Między złożeniem zamówienia a przyjęciem towaru leży pięć odcinków, z których przewóz jest zwykle najkrótszym. Skracanie trasy daje mniej niż usunięcie oczekiwania na placu, bo tam czas mierzy się w godzinach, a nie w minutach.
Z czego składa się czas dostawy
Droga od zamówienia do przyjęcia dzieli się na odcinki, które obsługują różne działy i różne systemy. Każdy z nich ma własne źródło opóźnień, więc skracanie całości bez rozbicia na części prowadzi do działań w najmniej wrażliwym miejscu.
- Od zamówienia do zlecenia przewozu - czas potrzebny na zatwierdzenie i przekazanie do spedycji.
- Od zlecenia do podstawienia pojazdu - dostępność taboru i planowanie kursu po stronie przewoźnika.
- Przewóz - jedyny odcinek, w którym liczy się odległość.
- Od przyjazdu do zwolnienia rampy - oczekiwanie na placu oraz sam rozładunek.
Rozkład tych czterech wielkości bywa zaskakujący przy pierwszym pomiarze. W typowym magazynie z kolejką poranną odcinek czwarty potrafi przekroczyć czas samego przewozu, choć jest jedynym, który firma kontroluje w całości u siebie.
Gdzie czas ginie najczęściej
| Miejsce | Przyczyna | Co ją usuwa |
|---|---|---|
| Oczekiwanie na placu | Skupienie przyjazdów w wąskim przedziale godzin | Rezerwacja okien czasowych |
| Kontrola na bramie | Przepisywanie danych z dokumentów kierowcy | Zgłoszenie z identyfikatorem do skanowania |
| Ustalanie, co przyjechało | Brak specyfikacji przed podstawieniem | Dane ładunku w zgłoszeniu |
| Zamknięcie dokumentów | Obieg papierowy między działami | Załączniki podpięte do rekordu wizyty |
Pierwszy wiersz odpowiada zwykle za największą część strat i jest równocześnie najtańszy do usunięcia, bo nie wymaga nakładów sprzętowych. Mechanizm opisuje strona o rezerwacji okien czasowych w logistyce.
Pomiar zamiast wrażeń
Dyskusja o sprawności dostaw prowadzona bez liczb kończy się wskazaniem winnego, zwykle przewoźnika. Cztery wielkości zbierane z rejestru wizyt zmieniają charakter tej rozmowy, bo pokazują, która strona odpowiada za który odcinek.
Punktem wyjścia jest rozkład przyjazdów w godzinach doby zestawiony z obciążeniem ramp. Drugim - trafność terminu, czyli odległość między oknem zadeklarowanym a godziną zgłoszenia na bramie, liczona osobno dla każdego przewoźnika. Trzecim - czas od wjazdu do podstawienia. Czwartym - udział dostaw przyjętych bez zastrzeżeń.
Ostatni wskaźnik wiąże logistykę z jakością i bywa pomijany, choć to on decyduje o kosztach po stronie odbiorcy. Definicje i sposób liczenia porządkuje strona o wskaźnikach OTIF.
Przewoźnik oceniany wyłącznie po godzinie przyjazdu będzie przyjeżdżał wcześniej i czekał przed bramą. Ocena ma sens dopiero wtedy, gdy obejmuje trafienie w okno, a nie samo pojawienie się przed obiektem.
Współpraca z dostawcami i przewoźnikami
Skrócenie dostaw wymaga zmiany po obu stronach, a ta nie następuje przez zapis w umowie. Skuteczniejsze okazuje się udostępnienie danych: przewoźnik, który widzi własną trafność terminów obok średniej dla wszystkich firm, zmienia zachowanie szybciej niż po rozmowie dyscyplinującej.
Drugim narzędziem jest samodzielna rezerwacja terminu. Przewoźnik planujący trasę wybiera okno pasujące do jego kursu, zamiast dostawać godzinę narzuconą przez magazyn. Skutkiem jest mniej przesunięć i mniej pustych okien. Sposób działania portalu opisuje strona o awizacji kierowcy, a szerszy obieg zgłoszenia - materiał o awizowaniu transportów.
Związek z poziomem zapasów
Przewidywalność dostaw przekłada się wprost na wielkość zapasu bezpieczeństwa. Magazyn, który nie wie, czy dostawa przyjdzie dziś czy pojutrze, utrzymuje bufor pokrywający najgorszy przypadek. Zmniejszenie rozrzutu terminów pozwala ten bufor obniżyć bez wzrostu ryzyka braku.
Rachunek bywa pomijany przy uzasadnianiu wdrożenia, a jest zwykle większy niż oszczędność na samych postojach. Koszt utrzymania zapasu obejmuje powierzchnię, kapitał zamrożony w towarze i ryzyko przeterminowania. Zależności w skali całego procesu porządkuje strona o zarządzaniu łańcuchem dostaw, a sam etap przyjęcia - materiał o przyjmowaniu dostaw.
Dostawy przychodzące i wysyłki na jednym placu
Większość obiektów obsługuje ruch w obie strony, a obie potrzeby konkurują o te same doki. Przyjęcia kumulują się zwykle rano, wysyłki po południu, co przy dobrze dobranej siatce daje równomierne obciążenie. Bez rozdzielenia obu strumieni w kalendarzu wychodzi jednak konflikt: awizacja przyjęcia zajmuje rampę, na której miał stanąć załadunek.
Rozwiązaniem jest przypisanie stanowisk do rodzaju operacji albo wydzielenie osobnych siatek okien dla przyjęć i wydań. Drugi wariant daje większą elastyczność, bo pozwala przesuwać granicę między nimi w zależności od dnia tygodnia. Sposób prowadzenia obu kalendarzy pokazuje strona o zarządzaniu dokami w magazynie.
Rampa uniwersalna wygląda na rozwiązanie elastyczne i bywa najgorszym możliwym, gdy nikt nie pilnuje proporcji. Wystarczy tydzień, w którym przyjęcia zajmą wszystkie okna, żeby wysyłki zaczęły wychodzić po godzinach.
Horyzont planowania
Sensowny plan dostaw obejmuje co najmniej kolejny dzień roboczy, a przy towarze sprowadzanym z dalszych kierunków - tydzień. Krótszy horyzont oznacza, że obsadę zmiany ustala się rano z tego, co akurat przyjechało, co nie jest planowaniem.
Wydłużenie horyzontu wymaga dwóch rzeczy po stronie kontrahentów: zgłoszeń składanych z wyprzedzeniem i rzetelnych terminów granicznych w zleceniach. Obie zmieniają się wolno, więc warto zacząć od przewoźników o największym wolumenie, u których efekt jest najszybciej widoczny. Sposób wprowadzania firm zewnętrznych opisuje strona o programie awizacji dostaw.
