Nadwyżka ilości w awizacji jest w opisywanym wdrożeniu dozwolona. Według dokumentacji wdrożenia zamówienia bywają tam wystawiane na ilość szacowaną, więc dostawca dowozi czasem odrobinę towaru ponad zapisaną ilość. Formularz nie odrzuca takiej ilości, tylko pokazuje obok pola Ilość krótką informację.
Formularz awizacji nie ogranicza ilości pozycji do wartości z zamówienia. Gdy wpisana ilość jest większa od pozostałej do dostawy, po prawej stronie pola Ilość pojawia się czerwony tekst „Uwaga: ilość większa niż pozostała do dostawy (pozostało: N)”. Informacja nie blokuje zapisu i nie otwiera okna z pytaniem.
Kiedy twarda blokada ilości przeszkadza bardziej, niż pomaga
Przy zamówieniach na ilość szacowaną twarda blokada odrzucałaby ilości, które w takich zamówieniach są normalne. Dlatego w opisywanym wdrożeniu zamiast blokady jest informacja obok pola. Reakcje formularza na zbyt dużą ilość da się zaprojektować na trzy sposoby, które zestawia tabela. Projektant procesu zadaje sobie przy tym jedno pytanie: gdzie postawić kontrolę, a gdzie wystarczy sama informacja.
| Wariant | Co dzieje się po wpisaniu większej ilości | Komu odpowiada |
|---|---|---|
| Blokada twarda | System odrzuca ilość i wymaga poprawki | Zamówienia z ilością wiążącą |
| Blokada miękka z potwierdzeniem | System pyta, czy kontynuować | Zamówienia z rzadkimi odchyłkami |
| Informacja obok pola (wariant w opisywanym wdrożeniu) | System pokazuje tekst i przyjmuje ilość | Zamówienia na ilość szacowaną |
Co widzi użytkownik, gdy wpisze za dużo
Pole Ilość przyjmuje przy dopisywaniu pozycji liczby całkowite do 99 999 999, a zero jest odrzucane komunikatem „Podaj ilość”. Gdy wpisana ilość jest większa od ilości pozostałej wybranej pozycji, po prawej stronie pola pojawia się tekst „Uwaga: ilość większa niż pozostała do dostawy (pozostało: N)”. Tekst jest ciemnoczerwony i pogrubiony, a jego wysokość to 12 pikseli.
Tekst odświeża się przy zmianie pozycji i przy każdym naciśnięciu klawisza w polu Ilość. Znika, gdy ilość nie przekracza pozostałej albo gdy nie wybrano pozycji. Znika też po dodaniu pozycji.
Skąd system zna ilość pozostałą bez dodatkowego zapytania
Liczba N pochodzi z końcówki etykiety wybranej pozycji, która ma postać „nazwa indeks (N)”. System nie wysyła więc dodatkowego zapytania do bazy w chwili wpisywania ilości. Tekst reaguje na każdą zmianę wpisu w polu, bo nie czeka na odpowiedź bazy, a liczba w nawiasie jest już w etykiecie, gdy użytkownik wybiera pozycję. Sposób, w jaki liczba w nawiasie powstaje z zamówienia i awizacji, opisuje strona o ilości pozostałej do dostawy.
Pozycja pokryta w całości znika z listy Pozycja zamówienia. Nadwyżkę można więc wpisać przy dopisywaniu pozycji z ilością pozostałą albo podnieść ilość istniejącego wiersza w tabeli. Zamówienie, w którym wszystkie pozycje są pokryte awizacjami albo przekroczone, znika z listy Nr zamówienia, bo lista pokazuje tylko zamówienia z ilością niezaawizowaną. Zasady zamówienia jako źródła awizacji omawia strona o aplikacji do zamówień.
Dlaczego nie ma okna z pytaniem ani oznaczenia w tabeli
Informacja nie blokuje i nie zmienia zapisu, a okna z pytaniem też nie wyświetla. Przycisk DODAJ DO AWIZACJI działa tak samo jak bez niej.
