Zamówienie jest naturalnym źródłem większości danych zgłoszenia, ale nie wszystkich. Brakuje w nim wszystkiego, co dotyczy przewozu, i to właśnie te pola decydują o obsłudze pojazdu na miejscu.
Zamówienie a zgłoszenie dostawy
Zamówienie jest zobowiązaniem handlowym. Opisuje towar, ilość i termin wynikający z umowy, a jego stroną jest dostawca. Zgłoszenie dostawy jest zobowiązaniem logistycznym i dotyczy pojedynczego przyjazdu pod rampę.
Relacja między nimi rzadko bywa jeden do jednego. Jedno zamówienie realizuje się często w kilku transportach, a jeden transport przywozi towar z kilku zamówień. Traktowanie ich jako tego samego bytu prowadzi do rejestru, w którym nie da się odpowiedzieć na żadne z dwóch pytań.
Zakres samego dokumentu handlowego opisuje strona o systemie do obsługi zamówień, a obowiązki wynikające ze zgłoszenia - materiał o awizo dostawy.
Które dane przechodzą z zamówienia
Część pól zgłoszenia daje się wypełnić automatycznie, gdy zamówienie jest dostępne w systemie. Reszta pochodzi od przewoźnika i pojawia się później, czasem na kilka godzin przed przyjazdem.
| Dana | Skąd pochodzi | Kiedy jest znana |
|---|---|---|
| Asortyment i ilość | Pozycje zamówienia | Przy zamówieniu |
| Odbiorca i miejsce rozładunku | Nagłówek zamówienia | Przy zamówieniu |
| Numer rejestracyjny pojazdu | Przewoźnik | Na dzień przed dostawą |
| Liczba nośników do rozładunku | Dostawca przy kompletacji | Po spakowaniu wysyłki |
Wiersz czwarty ma znaczenie praktyczne, bo od liczby nośników zależy czas obsługi. Zamówienie liczone w sztukach nie wystarczy do wyznaczenia długości okna, dopóki ktoś nie przeliczy go na palety.
Jedno zamówienie, kilka dostaw
Realizacja częściowa jest regułą przy zamówieniach obejmujących wiele pozycji. Dostawca wysyła to, co ma na stanie, a resztę dowozi później, zwykle w innym terminie i innym pojazdem.
Rejestr musi wtedy odnotować, ile z danej pozycji przyjechało w którym transporcie. Bez tego stan realizacji zamówienia pozostaje nieznany, a odbiorca dowiaduje się o brakach dopiero przy rozliczeniu.
Praktyczna konsekwencja dotyczy zgłoszeń. Każdy przyjazd jest osobnym zgłoszeniem z własnym terminem, powiązanym z tym samym zamówieniem. Zbiorcze zgłoszenie obejmujące całą realizację nie zadziała, bo termin dotyczy pojazdu, a nie umowy.
Rodzaje dostaw wynikające z takiego podziału opisuje strona o rodzajach dostaw.
Kilka zamówień w jednym pojeździe
Sytuacja odwrotna jest częsta przy dostawcach obsługujących odbiorcę regularnie. Jeden pojazd przywozi towar z kilku zamówień złożonych w różnych dniach, bo tak wyszło z kompletacji.
Zgłoszenie odnosi się wtedy do transportu i niesie listę zamówień, których dotyczy. Czas obsługi liczy się z sumy nośników, a nie z pojedynczego dokumentu, co bywa źródłem opóźnień przy oknach wyznaczanych z jednego zamówienia.
Dodatkowa trudność pojawia się przy przyjęciu, bo dokumenty trzeba rozdzielić na właściwe zamówienia. Przy dużej liczbie pozycji rozdzielenie ręczne zajmuje więcej czasu niż sam rozładunek. Przebieg czynności przyjęcia opisuje strona o przyjmowaniu dostaw.
Czego zamówienie nie zawiera
Dane przewozowe pojawiają się poza dokumentem handlowym i nie da się ich z niego wyprowadzić. Cztery pozycje poniżej uzupełnia zwykle przewoźnik, korzystając z własnego dostępu.
