Dla planisty najważniejszy jest stan potwierdzenia, nie sam fakt złożenia zamówienia. Zamówienie przyjęte, ale bez zarezerwowanego okna u odbiorcy, jest deklaracją, a nie dostawą wpisaną w harmonogram.
Pytanie, na które program ma odpowiadać
Praca planisty zakupów opiera się na przewidywalności. Decyzja o wielkości kolejnego zamówienia zależy od tego, czy poprzednie dotrze na czas, a nie od średniej z ostatniego kwartału. Wymaga to dostępu do stanu pojedynczej dostawy, nie do zestawienia zbiorczego.
Stan ten ma kilka poziomów, które bywają mylone. Zamówienie złożone to deklaracja po stronie kupującego. Zamówienie potwierdzone przez dostawcę to zobowiązanie do wysyłki. Dopiero zarezerwowane okno czasowe u odbiorcy oznacza dostawę wpisaną w harmonogram magazynu, z przypisaną rampą i obsadą.
| Stan | Kto go nadaje | Co jest jeszcze niepewne |
|---|---|---|
| Złożone | Kupujący | Czy dostawca przyjmie i w jakim terminie |
| Potwierdzone | Dostawca | Czy transport zostanie zamówiony na czas |
| Awizowane | Przewoźnik lub dostawca | Czy pojazd dojedzie w zadeklarowanym oknie |
| Przyjęte | Magazyn | Nic - ilość i stan są znane |
Zamówienia bez zarezerwowanego terminu
Zestawienie zamówień potwierdzonych, którym brakuje awizacji, jest najużyteczniejszym widokiem dla planisty. Pokazuje dostawy zagrożone: towar ma przyjechać w tym tygodniu, a nikt nie zarezerwował dla niego okna.
Przyczyny bywają różne i każda wymaga innej reakcji. Dostawca nie zamówił transportu, przewoźnik nie dostał dostępu do portalu, albo siatka okien na dany dzień jest już pełna. Trzeci przypadek jest sygnałem dla magazynu, nie dla zakupów, bo oznacza zderzenie planu zakupowego z przepustowością ramp.
Wczesne wychwycenie tego zderzenia pozwala rozsunąć zamówienia w czasie, zanim pojazdy staną przed bramą. Bez takiego widoku problem ujawnia się w dniu dostawy, kiedy jedynym wyjściem jest odesłanie części transportów. Sposób doboru pojemności siatki opisuje strona o definiowaniu okien czasowych.
Plan zakupowy układany bez oglądania się na przepustowość ramp jest planem częściowo niewykonalnym. Magazyn przyjmujący sześćdziesiąt transportów dziennie nie przyjmie dziewięćdziesięciu, choćby wszystkie zamówienia były potwierdzone.
Ocena dostawców na danych z rejestru
Rozmowa z dostawcą o terminowości bez liczb kończy się wymianą wrażeń. Rejestr wizyt dostarcza trzy wielkości, które da się przedstawić i których nie da się podważyć, bo opierają się na znacznikach czasu z bramy.
- Udział dostaw w zadeklarowanym oknie - podstawowa miara dotrzymania terminu.
- Udział dostaw z rozbieżnością ilościową - liczony osobno dla każdego dostawcy i asortymentu.
- Średnie wyprzedzenie awizacji - ile dni przed dostawą rezerwowany jest termin.
- Liczba przesunięć terminu - z podziałem na inicjowane przez dostawcę i przez magazyn.
Ostatni podział bywa pomijany, a bez niego ocena jest niesprawiedliwa. Dostawca, któremu magazyn trzykrotnie przesunął okno, wygląda w zestawieniu tak samo jak ten, który sam zmieniał termin. Metodę liczenia terminowości porządkuje strona o wskaźnikach OTIF.
Powiązanie z systemem zakupowym
Numer zamówienia jest jedynym sensownym łącznikiem między systemem handlowym a rejestrem wizyt. Podawany przy zakładaniu awizacji, pozwala później zestawić zamówioną ilość z przyjętą bez ręcznego dopasowywania dokumentów.
Pobieranie tego numeru ze słownika zamiast wpisywania ręcznie usuwa najczęstsze źródło błędu. Przewoźnik przepisujący go z wiadomości e-mail pomyli cyfrę raz na kilkadziesiąt zgłoszeń, a każda taka pomyłka wymaga później ręcznego powiązania. Dostępne sposoby połączenia zebrano na stronie o integracjach.
Informacja zwrotna dla planisty
Zamiast codziennego przeglądania zestawień działa mechanizm odwrotny: system zgłasza przypadki wymagające decyzji. Trzy zdarzenia wystarczają, żeby pokryć większość sytuacji wymagających reakcji zakupów.
Pierwsze to zamówienie potwierdzone bez awizacji na kilka dni przed terminem. Drugie to przesunięcie okna przez dostawcę poza uzgodniony tydzień. Trzecie to przyjęcie z rozbieżnością ilościową przekraczającą próg tolerancji. Każde z nich trafia do osoby odpowiedzialnej za dany asortyment, a nie na skrzynkę ogólną.
Warunkiem działania tej warstwy jest aktualna kartoteka osób kontaktowych po obu stronach. Zakres danych wymaganych przy zgłoszeniu zbiera strona o danych do awizacji, a obieg samego zgłoszenia - materiał o awizowaniu transportów.
Planowanie w okresach szczytowych
Sezonowość obciąża magazyn dwukrotnie: rośnie liczba dostaw i równocześnie liczba wysyłek. Plan zakupowy układany na podstawie średniej rocznej rozjeżdża się wtedy z przepustowością, a skutek widać w kolejce pod bramą, nie w zestawieniach zakupów.
Sensowne przygotowanie zaczyna się od porównania dwóch liczb: planowanego wolumenu przyjęć na tydzień szczytu i pojemności siatki okien w tym samym tygodniu. Różnica wskazuje, ile transportów trzeba przesunąć wcześniej albo rozłożyć na kolejne dni. Decyzja zapada wtedy w spokoju, a nie w dniu, gdy pojazdy już jadą.
Drugim narzędziem jest przedterminowe zamówienie towaru o stabilnym zużyciu. Przyjęcie go dwa tygodnie przed szczytem zajmuje powierzchnię składowania, ale zwalnia rampy w najtrudniejszym momencie. Rachunek zależy od kosztu utrzymania zapasu wobec kosztu przestojów, a oba da się policzyć z danych.
Trzecim, stosowanym przy silnej sezonowości, jest czasowe rozszerzenie godzin przyjęć. Wymaga uzgodnienia z przewoźnikami z wyprzedzeniem, bo sama zmiana siatki nie sprawi, że ktoś przyjedzie o szóstej rano. Sposób prowadzenia takich korekt opisuje strona o zarządzaniu oknami czasowymi.