Pojazd własny kosztuje tyle samo w miesiącu, w którym jeździ codziennie, co w tym, w którym stoi. Dlatego flotę utrzymuje się na wolumen podstawowy, a szczyty obsługuje przewoźnikami, nie odwrotnie.
Flota własna wobec przewoźników
Decyzja o utrzymywaniu własnego taboru sprowadza się do porównania dwóch struktur kosztów. Pojazd własny generuje koszt stały niezależny od wykorzystania: rata, ubezpieczenie, przeglądy, wynagrodzenie kierowcy. Przewoźnik zewnętrzny kosztuje wyłącznie wtedy, gdy jedzie.
Wynika z tego reguła, którą łatwo sformułować i trudniej stosować. Flotę utrzymuje się na wolumen podstawowy, czyli ten występujący również w najsłabszym miesiącu. Wszystko powyżej obsługują przewoźnicy. Odwrócenie tej zasady daje pojazdy stojące przez kwartał i koszt, którego nikt nie przypisuje do konkretnego przewozu.
| Element | Flota własna | Przewoźnik zewnętrzny |
|---|---|---|
| Koszt przy niskim wolumenie | Niezmieniony | Proporcjonalny do zleceń |
| Dostępność w szczycie | Ograniczona liczbą pojazdów | Zależna od rynku i stawek |
| Kontrola nad terminem | Pełna | Wynikająca z umowy |
| Dane o przebiegu przewozu | Własne, kompletne | Tyle, ile przekaże wykonawca |
Co musi zawierać kartoteka floty
Plan tras wykonalny wymaga danych o ograniczeniach zasobów. Prowadzenie ich poza systemem kończy się kursem przypisanym pojazdowi stojącemu w serwisie, co wychodzi na jaw rano, gdy nie ma już czasu na zmianę.
- Ładowność i wymiary - wyznaczają, które zlecenia dany pojazd obsłuży.
- Wyposażenie - winda, agregat chłodniczy, mocowania; przesądza o rodzaju ładunku.
- Terminy przeglądów i badań - wyłączają pojazd z planowania na okres serwisu.
- Uprawnienia kierowców - dopuszczenia do rodzajów ładunku wraz z ważnością dokumentów.
Czwarta pozycja bywa prowadzona w kadrach i nieudostępniana planowaniu, co prowadzi do przydziałów niemożliwych do wykonania. Wystarczy przekazywanie samej daty ważności, bez pozostałych danych kadrowych.
Pojazd wyłączony z planowania na czas serwisu musi znikać z listy dostępnych automatycznie, a nie przez pamięć dyspozytora. Jedna pomyłka w tym miejscu kosztuje odwołany kurs i przesunięcie u odbiorcy.
Koszt eksploatacji w podziale na pojazdy
Koszt floty rozliczany zbiorczo nie prowadzi do żadnej decyzji. Dopiero podział na pojazdy i na przejechane kilometry pokazuje, który egzemplarz zaczyna kosztować więcej, niż jest wart.
Składniki, które trzeba przypisać do pojazdu, to paliwo, serwis, opony, ubezpieczenie i amortyzacja. Pierwsze trzy rosną wraz z wiekiem, co przy zestawieniu z wartością odtworzeniową daje moment, w którym wymiana staje się tańsza od utrzymania.
Zestawienie takie ma sens od kilku pojazdów wzwyż. Przy dwóch samochodach różnice mieszczą się w przypadkowości i wnioski bywają mylące. Zakres danych zbieranych z pojazdu opisuje strona o telematyce w transporcie.
Planowanie pracy kierowców
Ograniczenia czasu pracy wynikające z przepisów są twarde i wpływają na plan silniej niż dostępność pojazdów. Kurs zaplanowany bez uwzględnienia pozostałego czasu jazdy kończy się postojem w miejscu przypadkowym, a nie na bazie.