Tabela pozycji nie ma oznaczeń nadwyżki: nie ma czerwonych komórek ani dodatkowej kolumny z uwagą. Według dokumentacji wdrożenia klient chciał samej informacji, bez okien potwierdzenia i bez oznaczeń w tabeli. Według tej samej dokumentacji zmianę sprawdził w przeglądarce użytkownik.
Nadwyżka ponad zamówienie jest dozwolona, więc system tylko ją pokazuje obok pola, a każdą późniejszą zmianę ilości w tabeli zapisuje w historii.
Te same zasady i ten sam tekst działają w formularzu logistyki i w formularzu dostawcy. Dostawca widzi więc to samo ostrzeżenie co pracownik klienta i podobnie jak on nie musi niczego potwierdzać.
Opis dotyczy formularza awizacji. System liczy ilości awizowane, a nie fizycznie przyjęte, więc przyjęcie towaru na magazynie jest poza zakresem tej strony.
Gdzie zostaje ślad zmiany ilości
Informacja o nadwyżce towarzyszy dopisywaniu pozycji z listy. Zmiana ilości w tabeli pozycji zapisuje się bez takiej informacji i sprawdza tylko, że ilość jest liczbą większą od zera, o czym mówi komunikat „Ilość musi być liczbą większą od zera”. Sprawdzenie działa zarówno w tabeli, jak i na serwerze.
Każda zmiana ilości w tabeli zostawia wpis w historii w postaci „Ilosc: stara wartość -> nowa wartość”, więc zmiana jest widoczna wstecz. Samo dopisanie pozycji z listy takiego wpisu nie tworzy.
Znacznik Pełna dostawa wstawia dokładnie ilość pozostałą. System proponuje ilość, a użytkownik może ją podnieść w tabeli. Działanie znacznika opisuje strona o pełnej dostawie jednym kliknięciem, a skutki anulowania awizacji dla ilości w zamówieniu strona o anulowaniu awizacji zwalniającym ilość.
Przykład: jedno zero za dużo
Dane w tym przykładzie są fikcyjne. Dostawca Testowy awizuje do zamówienia ZAK-26-0042 pozycję ITEM-0001, a lista pokazuje (120). Przez pomyłkę dopisuje jedno zero i wpisuje w polu Ilość 1200. Obok pola od razu pojawia się czerwony tekst z informacją, że pozostało 120.
Dostawca poprawia wpis na 120 i tekst znika. Gdyby faktycznie wiózł więcej, kliknąłby DODAJ DO AWIZACJI, a awizacja AW-26-0150 przyjęłaby większą ilość. Gdyby zmienił ilość później w tabeli pozycji, logistyka klienta zobaczy w historii awizacji wartość poprzednią i nową.
Jak podobną decyzję podjąć w innym zakładzie
O wyborze wariantu decydują trzy kryteria: częstość nadwyżek, koszt pomyłki i to, kto ponosi skutek. Przy ilości wiążącej, gdzie pomyłka kosztuje, uzasadniona bywa twarda blokada. Przy rzadkich odchyłkach wystarczy blokada miękka z pytaniem, a przy ilości szacowanej informacja obok pola.
Na etapie analizy pomagają cztery pytania. Decyzja o ilości wpływa też na planowanie terminów, które opisuje strona o oknach czasowych dostaw, oraz na pracę portiera przy wjeździe, którą opisuje strona o obsłudze bramy i portierni.
- Czy zamówienia w naszej firmie mają ilość wiążącą, czy szacowaną, i jak często dostawa jest większa?
- Kto ponosi skutek pomyłki w ilości i na którym etapie najłatwiej ją wychwycić?
- Czy informacja ma pojawiać się tylko przy dopisywaniu pozycji, czy także przy poprawce ilości w tabeli?
- Gdzie ma zostać ślad zmiany ilości i kto ma do niego dostęp?