Zlecenie transportowe opisuje przewóz: relację, ładunek i stawkę. Awizacja opisuje wizytę pojazdu w konkretnym obiekcie. Mylenie tych dwóch dokumentów jest najczęstszą przyczyną danych, których później nie da się rozliczyć ani z przewoźnikiem, ani z magazynem.
Zlecenie a awizacja
Zlecenie transportowe powstaje wtedy, gdy ktoś zamawia przewóz. Zawiera relację, rodzaj i ilość ładunku, termin oraz warunki rozliczenia. Jego adresatem jest przewoźnik, a autorem zlecający - producent, dystrybutor albo spedycja.
Awizacja powstaje po stronie obiektu, do którego pojazd ma dojechać. Zawiera dane pojazdu, kierowcy i zarezerwowane okno czasowe, a jej celem jest przygotowanie rampy i kontrola na bramie. Jeden przewóz może wygenerować dwie awizacje - w miejscu załadunku i w miejscu rozładunku.
Rozdzielenie obu dokumentów przestaje być teoretyczne przy pierwszym sporze o przestój. Zlecenie mówi, na kiedy przewóz był umówiony. Rejestr wizyt mówi, o której pojazd faktycznie wjechał i kiedy zwolnił rampę. Dopiero zestawienie obu źródeł rozstrzyga, po której stronie powstało opóźnienie.
| Dane | Zlecenie transportowe | Awizacja |
|---|---|---|
| Relacja przewozu | Miejsce załadunku i rozładunku | Jeden obiekt, do którego dotyczy wizyta |
| Pojazd | Często nieznany w chwili zlecenia | Wymagany przed wjazdem |
| Termin | Data lub przedział dni | Zarezerwowane okno czasowe |
| Rozliczenie | Stawka, waluta, warunki płatności | Poza zakresem |
Droga zlecenia od zapotrzebowania do rozliczenia
Zapotrzebowanie pojawia się zwykle w systemie handlowym: zamówienie wymaga dostarczenia towaru w określonym terminie. Na tej podstawie powstaje zlecenie przewozowe kierowane do przewoźnika albo rozdzielane między kilku, jeżeli ładunek dzieli się na kursy.
Przyjęcie zlecenia przez przewoźnika uruchamia dwie równoległe ścieżki. Spedycja planuje kurs i przypisuje pojazd. Magazyn docelowy dostaje informację o nadchodzącej dostawie i rezerwuje okno. Dopiero połączenie obu ścieżek daje komplet danych, których brakuje w każdej z osobna.
Zamknięcie zlecenia następuje po potwierdzeniu dostawy i skompletowaniu dokumentów. To ostatnie bywa wąskim gardłem rozliczenia: brak podpisanego dokumentu przewozowego wstrzymuje fakturę na tygodnie. Sposób podpinania załączników do wizyty opisuje strona o dokumentach w awizacji.
Numer zlecenia i numer awizacji powinny być powiązane od początku, a nie zestawiane po fakcie w arkuszu. Bez tego powiązania rozliczenie przestoju opiera się na notatkach kierowcy, a te nigdy nie zgadzają się z zapisem magazynu.
Pola, bez których zlecenie nie działa
Zakres danych bywa rozbudowywany do formularza, którego nikt nie wypełnia w całości. Cztery pozycje są przy tym niezbędne, bo bez nich zlecenia nie da się ani zaplanować, ani rozliczyć.
- Relacja i terminy graniczne - miejsce oraz najwcześniejszy i najpóźniejszy dopuszczalny moment podstawienia.
- Charakterystyka ładunku - masa, liczba jednostek i wymagania szczególne, od których zależy dobór pojazdu.
- Warunki rozliczenia - stawka, zasady naliczania przestoju i strona ponosząca koszty dodatkowe.
- Osoby kontaktowe - po obu stronach, wraz z kanałem powiadomień o zmianie terminu.
Ostatnia pozycja bywa traktowana jako formalność, a decyduje o działaniu całej warstwy powiadomień. Adres skrzynki ogólnej zamiast osoby planującej transport unieważnia informację o przesunięciu okna, bo nikt jej nie przeczyta na czas.
Rozliczenie przestoju na danych, nie na notatkach
Spór o postój jest najczęstszym punktem zapalnym między magazynem a przewoźnikiem, bo obie strony opierają się na własnych zapisach. Kierowca notuje godzinę przyjazdu pod bramę, magazyn liczy od momentu podstawienia pod rampę, a różnica bywa liczona w godzinach.
Rejestr wizyt rozstrzyga to jednoznacznie, o ile zawiera oba znaczniki: zgłoszenie na bramie i podstawienie pod dok. Różnica między nimi jest czasem oczekiwania na placu i to ona podlega rozliczeniu. Sposób liczenia i wycenę tej wielkości porządkuje strona o koszcie przestoju pojazdu.
Warunkiem jest kompletność zapisu. Wizyta zamknięta automatycznie o północy nie nadaje się do żadnego rozliczenia, a jej udział w ogólnej liczbie pokazuje raport kompletności. Zestawienia dostępne po stronie rejestru opisuje materiał o ewidencji wizyt pojazdów, a szerszy kontekst planowania przewozów - strona o planowaniu transportu.
Zlecenia powtarzalne i stałe trasy
Część przewozów ma stały rytm: ta sama relacja, ten sam przewoźnik, kilka razy w tygodniu. Wystawianie dla nich pojedynczych zleceń jest pracą bez wartości, więc definiuje się cykl, z którego dokumenty powstają automatycznie wraz z rezerwacją okien w magazynie docelowym.
Cykl wymaga rozstrzygnięcia zachowania w dni wolne. Przesuwanie zlecenia przypadającego na święto na kolejny dzień roboczy kumuluje transporty w poniedziałek i przenosi kolejkę zamiast ją usuwać. Pominięcie takiego terminu jest zwykle właściwsze, a brakującą dostawę planuje się osobno.
Zlecenie z cyklu pozostaje edytowalne pojedynczo. Zmiana przewoźnika w jednym terminie nie rusza pozostałych, a odwołanie całego cyklu zwalnia wyłącznie terminy przyszłe, bez naruszania historii rozliczeń.
Podział ładunku między kursy
Zamówienie rzadko odpowiada jednemu pojazdowi. Ilość przekraczająca ładowność dzieli się na kursy, a każdy z nich staje się osobnym zleceniem z własnym terminem i własną awizacją. Powiązanie ich wspólnym numerem zamówienia pozwala później zestawić dostawę w całości.
| Podział | Kiedy stosowany | Wpływ na okna czasowe |
|---|---|---|
| Na kursy tego samego dnia | Ilość przekracza ładowność jednego pojazdu | Kilka okien na tej samej rampie |
| Na kolejne dni | Ograniczona pojemność magazynu przyjęć | Po jednym oknie dziennie |
| Między przewoźników | Brak taboru u jednego wykonawcy | Osobne zgłoszenia i różne pojazdy |
| Według asortymentu | Różne wymagania obsługi w magazynie | Różne rampy i różne długości okien |
Ostatni wariant bywa pomijany, a ma największy wpływ na czas obsługi. Mieszanie na jednym pojeździe towaru wymagającego kontroli jakości z towarem przyjmowanym bez sprawdzania wydłuża rozładunek do czasu tego trudniejszego. Podział ruchu według charakteru dostawy porządkuje strona o rodzajach dostaw, a zasady obsługi przyjęcia - materiał o przyjmowaniu dostaw.
