Aplikacja do zarządzania oknami czasowymi i dokami załadunkowymi to narzędzie, które pozwala zoptymalizować pracę magazynu. Działa w przeglądarce, na VMware, bez chmury.
Najważniejsze etapy: Aplikacja do zarządzania systemem awizacji dla...
Zarządzanie przepustkami zgodnie z RODO
Ewidencja gości i podwykonawców wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, co nakłada na administratora obiektu konkretne obowiązki wynikające z przepisów RODO. Cyfrowy system zarządzania przepustkami YMS24 pozwala kontrolować retencję danych, ograniczyć dostęp do rejestrów wyłącznie do uprawnionych operatorów i wygenerować logi audytowe niezbędne podczas kontroli Inspektora Ochrony Danych. Zastąpienie papierowej księgi wjazdów aplikacją on-premise to krok, który jednocześnie podnosi bezpieczeństwo zakładu i porządkuje procesy zgodności z prawem.
- Automatyczna retencja danych: system może blokować dostęp do archiwalnych rekordów po upływie zdefiniowanego okresu przechowywania, eliminując potrzebę ręcznego porządkowania archiwum.
- Kontrola uprawnień operatorów: każdy pracownik ochrony lub administracji widzi wyłącznie dane niezbędne do wykonywania swoich zadań, zgodnie z zasadą minimalizacji dostępu.
- Pełne logi audytowe: historia operacji na rekordach umożliwia szybką odpowiedź na żądania wyjaśnień ze strony UODO, audytorów wewnętrznych lub zewnętrznych certyfikatorów ISO.
- Eliminacja niekontrolowanych kopii papierowych: brak fizycznych ksiąg wjazdów zmniejsza ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych gości i podwykonawców.
- Dane wyłącznie na serwerze klienta: architektura on-premise oznacza, że informacje o osobach odwiedzających zakład nigdy nie trafiają do zewnętrznych chmur ani serwerów dostawcy.
Zawsze wiesz, kto jest na terenie
Monitoring obecności w czasie rzeczywistym stanowi fundament bezpieczeństwa nowoczesnej fabryki, umożliwiając natychmiastową weryfikację osób przebywających przy liniach produkcyjnych.
Nasz system rejestruje wszystkie wizyty pojazdów na terenie firmy, kontrolując ich cel, czas oraz przebieg w trybie ciągłym. Dzięki funkcjonalnościom, jakie oferuje każda aplikacja YMS24, ochrona oraz grupa nawet 50 zarządzających może w przeglądarce śledzić listę aktywnych wjazdów wraz z precyzyjną godziną rejestracji. Każdej wizycie przypisany jest konkretny opiekun, a intuicyjne filtrowanie danych pozwala na błyskawiczne uporządkowanie widoku według grup gości, takich jak podwykonawcy, zarząd czy flota własna.
Pełna ewidencja wizyt zapewnia bezpieczeństwo poprzez kontrolę ruchu osób i towarów, generując natychmiastowe powiadomienia w przypadku wystąpienia zdarzeń niepożądanych. Wykorzystując zaawansowane funkcje, system identyfikuje pojazdy i sprawdza zezwolenia na wjazd, co pozwala służbom ochrony na bieżąco monitorować, kto i w jakim celu przebywa w danym sektorze zakładu. Tak szczegółowy wgląd w czasie rzeczywistym eliminuje anonimowość osób trzecich na terenie obiektu i pozwala na skuteczne zarządzanie dostępem do zasobów przedsiębiorstwa.
System pokazuje w czasie rzeczywistym wszystkie pojazdy i osoby aktualnie na terenie zakładu.
Historia i ewidencja zakończonych wizyt
Pełne archiwum zrealizowanych awizacji stanowi fundament dla procesów compliance oraz audytów bezpieczeństwa w nowoczesnych zakładach produkcyjnych.
System YMS24 gromadzi szczegółowe informacje dotyczące każdej zakończonej operacji, w tym dokładną datę oraz godzinę wjazdu i wyjazdu pojazdu z obiektu. Dzięki funkcjonalności, którą oferują zaawansowane raporty w YMS24, menedżerowie mogą analizować czas przebywania poszczególnych osób na terenie zakładu oraz monitorować wydajność procesów logistycznych w czasie rzeczywistym. Rozbudowane filtry wyszukiwania pozwalają na błyskawiczne odnalezienie historycznych danych według nazwy firmy, numeru rejestracyjnego pojazdu, konkretnej bramy czy przypisanego opiekuna wizyty.
