Program online do awizacji dostaw - YMS SoftwareStudio

st.programdemo.pl/DefaultLeftMenu.aspx

Modal zmiany statusu transportu VSS.net z danymi awizacji i przyciskiem

Integracja planowania terminów online z fizyczną kontrolą wjazdu pozwala na płynne zarządzanie ruchem pojazdów oraz zwiększenie bezpieczeństwa obiektu.

Dzięki wdrożeniu systemu YMS24, zarządzanie oknami czasowymi umożliwia precyzyjne rezerwowanie terminów, co minimalizuje opóźnienia i zapobiega przeciążeniu infrastruktury magazynowej. Proces ten łączy się bezpośrednio z pracą ochrony, która za pomocą aplikacji mobilnej może przeprowadzić szybką identyfikację pojazdu oraz kierowcy, weryfikując uprawnienia do wjazdu na podstawie wcześniejszej awizacji.

Fizyczna kontrola na bramie wspierana jest przez nowoczesne technologie, takie jak systemy rozpoznawania tablic rejestracyjnych LPR, które automatyzują otwieranie szlabanów dla uprawnionych transportów. Całość procesu uzupełniają cyfrowe listy kontrolne oraz ewidencja wizyt, co pozwala na rejestrowanie dokładnego czasu wjazdu, ważenia pojazdu oraz monitorowanie celu i przebiegu każdej operacji na terenie zakładu.

Synchronizacja cyfrowego harmonogramu z fizyczną odprawą na bramie to istotny fundament bezpiecznej i wydajnej logistyki w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

Bezpieczeństwo na bramie dzięki cyfrowym check-listom

Cyfrowa odprawa towarowa zintegrowana z systemem YMS to fundament bezpieczeństwa fizycznego i pełnej zgodności z procedurami wewnętrznymi nowoczesnego zakładu.

Proces odprawy na bramie towarowej odbywa się przy użyciu urządzeń mobilnych, takich jak tablety lub smartfony, co pozwala pracownikom ochrony na błyskawiczną weryfikację każdego pojazdu w czasie rzeczywistym. Wykorzystanie dedykowanej aplikacji umożliwia skuteczną identyfikację pojazdu oraz jego kierowcy, sprawdzając zgodność danych z zatwierdzoną wcześniej awizacją przed udzieleniem zgody na wjazd.

Istotnym elementem systemu są cyfrowe check-listy, które wymuszają na personelu ochrony weryfikację stanu technicznego auta, trzeźwości kierowcy czy kompletności dokumentów przewozowych przed przekroczeniem bramy. Natychmiastowe statusowanie wjazdu w systemie pozwala magazynowi na bieżąco śledzić realne kolejki oraz precyzyjnie monitorować czas przebywania pojazdów na terenie obiektu, co eliminuje przestoje i zwiększa bezpieczeństwo operacyjne.

Wdrożenie cyfrowych list kontrolnych na bramie gwarantuje pełną transparentność procesu odprawy oraz zapewnia, że na teren zakładu wjeżdżają wyłącznie zweryfikowane transporty spełniające rygorystyczne normy bezpieczeństwa.

Kompleksowy system kontroli awizacji i transportu

Nowoczesne oprogramowanie do awizacji dostaw wykracza daleko poza samą rezerwację okien czasowych - integruje planowanie zleceń wysyłek i zleceń transportowych bezpośrednio z kalendarzem magazynu, tworząc jedno spójne środowisko cyfrowe dla spedytorów, magazynierów i dostawców. Dzięki temu każdy uczestnik łańcucha dostaw operuje na tych samych, aktualnych danych, co eliminuje rozbieżności między działami i skraca czas podejmowania decyzji operacyjnych.

Zastosowanie w dziale spedycji i planowania

• Tworzenie zleceń transportowych bezpośrednio powiązanych z konkretnymi oknami czasowymi, bez potrzeby ręcznego uzgadniania dostępności ramp z magazynem
• Automatyczne powiadamianie spedytora o kolizji terminów lub braku dostępnych zasobów rozładunkowych
• Centralna baza przewoźników z historią terminowości i statystykami jakości obsługi do wykorzystania przy wyborze partnera logistycznego