- Numer rejestracyjny pojazdu - znany po przydzieleniu kursu, często dzień przed dostawą.
- Dane kierowcy - potrzebne do wystawienia przepustki i do kontaktu w razie opóźnienia.
- Rodzaj zabudowy - rozstrzyga o doborze rampy przy rozładunku bocznym albo chłodniczym.
- Godzina przyjazdu - wybierana z dostępnych terminów, niezależna od terminu handlowego.
Rozdzielenie tych pól od zamówienia ma znaczenie przy uprawnieniach. Przewoźnik uzupełnia dane przewozowe i nie musi widzieć warunków handlowych, które go nie dotyczą. Zakres pól wymaganych przy zgłoszeniu opisuje strona o danych do awizacji.
Termin z zamówienia i termin obsługi to dwie różne daty. Pierwszy wynika z umowy, drugi z dostępności rampy. Mylenie ich prowadzi do zgłoszeń zakładanych na dzień, w którym magazyn nie ma wolnych okien.
Status zamówienia a status dostawy
Oba dokumenty mają własny cykl życia i własne stany, których nie da się połączyć w jedną listę. Zamówienie bywa potwierdzone, częściowo zrealizowane albo zamknięte. Zgłoszenie jest oczekujące, przyjęte, obsługiwane albo zakończone.
Powiązanie między nimi działa w jedną stronę: zakończenie obsługi transportu zmienia stan realizacji zamówienia o przyjęte ilości. Odwrotna zależność nie zachodzi, bo anulowanie zamówienia nie unieważnia samo z siebie zgłoszenia pojazdu, który jest już w drodze.
Sytuacja ta wymaga osobnej obsługi. Odwołanie zamówienia po wyjeździe pojazdu kończy się zwykle przyjęciem towaru i zwrotem, a system powinien odnotować oba zdarzenia zamiast usuwać zgłoszenie.
Kto zakłada zgłoszenie
Wybór między dostawcą a odbiorcą przesądza o obciążeniu pracą i o jakości danych. Zgłoszenie zakładane przez odbiorcę wymaga od niego uzyskania danych przewozowych, których jeszcze nie ma.
Przeniesienie tej czynności na dostawcę albo przewoźnika daje dane pełniejsze i aktualniejsze, kosztem konieczności nadania dostępu podmiotom zewnętrznym. Przy kilkunastu stałych dostawcach nakład zwraca się w pierwszym miesiącu.
Układ pośredni polega na tym, że odbiorca zakłada zgłoszenie z danymi z zamówienia, a przewoźnik uzupełnia pojazd i kierowcę na własnym koncie. Przypisanie ról opisuje strona o organizacji dostaw.
Korekta zamówienia po założeniu zgłoszenia
Zmiana ilości albo usunięcie pozycji po zarezerwowaniu terminu zdarza się regularnie i wymaga decyzji, co zrobić z samą rezerwacją. Automatyczne przeliczenie długości okna bywa szkodliwe, bo skraca termin, na który przewoźnik już wysłał pojazd.
Bezpieczniejszy układ pozostawia rezerwację bez zmian i oznacza zgłoszenie jako wymagające sprawdzenia. Decyzję o skróceniu okna podejmuje dyspozytura, która wie, czy zwolniony czas da się wykorzystać.
Odwrotny kierunek jest prostszy: zwiększenie ilości wymaga wydłużenia okna, a gdy sąsiedni termin jest zajęty, przesunięcia dostawy. Im wcześniej informacja dotrze do rejestru, tym większa szansa, że znajdzie się miejsce.
Rozbieżność ilości przy przyjęciu
Ilość zamówiona, ilość awizowana i ilość faktycznie przyjęta bywają trzema różnymi liczbami. Pierwsza wynika z umowy, druga z tego, co dostawca spakował, trzecia ze stanu po rozładunku.
