Wywołanie dostawy zaczyna się od pytania, czy pozycja jest już gotowa do wysyłki, a w opisywanym wdrożeniu odpowiada na nie dostawca jednym przyciskiem. Logistyka nie czeka jednak na tę odpowiedź: gotowość pozycji jest dla niej informacją, a nie zezwoleniem. Opisujemy tu dwa ekrany, czyli ekran dostawcy, na którym gotowość się zgłasza, i formularz logistyki, którym dostawę się wywołuje.
Pozycje zamówienia zakupu do wywołania mają w systemie awizacji własne listy. Dostawca zgłasza na nich gotowość jednym przyciskiem, a system zapisuje wiadomość dla osoby odpowiedzialnej za dostawcę. Logistyka wywołuje dostawę zwykłym formularzem awizacji, który gotowości nie sprawdza, więc gotowość jest sygnałem, a nie blokadą.
Część dostaw rusza dopiero po wywołaniu przez logistykę
Zamówienie zakupu zwykle mówi, co i ile ma przyjechać. Dostawa na żądanie dodaje do tego decyzję firmy kupującej: towar rusza dopiero wtedy, gdy logistyka go wywoła. Dostawca wie najlepiej, kiedy pozycja jest przygotowana do wysyłki, i ta wiedza musi trafić do firmy w uporządkowany sposób.
W opisywanym wdrożeniu system awizacji rozdziela więc dwie role. Dostawca oznacza gotowość pozycji, a logistyka wywołuje dostawę. Ekrany obu ról są niezależne: formularz wywołania nie sprawdza gotowości, co wyjaśnia sekcja o granicach sygnalizacji.
Dostawa wywołana w ten sposób kończy jako zwykła awizacja i przechodzi zwykłą drogę, którą opisuje strona o przyjmowaniu dostaw od awizacji do rozładunku.
Oznaczenie pozycji do wywołania zapisuje się przy imporcie zamówienia
W opisywanym wdrożeniu pozycja zamówienia zakupu może być w programie ERP oznaczona jako przeznaczona do dostawy na wywołanie. Oznaczenie trafia do systemu awizacji razem z pozycją, przy imporcie zamówienia. Sam import zamówień opisuje strona o imporcie zamówień przez interfejs ERP.
Pozycja do wywołania ma w systemie awizacji drugi znacznik, czyli gotowość, który ustawia dostawca. Gotowość ma dwa stany, Niedostępny i Dostępny. Nowa pozycja jest Niedostępna, dopóki dostawca jej nie potwierdzi.
Zamówienie nadal jest źródłem awizacji, co opisuje strona o zamówieniu jako źródle awizacji. Gotowość jest tylko dodatkową informacją przy pozycji.
Co widzi dostawca i jak zgłasza gotowość jednym przyciskiem
Pozycje do wywołania nie występują na liście Pozycje bez awizacji, która pokazuje wyłącznie pozycje bez takiego oznaczenia. Ilość pozostałą do dostawy dla zwykłych pozycji opisuje strona o pilnowaniu zamówienia w awizacji. Bilans pozycji z trzech stanów awizacji opisuje strona o bilansie pozycji zamówienia.
Pozycje do wywołania mają osobne zestawienia. Zestawienie zamówień do wywołania jest w menu dostawcy i logistyki, a zestawienie pozycji do wywołania w menu dostawcy. U logistyki pozycje widzi tylko konto administracyjne. Menu i zestawienia pozostałych ról opisuje strona o tym, kto co widzi w portalu awizacji.
Obie listy pokazują tylko pozycje zamówień, które są jeszcze otwarte w ERP, czyli potwierdzone albo w realizacji. Zamówienie zamknięte w ERP znika z tych list.
Status wywołania jest wyróżniony kolorem tła komórki, a nie napisu: czerwonym przy Niedostępny i zielonym przy Dostępny. Obok statusu lista pokazuje numer zamówienia, dostawcę, towar i ilość zamówioną. Pokazuje też ilości już awizowane oraz terminy awizacji, a przy każdej pozycji osobę odpowiedzialną za dostawcę.
| Stan po zmianie | Kolor tła komórki na liście | Przycisk widoczny po zmianie | Treść wiadomości dla osoby odpowiedzialnej |
|---|---|---|---|
| Dostępny | Zielony | Cofnij gotowość | Gotowe do wywołania |
| Niedostępny | Czerwony | Potwierdź Gotowość | W trakcie przygotowania |
Lista zamówień do wywołania ma ten sam podział kolorów, ale status zamówienia jest Dostępny dopiero wtedy, gdy wszystkie jego pozycje mają zgłoszoną gotowość. Dotyczy to także pozycji bez oznaczenia do wywołania: jeśli jedna z nich nie ma gotowości, status zamówienia pozostaje niedostępny.
Listy w menu dostawcy są zawężone do dostawcy przypisanego do jego konta. Przycisk Zmiana statusu jest tylko na liście pozycji dostawcy, a listy logistyki służą do przeglądu.
Po zaznaczeniu pozycji i kliknięciu Zmiana statusu otwiera się ekran Zmiana Statusu. Trzy pola tylko do odczytu (Nr zamówienia, Asortyment i Ilość) pokazują, której pozycji dotyczy zmiana. Pole Uwagi dostawca wypełnia sam, a jeśli pozycja ma już zapisaną uwagę, pole jest nią wypełnione.