Zastosowanie w komunikacji wewnętrznej i z dostawcami

• Wbudowany komunikator eliminuje rozproszoną komunikację mailową - wszystkie ustalenia są przypisane do zlecenia i widoczne dla każdego uprawnionego użytkownika
• Automatyczne przypomnienia dla przewoźników o zbliżającym się oknie czasowym, redukujące ryzyko niestawienia się pojazdu
• Archiwum korespondencji jako dowód w przypadku sporu o odpowiedzialność za opóźnienie lub niezgodność dostawy

Zastosowanie w controlingu i audycie procesów

• Raporty z realizacji zleceń transportowych zestawione z pierwotnymi harmonogramami - podstawa do oceny KPI działu logistyki
• Identyfikacja przewoźników generujących najczęstsze opóźnienia lub odwołania awizacji, co wspiera negocjacje kontraktowe
• Pełna ścieżka audytowa każdego zlecenia dostępna na żądanie dla działu jakości lub zewnętrznych audytorów

Zastosowanie przy wdrożeniu i integracji systemowej

• Łączenie modułu awizacji z istniejącym systemem WMS lub ERP przez API, bez konieczności wymiany całej infrastruktury IT
• Stopniowe wdrożenie - możliwość uruchomienia samego kalendarza dostaw, a następnie rozbudowa o moduły komunikacji i raportowania
• Szkolenie użytkowników zewnętrznych (przewoźników) uproszczone dzięki intuicyjnemu interfejsowi webowemu dostępnemu bez instalacji oprogramowania

Samoobsługowy portal rezerwacji okien czasowych

Panel kontrahenta przenosi ciężar planowania dostaw bezpośrednio na dostawcę, uwalniając pracowników biurowych od dziesiątek telefonów i maili dziennie. Czytając to zestawienie, zrozumiesz, jak model samoobsługi skraca czas obsługi awizacji, eliminuje kolejki przy bramie i przekłada się na przewidywalną pracę magazynu.

Zastosowanie w optymalizacji pracy personelu magazynowego

• Sztywne okna czasowe pozwalają planować obsadę rozładunku z godzinową precyzją - magazynier wie dokładnie, kiedy przyjedzie ciężarówka i ile ma czasu na obsługę
• Równomierne rozłożenie awizacji przez cały dzień pracy eliminuje szczyty obłożenia, które wymuszają nadgodziny lub pracę pod presją
• Automatyczna informacja o typie ładunku (palety, big-bag, artykuły chłodnicze) pozwala przygotować odpowiedni sprzęt i miejsce składowania jeszcze przed przyjazdem pojazdu

Zastosowanie w komunikacji z przewoźnikami i kierowcami

• SMS z potwierdzeniem slotu trafia bezpośrednio do kierowcy, który nie musi kontaktować się z dyspozytorem w sprawie godziny przyjazdu
• Automatyczny alert przy zmianie okna czasowego eliminuje sytuacje, w których kierowca przyjeżdża o nieaktualnej godzinie wynikającej z ustaleń mailowych sprzed kilku dni
• Portal dostępny przez przeglądarkę na urządzeniu mobilnym - kierowca może sprawdzić szczegóły awizacji w trasie bez dzwonienia do dyspozytora

Zastosowanie w zarządzaniu relacjami z dostawcami

• Historia terminowości każdego kontrahenta budowana automatycznie na podstawie danych z portalu, bez ręcznego prowadzenia rejestrów
• Możliwość ustawienia limitów rezerwacji dla dostawców o niskiej punktualności lub priorytetowych slotów dla priorytetowych partnerów
• Raport odwołanych i przestawionych awizacji jako argument w rozmowach z dostawcą o kosztach przestojów lub karach umownych

Zastosowanie przy wdrożeniu modelu samoobsługi

• Onboarding kontrahenta ograniczony do przesłania linku rejestracyjnego - brak potrzeby szkolenia stacjonarnego dzięki intuicyjnemu interfejsowi webowemu
• Stopniowe rozszerzanie dostępu: najpierw rezerwacja slotów, następnie podgląd statusów i komunikacja przez wbudowany czat w ramach tego samego portalu
• Możliwość ustawienia indywidualnych reguł rezerwacji dla różnych grup dostawców (np. producenci, kurierzy, dostawy własne) bez modyfikacji kodu systemu

Kontrahent planuje sam, Ty tylko zatwierdzasz

Przeniesienie odpowiedzialności za planowanie dostaw na przewoźników to podstawowa zmiana, która odciąża działy logistyki i porządkuje harmonogram pracy ramp.