Powiązanie danych o czasie pracy z planem tras pozwala odrzucić przydział przed wysłaniem zlecenia. Drugim elementem jest planowanie powrotu: kurs, po którym kierowca nie zdąży wrócić na bazę, oznacza nocleg i koszt, który trzeba doliczyć do rachunku danej relacji.
Dane z tras a rozliczenie z odbiorcami
Flota własna daje komplet danych o przebiegu przewozu, czego nie zapewnia współpraca z przewoźnikami zewnętrznymi. Godziny wyjazdu, przyjazdu i czas spędzony u odbiorcy są wtedy własnym zapisem, a nie deklaracją drugiej strony.
Ma to znaczenie przy rozmowie o oknach czasowych. Firma dysponująca własnymi danymi o czasie oczekiwania pod rampami swoich odbiorców prowadzi ją na liczbach, a nie na wrażeniach kierowców. Sposób ich liczenia opisuje strona o koszcie przestoju pojazdu, a planowanie kursu pod okna - materiał o kalendarzu dla firmy transportowej.
Pojazdy własne na terenie zakładu
Firmy prowadzące własny tabor mają zwykle także pojazdy poruszające się wyłącznie po terenie: ciągniki placowe, wózki, samochody techniczne. Ich ruch nie podlega siatce okien czasowych, ale zajmuje ludzi i generuje zdarzenia warte ewidencji.
Przestawienie naczepy spod hali na parking ma wszystkie cechy zlecenia: miejsce początkowe, docelowe i osobę wykonującą. Pozostawienie go poza rejestrem zaniża rzeczywiste obciążenie zespołu. Zasady prowadzenia takiego ruchu opisuje strona o zasobach placu, a kontrolę wjazdu pojazdów własnych - materiał o kontroli wjazdu i wyjazdu.
Wahania wolumenu w ciągu roku
Większość branż ma sezon i miesiące słabsze, a różnica potrafi wynosić kilkadziesiąt procent. Flota dobrana do szczytu stoi wtedy przez pół roku, flota dobrana do dołka nie obsłuży sezonu bez wsparcia z zewnątrz.
Punktem wyjścia jest rozkład miesięczny z ostatnich dwóch lat, a nie średnia roczna. Poziom, przy którym własny tabor ma sens, wyznacza miesiąc najsłabszy, bo to on decyduje, ile pojazdów będzie jeździło zawsze.
Drugą decyzją jest sposób zabezpieczenia szczytu. Umowa ramowa z przewoźnikiem na gwarantowaną liczbę pojazdów w sezonie kosztuje więcej za kurs niż zlecenia doraźne, a mniej niż utrzymywanie własnego taboru przez resztę roku. Rachunek zależy od tego, jak dużą część roku obejmuje szczyt.
Przy planowaniu warto pamiętać, że sezon obciąża także magazyn. Zwiększona liczba pojazdów przy niezmienionej liczbie ramp oznacza kolejkę niezależnie od tego, kto te pojazdy dostarczy. Sposób przygotowania siatki okien na taki okres opisuje strona o planowaniu dostaw w okresach szczytowych.
Współpraca ze stałymi przewoźnikami
Uzupełnianie własnego taboru zleceniami zewnętrznymi działa lepiej przy wąskim gronie stałych wykonawców niż przy doraźnym szukaniu wolnych pojazdów. Znany przewoźnik ma konto w portalu, zna procedurę na obiektach i przewidywalnie dotrzymuje terminów.
Budowa takiej grupy wymaga danych. Ocena oparta na udziale dostaw zrealizowanych w zadeklarowanym oknie, liczonym z rejestru, pozwala rozstrzygnąć, z kim przedłużać współpracę, bez odwoływania się do wrażeń dyspozytury.
Warto przy tym rozdzielić opóźnienia wynikające z pracy przewoźnika od tych spowodowanych przez własny magazyn. Bez tego podziału ocena bywa niesprawiedliwa, a firma tracąca czas pod naszą rampą wygląda tak samo jak ta spóźniająca się w trasie. Metodę liczenia porządkuje strona o wskaźnikach OTIF.