Skuteczną weryfikację incydentów bezpieczeństwa wspiera automatyczna identyfikacja pojazdów wykorzystująca sekcję LPR, która pozwala na śledzenie bieżących ruchów oraz monitorowanie historii wjazdów i wyjazdów za pomocą kamer. Program umożliwia przegląd danych w postaci przejrzystych zestawień oraz mierzenie istotnych czasów, takich jak moment podstawienia pod rampę czy zakończenie odprawy celnej. Wszystkie zgromadzone informacje mogą być eksportowane, co zapewnia pełną ewidencję transportów i ułatwia sprawne zarządzanie logistyką na terenie zakładu bez konieczności prowadzenia papierowej dokumentacji.
Każda wizyta jest zarchiwizowana - masz pełny audyt ruchu na bramach bez dodatkowych nakładów.
Szybki kontakt do opiekuna każdej wizyty
Sprawne zarządzanie ruchem osobowym na terenie zakładu wymaga natychmiastowego dostępu do danych kontaktowych osób odpowiedzialnych za poszczególnych gości i podwykonawców.
Nasz system YMS24 umożliwia precyzyjne przypisywanie opiekunów do konkretnych zdarzeń logistycznych, co eliminuje chaos w sytuacjach wymagających nagłej interakcji. Ochrona obiektu oraz pracownicy recepcji mogą błyskawicznie zweryfikować dane do awizacji, zyskując wgląd w numery telefonów organizatorów wizyty oraz informacje o firmach zewnętrznych świadczących usługi na terenie zakładu.
Intuicyjna wyszukiwarka pozwala na filtrowanie rekordów po nazwisku gościa, nazwie dostawcy lub numerze tablicy rejestracyjnej, co znacząco przyspiesza proces odprawy na bramie wjazdowej. Dzięki pełnej integracji z modułem ewidencji wizyt, każdy uprawniony użytkownik widzi status przebywania osób na obiekcie, co przekłada się na wyższy poziom bezpieczeństwa i lepszą nowoczesną komunikację wewnątrz całej organizacji.
W kilka sekund znajdziesz opiekuna każdej wizyty - numer telefonu i dane firmy widzi każdy uprawniony użytkownik.
System przepustek dla nowoczesnego przemysłu
Poniższa tabela zestawia istotne funkcje systemu zarządzania przepustkami z ich bezpośrednim wpływem na codzienną pracę operatorów, służb ochrony i administracji zakładu. Dzięki tej analizie dowiesz się, które możliwości systemu przynoszą największą wartość operacyjną dla fabryk obsługujących wiele grup użytkowników i punktów kontroli dostępu.
Kontrola dostępu dla podwykonawców i firm zewnętrznych
- Automatyczne generowanie przepustek czasowych dla ekip remontowych, serwisowych i audytorów
- Przypisanie opiekuna biznesowego do każdego podwykonawcy z możliwością jednego kliknięcia, by zadzwonić lub napisać
- Ograniczenie stref dostępu wyłącznie do konkretnych obszarów produkcyjnych lub magazynowych
- Rejestracja godzin wejścia i wyjścia na potrzeby rozliczeń kontraktowych i protokołów BHP
Zarządzanie flotą własną i pojazdami dostawczymi
- Ewidencja przepustek pojazdowych przypisanych do konkretnych kierowców, działów lub tras dostaw
- Koordynacja ruchu przez wiele bram przy jednoczesnym zachowaniu pełnej historii przejazdów
- Automatyczna blokada dostępu po upływie ważności przepustki bez konieczności interwencji ochrony
- Powiadomienia dla dyspozytora o pojazdach przebywających na terenie zakładu ponad dopuszczalny czas
Wsparcie dla działu HR i administracji zakładu
- Centralna baza przepustek dostępna jednocześnie dla całego zespołu operatorów działu kadr
- Szybkie unieważnianie przepustek przy zwolnieniach lub zakończeniu umów z kontrahentami
- Generowanie raportów obecności z podziałem na grupy: zarząd, menedżerowie, pracownicy zewnętrzni
- Możliwość integracji z systemami HR i ERP w celu automatycznej synchronizacji danych pracowniczych
Bezpieczeństwo i gotowość do audytów
- Pełny dziennik zdarzeń rejestrujący każde wejście, wyjście oraz próbę nieuprawnionego dostępu
- Natychmiastowe powiadomienia dla służb ochrony przy wykryciu nieważnej lub zablokowanej przepustki
- Przejrzysta ewidencja wszystkich operatorów i wystawionych przepustek ułatwiająca audyty ISO i certyfikacje branżowe
- Archiwizacja danych dostępowa przez zdefiniowany okres, zgodna z wymogami RODO i regulaminami wewnętrznymi
Ewidencja osób i pojazdów na terenie zakładu
Proces awizacji gości oraz podwykonawców pozwala na pełną kontrolę nad ruchem osób niebędących stałymi pracownikami logistyki, zapewniając bezpieczeństwo i porządek.
