis składany jest na tablecie lub na ekranie stanowiska ochrony i trafia bezpośrednio do rekordu wizyty.
Dokumenty obsługiwane przy wjeździe
- Potwierdzenie zapoznania się z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi na terenie obiektu, w wersji językowej dopasowanej do kierowcy.
- Oświadczenie o zakazie fotografowania lub inne wymagane regulaminem obiektu.
- Potwierdzenie odbioru przepustki wraz ze zobowiązaniem do jej zwrotu przy wyjeździe.
- Dokumenty przewozowe dołączane do awizacji przez przewoźnika przed przyjazdem.
Korzyści z elektronicznego obiegu na bramie
- Brak potrzeby archiwizowania papierowych oświadczeń i przeszukiwania segregatorów przy wyjaśnianiu zdarzeń.
- Możliwość udostępnienia treści oświadczenia w języku obcym, co ma znaczenie przy kierowcach zagranicznych.
- Automatyczne przypisanie podpisanego dokumentu do konkretnej wizyty i kierowcy.
- Skrócenie postoju pod bramą, ponieważ część formalności można wykonać przed przyjazdem, na etapie awizacji.
Przepustka a ochrona danych i retencja
Ewidencja wjazdów zawiera dane osobowe kierowców oraz zdjęcia pojazdów, dlatego wymaga świadomego ustawienia zasad dostępu i okresu przechowywania. System pozwala skonfigurować oba te obszary bez ingerencji w kod aplikacji.
- Zakres widoczności danych zależy od roli. Pracownik ochrony widzi dane potrzebne do obsługi bramy, dyspozytor pełny rekord wizyty, a administrator dodatkowo dziennik operacji.
- Okres przechowywania zdjęć i zapisów ustala się na etapie wdrożenia, zwykle w przedziale od trzech do dwunastu miesięcy.
- Dane po upływie terminu są usuwane automatycznie, bez konieczności ręcznego czyszczenia bazy.
- Dziennik dostępu pokazuje, kto przeglądał lub eksportował dane o wizytach.
- Eksport na potrzeby postępowania może być ograniczony do wskazanego zakresu dat i pojazdów.
Przy obiektach objętych wymogami klienta końcowego, na przykład w łańcuchu dostaw branży spożywczej lub farmaceutycznej, ewidencja wjazdów bywa elementem audytu. Dane z modułu bramowego można wtedy zestawić z rejestrem przyjęć dostaw i przedstawić jako spójną dokumentację procesu.
Więcej o obsłudze bramy znajdziesz w materiałach o kontroli wjazdu i wyjazdu pojazdów oraz o stanowisku ochrony. Sprawdź też, jak działa rozpoznawanie tablic rejestracyjnych i jak przewoźnicy rezerwują doki magazynowe.