Nasz samoobsługowy portal awizacyjny dla dostawców umożliwia zewnętrznym partnerom samodzielną rezerwację okien czasowych bez konieczności bezpośredniego logowania do wewnętrznych systemów firmy. Kontrahent w prostym formularzu online uzupełnia istotne dane, takie jak numer rejestracyjny pojazdu, dane kierowcy, przewidywaną godzinę przyjazdu oraz rodzaj transportowanego towaru. Rozwiązanie to jest dostępne 24/7 z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej, smartfona lub tabletu, co daje przewoźnikom pełną elastyczność w zarządzaniu własną flotą.

Po wypełnieniu zgłoszenia system automatycznie wysyła potwierdzenie rezerwacji za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS, informując o przydzielonym doku i statusie awizacji. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi wizualnemu, proces ten jest szybki i nie wymaga długiego przeszkolenia, a Twój zespół jedynie monitoruje zatwierdzone wpisy w kalendarzu. Tak zorganizowana współpraca eliminuje ryzyko błędów przy przepisywaniu danych i skraca czas obsługi administracyjnej transportu.

Kontrahent sam rejestruje swój transport w portalu online, dzięki czemu Twój zespół nie traci czasu na telefoniczne uzgodnienia i ręczne wprowadzanie danych do grafiku.

Architektura IT i ochrona danych w standardzie korporacyjnym

st.programdemo.pl/DefaultLeftMenu.aspx

Lista przewoźników z kolorowymi oznaczeniami, numerami SAP i danymi adresowymi

Zaawansowana architektura systemu zapewnia elastyczność wdrożenia oraz najwyższy poziom bezpieczeństwa informacji wrażliwych zgodnie z rygorystycznymi wymogami IT.

Oferujemy różnorodne opcje hostingu, które pozwalają na instalację systemu w bezpiecznej chmurze dostawcy, infrastrukturze klienta lub w modelach hybrydowych, co jest istotne dla zachowania pełnej zgodności z procedurami compliance. Szczegółowe procedury transferu danych oraz zaawansowane szyfrowanie gwarantują ochronę kartotek i informacji o operacjach logistycznych, chroniąc zasoby przed nieautoryzowanym dostępem. Nasze oprogramowanie działa w modelu SaaS, co pozwala na korzystanie z najnowszych zabezpieczeń sieciowych bez konieczności kosztownych inwestycji we własną infrastrukturę serwerową.

Mobilny dostęp do platformy realizowany jest poprzez nowoczesną aplikację webową, która zapewnia pełną funkcjonalność na smartfonach i tabletach bez potrzeby instalowania nieautoryzowanego oprogramowania zewnętrznego. Dzięki wykorzystaniu bezpiecznych protokołów komunikacyjnych, użytkownicy mogą zarządzać awizacjami i monitorować ruch pojazdów z dowolnego miejsca, zachowując jednocześnie pełną integralność i poufność przesyłanych danych. System jest regularnie aktualizowany, co pozwala na utrzymanie wysokiej odporności na zagrożenia cyfrowe i spełnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa korporacyjnego.

Bezpieczna architektura IT oraz elastyczne modele wdrożenia gwarantują pełną ochronę danych logistycznych i płynną integrację z korporacyjnymi standardami bezpieczeństwa informacji.

Bezpieczne wdrożenie systemu awizacji dostaw

Nowoczesne systemy logistyczne wymagają najwyższych standardów ochrony informacji oraz elastyczności w doborze infrastruktury serwerowej.

Proponujemy naszym partnerom różnorodne modele hostingu, które pozwalają na pełne dostosowanie środowiska pracy do wewnętrznych wymogów korporacyjnych i polityki bezpieczeństwa IT. Oferowane przez nas oprogramowanie YMS w modelu SaaS gwarantuje szybki start bez konieczności inwestowania we własną infrastrukturę, zapewniając jednocześnie rygorystyczną ochronę danych dotyczących pojazdów oraz ładunków. Dla podmiotów wymagających pełnej kontroli nad procesami, zapewniamy możliwość instalacji on-premise na serwerach lokalnych lub w chmurze prywatnej klienta, co umożliwia bezpośrednią integrację z usługami Active Directory oraz systemami klasy ERP.

