Awizo nie jest e-mailem z godziną, tylko rekordem z identyfikatorem, który daje się zweryfikować na bramie w kilka sekund. Komplet pól ustala się raz i egzekwuje przy zapisie, bo brak numeru rejestracyjnego wychodzi dopiero wtedy, gdy pojazd stoi przed szlabanem.
Co musi zawierać awizo
Zestaw pól obowiązkowych wynika z tego, co trzeba zweryfikować na bramie i czego wymaga magazyn do przygotowania stanowiska. Rozszerzanie tej listy o dane „na wszelki wypadek" ma cenę: każde dodatkowe pole obniża odsetek zgłoszeń wypełnionych poprawnie za pierwszym razem.
- Identyfikacja pojazdu - numer rejestracyjny ciągnika i naczepy, bo na bramie sprawdzany bywa jeden lub drugi.
- Strony transportu - kontrahent, dla którego realizowana jest dostawa, oraz przewoźnik ją wykonujący.
- Charakter ładunku - rodzaj transportu, liczba jednostek ładunkowych i nośnik, od których zależy dobór rampy.
- Termin - zarezerwowane okno czasowe wraz z magazynem i bramą wjazdową.
Dane kierowcy stanowią osobną kategorię, bo są danymi osobowymi i podlegają własnym zasadom przechowywania. Zakres, w jakim można je zbierać i jak długo trzymać, porządkuje strona o awizacji a przepisach o ochronie danych. Pełną listę pól z komentarzem zebrano w materiale o danych do awizacji transportu.
Weryfikacja na bramie
Kontrola sprowadza się do odnalezienia właściwego zgłoszenia i porównania go ze stanem faktycznym. Szybkość zależy od tego, czym operator wyszukuje. Numer awizacji wpisywany ręcznie z kartki kierowcy jest najwolniejszą drogą i najbardziej podatną na pomyłkę.
| Sposób | Czas | Warunek działania |
|---|---|---|
| Skan kodu z dokumentu | Kilka sekund | Kierowca ma wydruk albo kod na telefonie |
| Odczyt tablicy rejestracyjnej | Automatyczny przy wjeździe | Kamera i czytelna tablica |
| Wyszukanie po numerze rejestracyjnym | Kilkanaście sekund | Numer zgodny ze zgłoszeniem |
| Dopasowanie częściowe | Do minuty | Stosowane przy tablicach zagranicznych |
Dopasowanie częściowe bywa traktowane jak obejście, a jest funkcją potrzebną na co dzień. Tablica zagraniczna, zabrudzona albo przepisana z błędem to sytuacja powtarzalna, nie wyjątek. Sposób działania odczytu automatycznego opisuje strona o rozpoznawaniu tablic rejestracyjnych.
Jeżeli operator na bramie musi przepisywać dane z kartki do formularza, awizo nie skróciło obsługi, tylko przeniosło pracę z magazynu na ochronę. Miarą sensu wdrożenia jest liczba pól, których nikt nie wprowadza ponownie.
Awizo po zmianach i po wjeździe
Zgłoszenie rzadko dojeżdża w postaci, w jakiej powstało. Zmienia się pojazd, kierowca, czasem liczba palet. Każda z tych zmian musi dać się wprowadzić bez zakładania nowego awiza, bo inaczej historia rozpada się na dwa rekordy i przestaje nadawać się do rozliczenia.
Po wjeździe dokument zmienia rolę. Przestaje być zapowiedzią, a staje się zapisem przebiegu: dołączają do niego znaczniki podstawienia pod rampę, zakończenia obsługi i wyjazdu. Do tego samego rekordu podpinane są dokumenty transportowe oraz podpis odbioru. Obieg tych załączników porządkuje strona o dokumentach w awizacji.
Przepustka i wydruki towarzyszące
Z zatwierdzonego awiza generuje się przepustka, którą kierowca okazuje przy wyjeździe. W obiektach z kontrolą ręczną jest to wydruk, w pozostałych kod wyświetlany na telefonie. Wariant elektroniczny opisuje strona o przepustce z kodem QR.
Drugim wydrukiem jest zestawienie ładunku dla magazynu, przygotowywane przed podstawieniem pojazdu. Dzięki niemu przyjęcie zaczyna się od sprawdzenia zgodności, a nie od ustalania, co właściwie przyjechało. Widok listy transportów zaplanowanych na dany dzień pokazuje strona o systemie awizacji dostaw.
Trzecim, spotykanym w obiektach z odprawą celną, jest komplet dokumentów dla agencji. Rola ta ma własny widok ograniczony do transportów objętych procedurą, bez dostępu do pozostałego ruchu na terenie zakładu.
Awiza powtarzalne
Część ruchu ma stały rytm: ten sam przewoźnik, ta sama godzina, ten sam magazyn, kilka razy w tygodniu. Zakładanie takich zgłoszeń pojedynczo jest pracą bez wartości, więc system generuje je z definicji cyklu wraz z rezerwacją terminów na cały okres.
Cykl ma dwa parametry, które trzeba ustalić przed uruchomieniem. Pierwszy to zachowanie w dni wolne - zgłoszenie przypadające na święto albo na dzień zamknięcia obiektu zostaje pominięte, a nie przesunięte na kolejny roboczy, bo przesunięcie kumuluje transporty w poniedziałek. Drugi to horyzont generowania, zwykle od kilku tygodni do kwartału, po którym cykl wymaga odnowienia.
Zgłoszenie z cyklu pozostaje edytowalne pojedynczo. Zmiana pojazdu w jednym terminie nie rusza pozostałych, a odwołanie całego cyklu zwalnia wyłącznie terminy przyszłe. Bez tego rozdzielenia korekta jednej dostawy kasowałaby historię całej serii.
Jakość zgłoszeń i jak ją mierzyć
Awizo źle wypełnione kosztuje więcej niż jego brak, bo generuje pracę na bramie i przy dyspozyturze. Trzy zestawienia z rejestru pokazują, gdzie dokładnie powstaje problem, i wszystkie liczą się bez dodatkowego nakładu.
- Zgłoszenia z korektą numeru rejestracyjnego - wysoki udział wskazuje, że przewoźnicy wpisują dane przed ustaleniem pojazdu.
- Awizacje bez załączonych dokumentów - lista wizyt zamkniętych bez kompletu, wymagających uzupełnienia przed rozliczeniem.
- Trafność terminu - odległość między zadeklarowanym oknem a godziną zgłoszenia na bramie, liczona osobno dla każdego przewoźnika.
- Udział wizyt nieplanowanych - miara tego, na ile awizacja przyjęła się u firm współpracujących.
Pierwsza z tych wielkości bywa mylnie odczytywana jako niedbałość przewoźnika. Częściej oznacza, że formularz wymaga numeru rejestracyjnego na etapie, na którym spedycja jeszcze go nie zna. Rozwiązaniem jest dopuszczenie uzupełnienia tego pola do progu przed oknem, a nie napominanie kontrahentów. Sposób prowadzenia zestawień jakościowych opisuje strona o wskaźnikach OTIF.