Wjazd nieawizowany zdarza się wtedy, gdy kierowca przyjeżdża na bramę bez awizacji, bo plany transportu zmieniły się tego samego ranka. W opisywanym wdrożeniu portier nie odsyła takiego auta, tylko wybiera w menu pozycję Wjazd nieawizowany i wypełnia krótki formularz. Po zapisie auto ma numer i przepustkę, a jego wizyta ma status na terenie.
Auto bez awizacji rejestruje się formularzem Wjazd bez awizacji. Po kliknięciu ZAPISZ system tworzy pełną awizację od razu w statusie na terenie i nadaje jej numer Load Plan z tego samego licznika co zwykłe awizacje. Przepustka w formacie PDF otwiera się do wydruku, gdy formularz stoi na pełnej stronie. Wizyta trafia do zestawień jak każda inna.
Auto spoza kalendarza też jest wizytą
W aktualnej wersji menu portierni jest pozycja Wjazd nieawizowany, która otwiera formularz Wjazd bez awizacji. Dane miejsca, w którym stoi operator, formularz bierze z jego konta, a odpowiadające im pola są ukryte i nie podlegają wyborowi.
Wizyta bez awizacji nie jest wyjątkiem poza systemem. Powstaje w nim ta sama awizacja co przy zwykłym transporcie, tylko krócej zarejestrowana. Okno, w którym portier obsługuje potem wjazd i wyjazd, opisuje strona o obsłudze bramy i portierni przy dostawie.
Wjazd bez awizacji nie jest wyjątkiem poza systemem, bo dostaje numer i przepustkę, a jego wizyta ma status na terenie.
Formularz ma kilka pól i jeden warunek
Wymagane jest tylko pole Rodzaj zdarzenia, które ma dwie wartości: dostawa do magazynu albo wysyłka z magazynu. Etykiety mają dodatek w języku angielskim. Drugi warunek dotyczy tego, kto wchodzi na teren: wystarczy wybrany kontrahent albo nazwa firmy od pięciu znaków.
Kontrahenta wybiera się w polu Kontrahent, które jest wyszukiwarką z podpowiedzią „wpisz min 2 znaki, aby rozpocząć szukanie”. Obok jest pole Nazwa firmy do 50 znaków, przeznaczone dla firm spoza kartoteki. Gdy żadne z nich nie spełnia warunku, formularz pokazuje komunikat „podaj kto wchodzi na teren zakładu (min. 5 znaków)”.
| Pole formularza | Rola pola | Limit lub źródło |
|---|---|---|
| Rodzaj zdarzenia | Wymagane: dostawa albo wysyłka | Lista z konfiguracji |
| Kontrahent | Wyszukiwarka | Od 2 znaków |
| Nazwa firmy | Tekst dla firm spoza kartoteki | Do 50 znaków |
| Rodzaj transportu | Wybór z listy | Krótka lista ze słownika |
| Nr rejestracyjny auta i naczepy | Tekst | Po 20 znaków |
| Imię i nazwisko | Tekst | Do 50 znaków |
| Telefon | Tekst | Do 50 znaków |
| Do kogo i w jakiej sprawie | Tekst wielowierszowy | Do 250 znaków |
Rodzaj transportu wybiera się z krótkiej listy słownika i nie jest polem wymaganym. Pole Do kogo i w jakiej sprawie jest wielowierszowe, a jego treść zapisuje się w uwagach awizacji.
Zapis tworzy awizację od razu na terenie
Przycisk ZAPISZ tworzy awizację od razu w statusie na terenie, bez etapu oczekiwania. System oznacza ją jako osobny rodzaj ruchu, odróżniony od zwykłych awizacji. Numer Load Plan pochodzi z tego samego licznika co numery zwykłych awizacji, więc auto bez awizacji nie dostaje numeru z osobnej puli.
Na czas wizyty system liczy chwilę rejestracji plus 30 minut. Wjazd nieawizowany nie ma pozycji zamówienia, więc jego status dokumentacji to „Brak”, a awizacja nie trafia do kolejki kontroli jakości. Różnicę między statusem wizyty a statusem dokumentacji opisuje strona o dwóch statusach awizacji.
