TMS pracuje na zleceniu przewozowym, a nie na wizycie pojazdu. Jego zakres kończy się tam, gdzie zaczyna się teren zakładu odbiorcy, więc czasu oczekiwania pod rampą nie policzy bez danych z warstwy placowej.
Co obsługuje system klasy TMS
Jednostką pracy jest zlecenie przewozowe. Wokół niego układa się cały zakres funkcjonalny: przyjęcie zapotrzebowania, dobór wykonawcy, zaplanowanie kursu, śledzenie realizacji i rozliczenie. Wszystko, co dzieje się z pojazdem na terenie obiektu, leży poza tym zakresem i wymaga osobnej warstwy danych.
Rozróżnienie ma znaczenie przy ocenie ofert, bo moduł awizacji pojawia się w opisach większości systemów transportowych. Zwykle sprowadza się do pola z planowaną godziną dostawy, które nie kontroluje dostępności rampy i nie rejestruje faktycznego wjazdu. Mapę klas systemów i granice między nimi porządkuje strona o systemach zarządzania transportem.
| Obszar | Zakres | Dane wejściowe |
|---|---|---|
| Zlecenia | Przyjęcie zapotrzebowania i utworzenie dokumentu przewozu | Zamówienia z systemu handlowego |
| Planowanie | Dobór wykonawcy, łączenie ładunków, kolejność punktów | Kartoteka przewoźników i ładowności |
| Realizacja | Śledzenie statusu kursu i zdarzeń w trasie | Zgłoszenia kierowcy albo telematyka |
| Rozliczenie | Fracht, koszty dodatkowe, dokumenty do faktury | Stawki umowne i potwierdzenia dostaw |
Planowanie kursu i dobór wykonawcy
Dobór przewoźnika rzadko sprowadza się do najniższej stawki. Decyduje dostępność taboru na dany dzień, przystosowanie pojazdu do ładunku oraz historia terminowości danej firmy. Ostatnie kryterium wymaga danych, których sam TMS nie ma - moment faktycznego przyjazdu rejestruje warstwa placowa po stronie odbiorcy.
Łączenie ładunków jest drugim obszarem, w którym system daje wymierny efekt. Dwa zlecenia na tę samą relację z ilością mieszczącą się w jednej naczepie to jeden kurs zamiast dwóch. Warunkiem jest zgodność wymagań obsługi: towar wymagający kontroli temperatury nie pojedzie z materiałem budowlanym, choćby masy się zgadzały.
Ocena przewoźnika oparta wyłącznie na deklarowanym terminie dostawy jest niepełna. Bez znacznika wjazdu na teren odbiorcy nie da się rozstrzygnąć, czy pojazd spóźnił się w trasie, czy czekał trzy godziny przed bramą.
Kartoteka floty i kierowców
Firmy dysponujące własnym taborem prowadzą w systemie dodatkowy zbiór danych: pojazdy z ładownością i przystosowaniem, kierowcy z uprawnieniami i czasem pracy, przeglądy wraz z terminami. Każdy z nich ogranicza dostępność zasobu przy planowaniu kursu.
- Ładowność i wymiary - wyznaczają, które zlecenia dany pojazd może obsłużyć.
- Uprawnienia kierowcy - dopuszczenia do określonych rodzajów ładunku oraz ważność dokumentów.
- Czas pracy - ograniczenie wynikające z przepisów, wykluczające część kursów danego dnia.
- Terminy przeglądów - wyłączają pojazd z planowania na okres serwisu.
Prowadzenie tych danych poza systemem jest najczęstszą przyczyną planu, którego nie da się wykonać. Kurs przypisany pojazdowi stojącemu w serwisie wychodzi na jaw rano, gdy nie ma już czasu na zmianę. Sposób powiązania danych o pojazdach z warstwą placową opisuje strona o integratorze danych o flotach.
Śledzenie realizacji
Informacja o postępie kursu pochodzi z dwóch źródeł: zgłoszeń kierowcy i danych telematycznych. Pierwsze wymagają działania człowieka, więc bywają spóźnione. Drugie działają bez udziału kierowcy, ale opisują wyłącznie położenie pojazdu, bez kontekstu, czy trwa rozładunek, czy postój.
Połączenie obu daje szacowany czas dojazdu, który można przekazać odbiorcy zanim pojazd się spóźni. Przy dostawach z rezerwacją okna informacja o opóźnieniu o dziewięćdziesiąt minut pozwala przesunąć termin przed przyjazdem, a nie po. Mechanizm wyznaczania takiego szacunku opisuje strona o wyznaczaniu ETA, a aplikację po stronie kierowcy - materiał o aplikacji dla kierowcy.
Rozliczenie frachtu i kosztów dodatkowych
Fracht podstawowy wynika ze stawki umownej i parametrów kursu. Spory rodzą się przy pozycjach dodatkowych: postój, dodatkowy punkt rozładunku, ponadnormatywny czas oczekiwania. Każda z nich wymaga dowodu w postaci znacznika czasu, a nie notatki kierowcy.
Znaczniki te powstają w warstwie placowej odbiorcy, więc rozliczenie przestoju bez wymiany danych między systemami opiera się na dwóch niezgodnych zapisach. Sposób liczenia i wyceny tej pozycji porządkuje strona o koszcie przestoju pojazdu, a zakres samego dokumentu zlecenia - materiał o programie do zleceń transportowych.
Wymiana danych z pozostałymi systemami
System transportowy rzadko pracuje samodzielnie. Po jednej stronie ma system handlowy dostarczający zamówienia, po drugiej warstwę placową rejestrującą wizyty. Dla każdego zbioru danych trzeba ustalić kierunek wymiany, inaczej dwie kartoteki kontrahentów rozjeżdżają się w ciągu kilku miesięcy.
Praktyczny układ wygląda tak, że kartoteki prowadzi system handlowy, terminy i statusy wizyt - warstwa placowa, a zlecenia i rozliczenia - system transportowy. Każdy zbiór ma wtedy jedno źródło. Dostępne sposoby połączenia zebrano na stronie o integracjach.