Podstawowym aspektem naszych rozwiązań jest pełna zgodność z RODO oraz wdrożenie zaawansowanych mechanizmów uwierzytelniania i szyfrowania protokołami SSL/TLS. Dzięki otwartej architekturze API REST, system YMS24 bezbłędnie wymienia dane z zewnętrznymi platformami logistycznymi, automatyzując obieg dokumentacji przy zachowaniu najwyższej integralności przesyłanych informacji. Lokalizacja serwerów w centrach danych na terenie Unii Europejskiej oraz standardowe umowy o powierzeniu przetwarzania danych (DPA) stanowią gwarancję, że rejestracje pojazdów i dane kierowców są przechowywane w sposób bezpieczny i transparentny.

Dane Twojej firmy i Twoich kontrahentów są chronione zgodnie z RODO - niezależnie od wybranego modelu wdrożenia.

Modele licencjonowania i oferta wdrożeniowa YMS

Zapewniamy przejrzyste warunki współpracy, oferując elastyczne warianty licencjonowania dopasowane do skali operacyjnej każdego przedsiębiorstwa.

W ramach naszej oferty wdrożeniowej proponujemy dwa główne warianty współpracy: kompleksową obsługę typu End-to-End obejmującą pełne oprogramowanie do zarządzania placem lub dedykowane rozwiązanie skupione wyłącznie na zarządzaniu harmonogramem online. Proces licencjonowania opiera się na udostępnianiu praw do korzystania z produktu, co w modelu SaaS realizowane jest poprzez regularną opłatę abonamentową za dostęp do systemu za pośrednictwem internetu. Taki model pozwala na optymalizację kosztów początkowych i zapewnia stały dostęp do najnowszych aktualizacji oraz wsparcia technicznego w ramach umowy serwisowej.

Każde wdrożenie obejmuje ustalenie zakresu SLA, co gwarantuje wysoką dostępność usług i bezpieczeństwo danych przechowywanych w systemie. Nasze oprogramowanie może być dostosowane do specyficznych wymagań technicznych i funkcjonalnych danego zakładu, oferując różne metody licencjonowania w zależności od sposobu udostępniania praw do aplikacji. Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem ekspertów w celu przygotowania indywidualnej oferty całościowej, która uwzględni unikalne potrzeby logistyczne i standardy korporacyjne Państwa organizacji.

Elastyczne modele licencjonowania oraz profesjonalne wsparcie wdrożeniowe to fundament budowania przejrzystych relacji biznesowych i trwałej optymalizacji procesów logistycznych.

Elastyczny model licencyjny i przejrzysta oferta cenowa

Dostarczamy rozwiązania dopasowane do skali działalności, oferując wybór między pełną automatyzacją procesów a lekkim modułem harmonogramowania online.

Nasza oferta obejmuje kompleksowe oprogramowanie YMS, które integruje awizacje, obsługę bramy, komunikację z kierowcami oraz obieg dokumentacji w ramach jednej platformy, dostępnej w modelu SaaS lub jako licencja wieczysta on-premise. Koszt pełnego systemu zależy od specyfiki obiektu i liczby obsługiwanych doków, dlatego w tym wariancie stosujemy wycenę indywidualną poprzedzoną analizą potrzeb, uwzględniającą jednorazowy koszt konfiguracji oraz integracji z systemami ERP czy WMS. System zapewnia wysokie standardy bezpieczeństwa danych oraz gwarantowane SLA, obejmujące regularne aktualizacje i profesjonalny onboarding dla personelu oraz kontrahentów.

Dla firm poszukujących szybkiego usprawnienia logistyki przygotowaliśmy moduł online harmonogramu, który koncentruje się wyłącznie na zarządzaniu oknami czasowymi przez dostawców i przewoźników, umożliwiając start operacyjny nawet w ciągu 5 dni roboczych. Rozwiązanie to oferujemy w formie uproszczonego abonamentu miesięcznego, co pozwala na minimalizację kosztów początkowych przy jednoczesnym zlikwidowaniu kolejek przed magazynem. Elastyczność architektury YMS24 sprawia, że w dowolnym momencie możesz rozszerzyć funkcjonalność o moduły kontroli wjazdów LPR czy automatyczne wagi samochodowe, bez konieczności migracji danych na inną platformę.

Możesz zacząć od samego harmonogramowania online i rozbudować system w miarę potrzeb - bez zmiany platformy.

Kontekst tego rozwiązania uzupełniają artykuły o zarządzaniu oknami czasowymi, przeglądzie funkcjonalności YMS24, roli systemu YMS w magazynie, systemie zarządzania awizacjami oraz konfiguracji okien czasowych.

Najczęściej zadawane pytania