Na ekranie jest jeden przycisk, którego nazwa zależy od stanu: Potwierdź Gotowość przy pozycji Niedostępnej i Cofnij gotowość przy Dostępnej. Dostawca może więc zgłosić gotowość i ją cofnąć. Po kliknięciu system zapisuje nowy stan razem z uwagą przy pozycji zamówienia, a przycisk zostaje zastąpiony napisem Status został zmieniony. Pole uwag jest wtedy zablokowane.
Wiadomość o zmianie gotowości trafia do osoby odpowiedzialnej za dostawcę
Po zapisaniu stanu system zapisuje wiadomość dla osoby odpowiedzialnej za dostawcę po stronie firmy. Ta osoba jest wskazana w kartotece dostawcy. Wiadomość ma temat Zmiana statusu pozycji do wywołania i zawiera zdanie o zmianie statusu pozycji zamówienia do wywołania na Gotowe do wywołania albo na W trakcie przygotowania. Podaje też dostawcę oraz numer zamówienia z indeksem pozycji.
Uwagi dostawcy w wiadomości nie ma. Zapisuje się ona tylko przy pozycji zamówienia.
System zapisuje wiadomość do kolejki poczty, a jej wysyłką zajmuje się osobna usługa. Opis nie obiecuje więc ani godziny, ani samego dostarczenia. Inne wiadomości, które system awizacji kieruje do dostawców, omawia strona o regułach powiadomień w awizacji.
Gdy dostawca nie ma osoby odpowiedzialnej z adresem e-mail, wiadomość nie jest w ogóle zapisywana, a ekran nie pokazuje żadnego błędu. Dostawca widzi wtedy ten sam napis Status został zmieniony co przy zapisanej wiadomości.
Logistyka wywołuje dostawę zwykłym formularzem awizacji
Logistyka wywołuje dostawę formularzem Wywołanie zamówienia z paska Awizacje. To zwykły formularz awizacji, taki jak opisuje strona o formularzu awizacji dostawy, z jedną różnicą: listy dostawców i zamówień podpowiadają tylko te, które mają pozycje do wywołania z ilością jeszcze do zaawizowania. Po wyborze zamówienia lista pozycji zawiera wszystkie jego pozycje.
Formularz nie sprawdza gotowości pozycji. Logistyka może więc wywołać także pozycję, której dostawca jeszcze nie potwierdził. Czerwone tło komórki na liście jest wtedy informacją, a nie zakazem.
Awizacja założona z wywołania jest zwykłą awizacją. Ma te same statusy i pojawia się na tych samych listach co inne awizacje, bez osobnego znacznika wywołania.
Przykład: jedna pozycja od oznaczenia do awizacji
Przykład (dane fikcyjne): zamówienie 26-1001 u Dostawcy Testowego ma pozycję Artykuł A oznaczoną jako do wywołania. Na liście Pozycje do wywołania jej status wywołania ma czerwone tło komórki i wartość Niedostępny.
Dostawca zaznacza pozycję, klika Zmiana statusu, wpisuje w polu Uwagi informację, że paleta będzie gotowa w środę, i klika Potwierdź Gotowość. Tło komórki zmienia się na zielone, a wartość na Dostępny.
Dla osoby odpowiedzialnej za dostawcę system zapisuje wiadomość Gotowe do wywołania. Zawiera ona numer zamówienia z indeksem pozycji, ale nie ma w niej treści uwagi. Logistyk otwiera formularz Wywołanie zamówienia, wybiera Dostawcę Testowego i zamówienie 26-1001, a potem zakłada awizację 26-2001 jak każdą inną.
Gdyby logistyk zrobił to wcześniej, przy czerwonym tle komórki, formularz zachowałby się tak samo. Różnica polegałaby tylko na tym, co logistyk wiedział, zanim kliknął.
Gdzie kończy się sygnalizacja
Gotowość pozycji jest sygnałem dla logistyki, a nie warunkiem wywołania dostawy.
Granice tego mechanizmu wyznaczają cztery reguły.
- Formularz wywołania nie sprawdza gotowości, więc logistyka może wywołać pozycję Niedostępną.
- Wiadomość trafia do kolejki poczty i nie zawiera uwag dostawcy, a opis nie gwarantuje jej dostarczenia.
- Lista zamówień pokazuje status Dostępny dopiero wtedy, gdy wszystkie pozycje zamówienia mają zgłoszoną gotowość.
- Zawężenie do dostawcy dotyczy list w menu, a ekran zmiany statusu otwiera się z pozycji wybranej na liście.
Zasady, które firma ustala z dostawcami także dla dostaw poza zwykłym planem, opisuje strona o zasadach współpracy z dostawcami.
Cztery pytania do analizy przed podobnym wdrożeniem
Przed wdrożeniem podobnego rozwiązania warto odpowiedzieć sobie na cztery pytania.
- Czy gotowość pozycji ma być tylko sygnałem dla logistyki, czy Twoja firma potrzebuje blokady wywołania pozycji, której dostawca nie potwierdził?
- Kto w firmie ma dostawać informację o gotowości i co ma się stać, gdy dostawca nie ma przypisanej osoby odpowiedzialnej?
- Skąd program ERP wie, że pozycja jest do wywołania, i kto utrzymuje to oznaczenie na zamówieniach?
- Czy uwagi dostawcy mają docierać do osoby, która wywołuje dostawę, i którą drogą?