Zasada kto pierwszy, ten lepszy działa do momentu, w którym jeden kontrahent zajmuje połowę porannych okien. Limity i pule przypisane do kontrahenta rozdzielają dostęp z góry, zamiast rozstrzygać spory po fakcie.
Skąd bierze się potrzeba limitów
Siatka okien udostępniona bez ograniczeń działa według zasady pierwszeństwa zgłoszenia. Przy kilku przewoźnikach jest to rozwiązanie wystarczające. Przy kilkudziesięciu prowadzi do sytuacji, w której jeden kontrahent z dobrze zorganizowaną spedycją rezerwuje wszystkie poranne terminy na tydzień wprzód, a pozostali dostają wyłącznie popołudnie.
Skutkiem nie jest wyłącznie niezadowolenie. Magazyn traci możliwość planowania według własnych priorytetów, bo kolejność przyjęć wyznacza szybkość rezerwacji, a nie znaczenie dostawy dla produkcji czy wysyłek. Potrzebny jest mechanizm rozdzielający dostęp z góry.
| Mechanizm | Działanie | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Limit zgłoszeń dziennych | Maksymalna liczba rezerwacji kontrahenta na dobę | Przy dużej różnicy wolumenów |
| Pula okien | Terminy zarezerwowane dla wskazanego kontrahenta | Przy stałych dostawach o znanym rytmie |
| Zakres godzin | Dostęp wyłącznie do części doby | Przy rozdzielaniu przyjęć i wydań |
| Horyzont rezerwacji | Ile dni wprzód kontrahent może rezerwować | Przy blokowaniu terminów na zapas |
Pule okien dla stałych dostaw
Pula to zestaw terminów zarezerwowanych dla wskazanego kontrahenta, zwalnianych do ogólnej dostępności na określony czas przed oknem. Dostawca z umową na trzy transporty tygodniowo ma pewność terminu, a magazyn nie traci przepustowości, gdy z niej nie skorzysta.
Moment zwolnienia puli jest parametrem wymagającym dostrojenia. Zbyt wczesne odebranie terminu psuje sens mechanizmu, zbyt późne zostawia puste okno, którego nikt już nie zarezerwuje. Punktem wyjścia bywa doba przed oknem, korygowana po pierwszym kwartale na podstawie liczby niewykorzystanych terminów.
Pula przypisana i nigdy niezwalniana zamienia się po kwartale w rezerwację powietrza. Warunkiem sensu tego mechanizmu jest automatyczne odebranie terminu, a nie przypominanie sobie o nim przez dyspozyturę.
Limity liczbowe i ich skutki
Limit dzienny jest prostszy w prowadzeniu niż pule i sprawdza się tam, gdzie chodzi o zapobieganie zajęciu całej siatki przez jeden podmiot. Ustawia się go w kartotece kontrahenta, więc nie wymaga zmian w samej siatce.
Ograniczenie to ma jednak skutek uboczny, który trzeba przewidzieć. Kontrahent, który wyczerpał limit, zgłasza się telefonicznie do dyspozytury i uzyskuje zgodę na dodatkowy transport. Po kilku takich przypadkach limit istnieje wyłącznie formalnie. Sensowne jest więc ustawianie go z zapasem odpowiadającym rzeczywistym potrzebom, a nie na poziomie wymuszającym stałe odstępstwa.
Kolejność, gdy terminów zabraknie
Przy pełnej siatce ktoś musi rozstrzygnąć, które zgłoszenie wejdzie. Reguła ustalona z góry działa lepiej niż decyzja podejmowana za każdym razem, bo nie wymaga obecności kierownika i daje się wytłumaczyć kontrahentowi.
- Charakter ładunku - surowce wstrzymujące produkcję przed towarem przeznaczonym do składowania.
- Zobowiązanie umowne - dostawy objęte gwarantowaną pulą przed zgłoszeniami spoza niej.
- Wyprzedzenie zgłoszenia - rezerwacja złożona wcześniej przed późniejszą, przy pozostałych warunkach równych.
- Koszt przesunięcia - transport z dalekiej relacji przed dostawą lokalną, którą łatwiej przełożyć.
Ostatnie kryterium bywa pomijane, a jest najbardziej wymierne. Przesunięcie pojazdu jadącego dwa dni kosztuje wielokrotnie więcej niż przełożenie dostawy z odległości trzydziestu kilometrów. Wycenę tej różnicy porządkuje strona o koszcie przestoju pojazdu.
Co widzi kontrahent
Portal pokazuje przewoźnikowi wyłącznie własne zgłoszenia oraz terminy dostępne dla niego po uwzględnieniu limitów i puli. Nie widzi, kto zajął pozostałe okna, ani ile terminów przypisano innym firmom. Ograniczenie nakładane jest po stronie serwera przy każdym odczycie.
Widok dostępności powinien przy tym podawać powód niedostępności, gdy wynika on z limitu, a nie z zajętości. Komunikat o wyczerpaniu dziennego limitu zgłoszeń oszczędza telefon do dyspozytury, a informacja o pełnej siatce kieruje na najbliższy wolny termin. Zasady podziału danych między kontrahentów opisuje strona o awizacjach według klientów, a obieg samego zgłoszenia - materiał o awizowaniu transportów.
Ustawienia limitów i pul prowadzi się w kartotece kontrahenta, więc zmiana nie wymaga ingerencji w siatkę okien. Limit liczony na okno, a nie na dzień, opisuje strona o buforze czasowym i limicie załadunków. Sposób prowadzenia samej siatki opisuje strona o zarządzaniu oknami czasowymi, a dobór jej parametrów - materiał o definiowaniu okien czasowych.
Kontrahenci, którzy nie korzystają z portalu
Część firm nie przejdzie na samodzielną rezerwację, i to jest stan, z którym trzeba zaplanować pracę, a nie walczyć. Przewoźnik wykonujący dwa kursy rocznie nie utrzyma konta ani nie zapamięta procedury, więc jego zgłoszenie wprowadzi dyspozytura.
Zgłoszenie wprowadzone po stronie magazynu powinno być oznaczone źródłem. Bez tego udział rezerwacji własnych przewoźników wygląda na wyższy, niż jest w rzeczywistości, a to właśnie ten wskaźnik mierzy przyjęcie się portalu. Rozdzielenie źródeł nie wymaga dodatkowej pracy, bo wynika z konta, z którego dokonano zapisu.
Drugą kategorią są firmy o dużym wolumenie, które zamiast portalu wolą wymianę danych z własnego systemu. Dla nich sensowniejszy od kont użytkowników jest import zgłoszeń, podlegający tym samym regułom dostępności okien co formularz. Dostępne sposoby połączenia zebrano na stronie o integracjach.
Trzecia kategoria to kierowcy zgłaszający się bez wiedzy przewoźnika. Ich obsługa należy do ścieżki wjazdu nieplanowanego i nie powinna wchodzić w zakres limitów, bo te dotyczą rezerwacji terminów, a nie samego wjazdu. Przebieg pracy na bramie opisuje strona o stanowisku ochrony.