Przepustka wychodzi na wydruk po zapisie
Po zapisie ekran pokazuje komunikat „DANE ZOSTAŁY ZAPISANE”. Dalej zależy od tego, gdzie formularz stoi. Na pełnej stronie, otwieranej z menu portierni, system po sekundzie otwiera wydruk przepustki w formacie PDF. W oknie modalnym okno po sekundzie się zamyka i przepustka nie otwiera się automatycznie.
Zestawienie wjazdów nieawizowanych ma przyciski Podpis i Przepustka. Elektroniczną przepustkę z kodem QR w innym układzie opisuje strona o przepustce elektronicznej, a zakres danych kierowcy zbieranych przy wjeździe strona o awizacji a RODO.
Wjazd zostaje w zestawieniach jak każda wizyta
Logistyka klienta znajdzie wizytę w zestawieniu Wjazd na teren nieawizowany, które pokazuje wizyty z ostatnich 30 dni. Zestawienie jest w menu logistyki klienta, w pozycji Transport nieawizowany. W menu portierni go nie ma, a portier widzi tę samą wizytę na liście Wyjazd z terenu.
Zestawienie pokazuje m.in. numer Load Plan, dzień, godzinę od i godzinę do. Jest w nim także kolumna Wyjechał. Dalej są kontrahent, opis, numer auta i kierowca. Na końcu stoją informacje o zapisie (kto go wykonał i kiedy) oraz numer referencyjny.
Dane kierowcy i numery pojazdów zapisują się razem z awizacją, tak samo jak nazwa firmy. W zestawieniu nazwę firmy widać w kolumnie Opis, a numer auta i kierowcę w kolumnach o tych nazwach. Treści pola Do kogo i w jakiej sprawie w zestawieniu nie ma, bo trafia ona do uwag awizacji.
Dla zewnętrznego eksportu przygotowano widok danych, w którym wjazd nieawizowany ma rodzaj „Wjazd nieawizowany”, a w polu numeru zamówienia przekazywana jest treść pola Do kogo i w jakiej sprawie. Widok obejmuje wjazdy na terenie i zakończone. Przebiegu samego eksportu nie opisujemy.
Wyjazd zamyka się tym samym przyciskiem co przy zwykłej awizacji
Wyjazd zamyka się w zestawieniu Wyjazd z terenu, które łączy awizacje i wjazdy nieawizowane i ma kolumnę Nazwa firmy. Wizytę zamyka ten sam przycisk co przy zwykłych awizacjach, niezależnie od rodzaju zdarzenia. Podział menu, w którym zestawienie wjazdów nieawizowanych jest dostępne dla logistyki, a dla portierni nie, opisuje strona o rolach i menu w portalu awizacji.
Przykład: kierowca przyjeżdża na bramę bez awizacji
Dane w tym przykładzie są fikcyjne. Kierowca Dostawcy Testowego przyjeżdża na bramę bez awizacji. Portier wybiera pozycję Wjazd nieawizowany i ustawia rodzaj zdarzenia Dostawa do magazynu. Potem wybiera kontrahenta i wpisuje numer auta oraz telefon kierowcy.
Po kliknięciu ZAPISZ widzi komunikat „DANE ZOSTAŁY ZAPISANE”, a system otwiera przepustkę z numerem AW-26-0160 do wydruku, bo formularz stoi na pełnej stronie. Wizyta jest na liście Wyjazd z terenu, a logistyka klienta znajdzie ją też w zestawieniu Wjazd na teren nieawizowany. Po rozładunku portier zamyka ją tym samym przyciskiem co zwykłą awizację.
Cztery pytania przed wdrożeniem podobnego formularza
Na etapie analizy rejestracji aut bez awizacji pomagają cztery pytania. Ruch nieawizowany w obiekcie z kamerami i szlabanem opisuje strona o kontroli wjazdu i wyjazdu pojazdów, a pracę operatora przy takim wjeździe strona o stanowisku ochrony na bramie. Ogólną procedurę wjazdu bez awizacji zbiera strona o dostawach nieawizowanych.
- Jakie minimum danych o kierowcy i pojeździe musi zebrać ochrona przy wjeździe bez awizacji?
- Czy wjazd nieawizowany ma dostać numer z tej samej puli co awizacje, czy z osobnej?
- Gdzie ma być widoczny wjazd nieawizowany: w tych samych zestawieniach co awizacje czy we własnym?
- Czy dane o takich wjazdach mają trafiać do systemu klienta i w jakiej formie?