Rejestracja wizyt staje się wyjątkowo prosta dzięki rozwiązaniom monitorującym cały ruch osób i towarów w obrębie chronionego obiektu. Wykorzystywana przez nas ewidencja wizyt gwarantuje natychmiastowe powiadomienia o działaniach niepożądanych, co czyni nadzór nad gośćmi oraz ekipami serwisowymi niezwykle skutecznym i odpornym na błędy. Dzięki takiemu podejściu, ochrona obiektu może w łatwy sposób zweryfikować uprawnienia wjazdu i dokumenty tożsamości, odmawiając wstępu osobom nieposiadającym stosownych zezwoleń.
Nowoczesne narzędzia informatyczne, takie jak aplikacja vss.net, umożliwiają szybką identyfikację pojazdów oraz ich pasażerów już w momencie pojawienia się przed bramą zakładu. System ten działa jak cyfrowy asystent, który nie tylko rejestruje wejścia i wyjścia, ale także kontroluje cel oraz czas trwania każdej wizyty na terenie firmy. Sprawne zarządzanie tym procesem pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów infrastrukturalnych oraz eliminację niepotrzebnych przestojów, co bezpośrednio przekłada się na podniesienie standardów operacyjnych całego przedsiębiorstwa.
Cyfryzacja procesu awizacji gości i podwykonawców to podstawowy krok w stronę zwiększenia bezpieczeństwa oraz przejrzystości działań na terenie dużych obiektów przemysłowych.
Ewidencja ruchu i analityka wjazdów online
Tabela poniżej prezentuje trzy istotne widoki systemowe służące do monitorowania ruchu osobowego i pojazdów na terenie zakładu wraz z realnym wpływem każdego z nich na decyzje służb ochrony i menedżerów bezpieczeństwa. Czytając tę analizę, dowiesz się, jak uzyskać pełną kontrolę nad tym, kto przebywa na obiekcie w danej chwili i jak weryfikować historię pobytów bez instalowania dodatkowego oprogramowania.
Zastosowanie podczas ewakuacji i sytuacji kryzysowych
- Widok osób aktualnie na obiekcie generuje w kilka sekund listę wszystkich przebywających do przekazania służbom ratunkowym
- Ochrona weryfikuje kompletność ewakuacji bez papierowych list, porównując stan rzeczywisty z ewidencją systemową
- Każdy menedżer uzyskuje dostęp do listy swoich podwładnych i gości przez przeglądarkę telefonu bezpośrednio z miejsca zbiórki
- Historia wjazdów pozwala potwierdzić, czy dana osoba rzeczywiście opuściła teren przed zdarzeniem
Weryfikacja podwykonawców i rozliczenia kontraktowe
- Dział zakupów porównuje zadeklarowane godziny pracy ekip zewnętrznych z danymi archiwum awizacji
- Każda wizyta podwykonawcy jest znacznikowana nazwą firmy, opiekunem i strefą, co upraszcza dokumentację odbiorową
- Historia pobytów służy jako dowód w sporach dotyczących terminów realizacji usług lub naruszeń zasad bezpieczeństwa
- Automatyczny rejestr wejść eliminuje potrzebę ręcznego podpisywania książek odwiedzin przy każdej bramie
Codzienna praca służb ochrony i recepcji
- Widok planowanych przyjazdów pozwala przygotować przepustki i skierowania strefowe przed faktycznym przyjazdem gości
- Ochrona przy bramie sprawdza awizację w przeglądarce tabletu bez potrzeby kontaktu telefonicznego z recepcją centralną
- Lista osób na obiekcie umożliwia natychmiastowe wykrycie pojazdów lub osób przebywających dłużej niż czas wynikający z przepustki
- Wyszukiwarka archiwum pozwala w kilka sekund odtworzyć historię konkretnej osoby bez przeglądania papierowych rejestrów