Rejestr obsługuje te wartości osobno, bo każda odpowiada na inne pytanie. Porównanie pierwszej z trzecią mówi o realizacji zamówienia, a drugiej z trzecią o rzetelności awizacji i o stratach w transporcie.
Przy powtarzających się rozbieżnościach przydaje się zestawienie w rozbiciu na dostawców. Odchylenie systematyczne wskazuje zwykle na różnicę w sposobie liczenia, a nie na braki. Sposób opisania zawartości transportu porządkuje strona o awizacji towaru. W jednym z wdrożeń nadwyżkę ilości formularz pokazuje obok pola zamiast blokować, co opisuje strona o nadwyżce ilości w awizacji.
Skąd system bierze zamówienia
Dokument handlowy powstaje zwykle poza rejestrem dostaw, w systemie sprzedaży albo u dostawcy. Sposób jego pobrania przesądza o tym, ile pracy ręcznej zostanie przy zakładaniu zgłoszeń.
- Wymiana przez interfejs - zamówienie pojawia się samo po zatwierdzeniu w systemie źródłowym.
- Plik wczytywany okresowo - prostszy w uruchomieniu, z opóźnieniem wynikającym z częstotliwości wczytania.
- Wprowadzenie przez dostawcę - gdy zamówienie powstaje po jego stronie i nie ma go w systemie odbiorcy.
- Wpisanie ręczne - przy pojedynczych dostawach spoza stałego obiegu.
Druga pozycja jest najczęstszym punktem startu, bo nie wymaga zmian w systemie sprzedaży. Jej ograniczeniem jest wiek danych: zamówienie złożone po ostatnim wczytaniu nie będzie widoczne do kolejnego cyklu.
Przy wszystkich układach poza ostatnim obowiązuje ta sama zasada: zamówienie ma jednego właściciela i jeden kierunek przepływu. Poprawki wprowadzone w rejestrze dostaw nie wracają do źródła i po kilku dniach rozjeżdżają się ze stanem. Przepływ danych w obsłudze dostaw porządkuje strona o logistyce dostaw.
Dostawy powtarzalne
Część zamówień wraca w stałym rytmie, co tydzień albo co dwa tygodnie, z tym samym asortymentem i tym samym dostawcą. Zakładanie dla nich osobnego zgłoszenia za każdym razem jest pracą bez treści.
Wzorzec zgłoszenia cyklicznego rozwiązuje to przez wygenerowanie terminów na cały okres z góry. Dostawca uzupełnia jedynie dane przewozowe przed każdym przyjazdem, a rezerwacja terminu jest już zrobiona.
Mechanizm wymaga jednej zasady porządkowej: wzorzec bez daty końcowej działa w nieskończoność i zajmuje okna długo po wygaśnięciu umowy. Termin zakończenia ustala się przy zakładaniu, nie przy pierwszej reklamacji o zablokowane terminy.
Korzyść ujawnia się także po stronie magazynu, bo stałe dostawy stanowią przewidywalną część obciążenia i dają się zaplanować wcześniej niż reszta ruchu. Prowadzenie planu pracy opisuje strona o planowaniu zadań w magazynie.
Termin handlowy a dostępne okno
Zamówienie niesie datę oczekiwanej dostawy, która została uzgodniona bez wiedzy o obłożeniu ramp. Zgłoszenie musi ją pogodzić z tym, co w danym dniu jest wolne, a bywa, że nie da się tego zrobić.
Wcześniejsze udostępnienie planowanych dostaw rozwiązuje większość takich przypadków. Dostawca widzący obłożenie w chwili potwierdzania zamówienia zaproponuje datę możliwą do obsłużenia, zamiast wybierać dzień, w którym magazyn jest już pełny.
Przy dostawach o terminie sztywnym pozostaje rezerwa pojemności utrzymywana na takie przypadki. Zasady wyznaczania samych terminów opisuje strona o oknie czasowym. W jednym z wdrożeń pozycje zamówienia oznaczone jako dostawa na żądanie mają własne listy i znacznik gotowości, co opisuje strona o gotowości pozycji do wywołania.