Rozładunek to zwykle mniejsza część czasu przyjęcia. Resztę zajmuje sprawdzenie ilości, ocena stanu towaru i obsługa rozbieżności, a ta ostatnia potrafi wydłużyć pojedynczą wizytę kilkukrotnie, jeżeli nie ma ustalonej ścieżki postępowania.
Z czego składa się przyjęcie
Przyjęcie towaru dzieli się na cztery czynności o bardzo różnym czasie trwania. Rozładunek jest zwykle najkrótszą z nich, a najdłuższa bywa ta, której nikt nie planuje.
- Podstawienie i rozładunek - czas zależny od rodzaju ładunku i wyposażenia rampy.
- Kontrola ilościowa - porównanie liczby jednostek z dokumentem i ze zgłoszeniem.
- Ocena stanu towaru - sprawdzenie uszkodzeń, dat przydatności, warunków przewozu.
- Obsługa rozbieżności - protokół, decyzja o przyjęciu warunkowym albo o odmowie.
Ostatnia pozycja występuje w niewielkim odsetku dostaw, a odpowiada za znaczną część łącznego czasu. Jedna wizyta z brakiem ilościowym i niejasną ścieżką decyzyjną potrafi zająć rampę na dwie godziny, podczas gdy zgodne przyjęcie tego samego ładunku trwa dwadzieścia minut.
Kontrola ilościowa bez przepisywania danych
Liczba jednostek zadeklarowana w zgłoszeniu daje punkt odniesienia jeszcze przed podstawieniem pojazdu. Magazynier porównuje stan faktyczny z wartością już obecną w systemie, zamiast wprowadzać ją od zera z dokumentu kierowcy.
Skan kodu z dokumentu transportowego przy potwierdzeniu przybycia dopasowuje wizytę do zgłoszenia w kilka sekund. Wariant ręczny, czyli wyszukanie po numerze rejestracyjnym, działa równie dobrze przy małym ruchu i gorzej przy kilkudziesięciu transportach dziennie. Zawartość samego dokumentu opisuje strona o awizach dostaw.
| Rozbieżność | Kto decyduje | Skutek dla wizyty |
|---|---|---|
| Brak ilościowy | Magazyn, w ramach progu tolerancji | Przyjęcie z adnotacją, bez wstrzymania |
| Nadwyżka | Dział zakupów albo handlowy | Przyjęcie warunkowe lub odmowa części |
| Uszkodzenie towaru | Magazyn i kontrola jakości | Protokół, czasem zwrot na pojazd |
| Niezgodność asortymentu | Dział zakupów | Wstrzymanie do ustalenia, najdłuższa ścieżka |
Próg tolerancji dla braków ilościowych ustalony z góry skraca przyjęcia najbardziej. Bez niego każda różnica jednej palety wymaga telefonu, a pojazd czeka pod rampą do czasu odebrania decyzji.
Rozbieżność rozstrzygana przy rampie blokuje stanowisko. Jeżeli ustalenia potrwają dłużej niż kwadrans, towar przechodzi do strefy wstrzymanej, a pojazd wyjeżdża - inaczej jedna dostawa zatrzymuje harmonogram całego dnia.
Dokumenty i ich obieg
Przyjęcie kończy się kompletem dokumentów podpiętych do rekordu wizyty: potwierdzeniem odbioru, skanem listu przewozowego, a przy niezgodności protokołem rozbieżności. Prowadzenie tego obiegu przy rekordzie zamiast w segregatorze skraca zamknięcie rozliczenia o dni.
Zestawienie wizyt zamkniętych bez kompletu załączników pokazuje przypadki wymagające uzupełnienia, zanim faktura trafi do akceptacji. Sam obieg porządkuje strona o dokumentach w awizacji.
Wpływ czasu przyjęcia na siatkę okien
Długość okna dobiera się z rozkładu rzeczywistych czasów obsługi, a nie ze średniej. Ogon długich przyjęć, generowany zwykle przez rozbieżności i kontrolę jakości, wypycha kolejne zgłoszenia i tworzy kolejkę mimo poprawnie zaplanowanego harmonogramu.
Rozwiązaniem jest wydzielenie rodzaju transportu dla dostaw wymagających pełnej kontroli, z własną, dłuższą siatką i przypisaniem do wybranych ramp. Mechanizm doboru parametrów opisuje strona o definiowaniu okien czasowych, a uzasadnienie samej rezerwacji - materiał o rezerwacji okien czasowych.
Co mierzyć przy przyjęciach
Cztery wielkości opisują proces przyjęć wystarczająco dokładnie, żeby wskazać miejsce poprawy, i wszystkie liczą się z rejestru bez dodatkowej pracy.
- Średni czas obsługi w rozbiciu na rampy - ujawnia stanowiska gorzej wyposażone albo źle przypisane.
- Udział przyjęć z rozbieżnością - liczony osobno dla kontrahentów, wskazuje źródło problemu.
- Czas do odłożenia towaru - pokazuje, czy wąskim gardłem jest rampa czy strefa przyjęć.
- Przyjęcia zamknięte bez dokumentów - przypadki wstrzymujące rozliczenie.
Drugi wskaźnik prowadzi zwykle do konkretnego dostawcy albo konkretnego asortymentu, a nie do ogólnego wniosku o jakości dostaw. Definicje mierników terminowości porządkuje strona o wskaźnikach OTIF, a organizację pracy magazynu - materiał o zarządzaniu logistyką magazynową.
Przyjęcia bez odkładania do składowania
Część towaru nie trafia na regały. Dostawa przeznaczona do natychmiastowej wysyłki przechodzi przez magazyn drogą skróconą: z rampy przyjęć na strefę wydań albo wprost na pojazd odbierający. Oszczędność jest znaczna, bo znika odłożenie i późniejsze pobranie.
Warunkiem jest zgranie dwóch terminów. Pojazd odbierający musi być pod rampą w oknie następującym po przyjęciu, a nie trzy godziny później, bo wtedy towar i tak zajmuje powierzchnię buforową. Harmonogram obu stron trzeba więc planować razem, co wymaga jednej siatki obejmującej przyjęcia i wydania.
Drugim warunkiem jest kontrola wykonana przy rampie, bez przenoszenia towaru do strefy sprawdzania. Rozbieżność wykryta po załadunku na pojazd odbierający jest kosztowniejsza niż przy zwykłym przyjęciu, bo dotyczy już wysyłki z własnym terminem u odbiorcy.
Ścieżka ta sprawdza się przy asortymencie o stałej charakterystyce i sprawdzonych dostawcach, u których udział rozbieżności jest niski. Wprowadzanie jej dla towaru wymagającego kontroli jakości zwykle kończy się powrotem do trybu zwykłego po kilku tygodniach. Zasady doboru okien dla obu kierunków opisuje strona o zarządzaniu dokami w magazynie.