Raportowanie i audyty zgodności
- Menedżer bezpieczeństwa eksportuje raporty ruchu dla wybranego okresu i grupy użytkowników bezpośrednio z przeglądarki
- Dane archiwum stanowią gotową dokumentację na potrzeby certyfikacji ISO 45001, audytów klienta lub inspekcji PIP
- Każde zdarzenie systemowe jest opatrzone znacznikiem czasu i identyfikatorem operatora, co zapewnia pełną ścieżkę audytu
- Raporty filtrowane po strefach dostępu pomagają identyfikować obszary o podwyższonym ryzyku i optymalizować procedury ochrony
Zaplanuj każdy wjazd z wyprzedzeniem
System YMS24 eliminuje konieczność prowadzenia arkuszy Excel i ewidencji telefonicznej, wprowadzając cyfrowe zarządzanie harmonogramem wizyt.
Nasz moduł „Plan dnia” oferuje zaawansowany kalendarz awizacji, który stanowi centralny punkt wglądu w harmonogram dla zarządu, menedżerów oraz dostawców usług. Formularz nowej rezerwacji pozwala precyzyjnie określić rodzaj wizyty, dane gościa i firmy, numer pojazdu oraz wskazać opiekuna, co zapewnia pełną transparentność nadchodzących zdarzeń. System obsługuje cztery istotne grupy interesariuszy, umożliwiając sprawne planowanie wizyt podwykonawców oraz wizytacji kadry zarządzającej w oparciu o konkretne okna czasowe.
Przejrzystość operacyjną zwiększają statusy w programie awizacyjnym, które za pomocą kolorów informują o aktualnym etapie wizyty: od rezerwacji oczekującej, przez wizytę w trakcie realizacji, aż po jej zakończenie. Aby usprawnić przepływ informacji, system generuje automatyczne powiadomienia - nowoczesna komunikacja w formie wiadomości SMS i e-mail, wysyłanych bezpośrednio do gościa oraz jego opiekuna po stronie zakładu. Dzięki temu rozwiązaniu każda strona procesu ma natychmiastowy dostęp do obiektywnych danych, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i kolejek przed bramą.
YMS24 daje pełny podgląd zaplanowanych wizyt w jednym miejscu - bez Excela, bez telefonowania.
Instalacja YMS24 na własnych serwerach firmowych
Wybór modelu on-premise pozwala działom IT na zachowanie pełnej kontroli nad bazą danych oraz architekturą systemową wewnątrz lokalnej sieci korporacyjnej.
Oprogramowanie YMS24 w wersji stacjonarnej to dedykowane rozwiązanie dla podmiotów, które ze względów bezpieczeństwa lub polityki wewnętrznej wymagają osadzenia aplikacji bezpośrednio na własnej infrastrukturze sprzętowej. Takie podejście umożliwia administratorom precyzyjne zarządzanie uprawnieniami oraz integrację z lokalnymi systemami bez konieczności wyprowadzania danych poza firewalle organizacji. Dzięki temu oprogramowanie vss.net staje się integralną częścią środowiska IT, wspierając monitorowanie pojazdów i ich ładunków w czasie rzeczywistym przy zachowaniu maksymalnej poufności informacji.
Lokalna implementacja systemu pozwala na głęboką personalizację i wykorzystanie pełnej wydajności serwerów klienta do obsługi procesów logistycznych. Każda kartoteka tworzona w systemie jest przechowywana lokalnie, co ułatwia szybki dostęp do danych historycznych oraz bieżący monitoring wszystkich pojazdów wjeżdżających na teren centrum logistycznego. Działy techniczne mogą samodzielnie zarządzać kopiami zapasowymi oraz cyklem aktualizacji, dopasowując działanie Vehicle Scheduler System do specyficznych wymagań wydajnościowych i sieciowych danego zakładu.
Wdrożenie YMS24 w modelu on-premise gwarantuje działom IT całkowitą suwerenność nad danymi logistycznymi i stabilność pracy systemu w środowisku zamkniętym.
Integracja z ANPR i automatyzacja bram
Poniższa tabela zestawia możliwości integracji systemu przepustek z kamerami ANPR, w tym z kamerami Bosch Dinion Starlight, pokazując, jak automatyczna identyfikacja tablic rejestracyjnych przekłada się na realne przyspieszenie obsługi bram i redukcję kosztów operacyjnych. Analizując te dane, dowiesz się, jak skalować rozwiązanie od jednej bramy do pełnej infrastruktury wielopunktowej bez wymiany sprzętu.
Wdrożenie na istniejącej infrastrukturze Bosch
- Audyt instalacji kamer Bosch Dinion Starlight pozwala określić, które punkty są gotowe do integracji bez dodatkowych nakładów sprzętowych
- System łączy się z kamerami przez sieć LAN zakładu, nie wymagając przebudowy okablowania ani instalacji nowych skrzynek sterowniczych
- Parametry jakości odczytu ustalane są w trakcie konfiguracji wstępnej na podstawie testów przy rzeczywistym natężeniu ruchu na każdej bramie
- Istniejące rogatki i szlabany podłączane są do systemu przez moduły wejść i wyjść cyfrowych, bez wymiany mechaniki
Automatyzacja obsługi floty i stałych kontrahentów
- Dział transportu zarządza bazą pojazdów floty własnej w interfejsie webowym, dodając lub blokując tablice w czasie rzeczywistym
- Każde automatyczne otwarcie bramy jest rejestrowane z datą, godziną i identyfikatorem pojazdu, tworząc kompletny dziennik ruchu
- Tablice podwykonawców powiązane z datą ważności umowy automatycznie wygasają po zakończeniu kontraktu bez manualnej interwencji
- Próby wjazdu pojazdów spoza bazy generują alert dla ochrony z obrazem z kamery i propozycją ręcznej obsługi awizacji
Planowanie budżetu i etapowe rozszerzanie systemu
- Pierwsza brama uruchamiana jako projekt pilotażowy pozwala zmierzyć ROI przed podjęciem decyzji o rozbudowie infrastruktury
- Każdy kolejny punkt wjazdowy wyceniany jest jako przyrost modułowy, bez ponownego licencjonowania całego systemu
- Klient wybiera poziom automatyzacji dla każdej bramy oddzielnie, od pełnego ANPR po wspomaganie decyzji ochrony zdjęciem tablicy
- Harmonogram wdrożenia kolejnych bram
Kamery ANPR weryfikują wjazd automatycznie
Integracja nowoczesnych kamer z systemem YMS24 pozwala na pełną automatyzację kontroli dostępu poprzez natychmiastowe rozpoznawanie tablic rejestracyjnych.
Moduł LPR (License Plate Recognition) w naszym oprogramowaniu identyfikuje pojazdy w czasie rzeczywistym i automatycznie dopasowuje odczytany numer do aktywnej awizacji w bazie danych. Dzięki temu czas odprawy na bramie skraca się do kilku sekund, ponieważ system automatycznie weryfikuje uprawnienia wjazdu i może sterować szlabanami bez ingerencji personelu, co znacząco eliminuje manualną weryfikację.
Dla zapewnienia najwyższej skuteczności procesu OCR, wykorzystujemy zaawansowane urządzenia, takie jak kamery Bosch Dinion Starlight, które gwarantują precyzyjny odczyt przy odpowiednim oświetleniu i kącie widzenia. System archiwizuje zdjęcia z każdego zdarzenia, co pozwala na prowadzenie szczegółowej ewidencji wizyt oraz monitorowanie historii ruchów na terenie obiektu.
Kamera odczytuje tablicę rejestracyjną i automatycznie weryfikuje awizację - ochrona dostaje potwierdzenie w ciągu kilku sekund.
Powiązane zagadnienia opisujemy szerzej w materiałach o awizacji transportu, artykułach o oknach czasowych, platformie YMS24, systemie Yard Management System oraz systemie zarządzania awizacjami.