Program awizacji dostaw przypisuje każdemu transportowi okno czasowe, bramę i rampę, a potem prowadzi go przez kolejne stany aż do wyjazdu z obiektu. Z tych przejść powstają znaczniki czasu, na których opiera się rozliczenie terminowości i rachunek kosztu postoju.
Co robi program awizacji
Zakres bywa mylony z systemem magazynowym, więc warto postawić granicę od razu. Program awizacji odpowiada za ruch pojazdu: kiedy wjedzie, którędy, pod którą rampę podjedzie i kiedy zwolni stanowisko. Nie odpowiada za to, co zjechało z naczepy - od tego jest dokument przyjęcia w WMS albo ERP.
Z tej granicy wynika reszta. Program potrzebuje danych transportu, nie danych towaru: numerów rejestracyjnych, przewoźnika, kierowcy i powiązania z dokumentem dostawy. Wystarczy to do zarezerwowania okna i przypisania zasobów, a jednocześnie jest na tyle mało, że przewoźnik wypełni formularz bez kontaktu z magazynem. Cały proces od strony procesowej opisuje katalog awizowania transportów.
Droga jednego transportu przez system
Plac w podziale na statusy
Dyspozytor nie pracuje na liście zgłoszeń, tylko na widoku, który pokazuje, gdzie w tej chwili jest każdy pojazd. Kolumny odpowiadają stanom zgłoszenia, kafelki - pojedynczym transportom, a pozycja w pionie wskazuje godzinę rezerwacji.
Wartość tego widoku polega na tym, że pokazuje zatory, zanim ktoś zadzwoni. Kolumna parkingu, która zaczyna się zapełniać w południe, oznacza, że rampy nie nadążają za tempem wpuszczania pojazdów przez bramę. Kolumna odprawy celnej rosnąca od rana wskazuje wąskie gardło poza magazynem. Sama lista zgłoszeń posortowana po godzinie nie powie o tym nic.
Widok operacyjny ma sens tylko wtedy, gdy statusy są nadawane w chwili zdarzenia. Odklikiwanie całego dnia po zmianie daje tablicę, która wygląda poprawnie i opisuje stan sprzed trzech godzin.
Brama i rampa to dwa zasoby
Najczęstszy błąd konfiguracji polega na traktowaniu wjazdu i rozładunku jako jednej rzeczy. To dwa zasoby o zupełnie różnej przepustowości i każdy wymaga osobnego ustawienia.
| Cecha | Brama wjazdowa | Rampa |
|---|---|---|
| Czas zajęcia | Kilka minut na pojazd | Od kilkudziesięciu minut do kilku godzin |
| Co ogranicza | Szybkość weryfikacji dokumentów | Czas rozładunku i obsada magazynu |
| Skutek przeciążenia | Kolejka na drodze przed obiektem | Kolejka na placu i rosnący postój |
| Kto steruje | Ochrona | Magazyn |
Rozdzielenie obu zasobów daje też narzędzie na godziny szczytu: pojazd może wjechać na teren i poczekać na parkingu buforowym, zamiast stać przed bramą na drodze publicznej. Wymaga to miejsca na placu i statusu, który odróżni pojazd czekający od obsługiwanego. Jak wygląda ta część procesu, pokazuje wizualizacja zajętości miejsc parkingowych, a sama obsługa wjazdu - kontrola wjazdu i wyjazdu pojazdów.
Powiadomienia i szablony
Powiadomienie ma sens wtedy, gdy odbiorca może na nie zareagować. Wiadomość o przypisaniu rampy wysłana kierowcy, który stoi już pod bramą, jest informacją bez zastosowania; ta sama wiadomość wysłana godzinę wcześniej do dyspozytora przewoźnika zmienia decyzję o trasie.
| Kanał | Odbiorca | Kiedy działa najlepiej |
|---|---|---|
| Dyspozytor przewoźnika | Potwierdzenie rezerwacji i zmiana terminu z wyprzedzeniem | |
| SMS | Kierowca | Przypomnienie przed dostawą i wezwanie pod rampę |
| Widok w portalu | Przewoźnik | Bieżący status wszystkich własnych transportów |
| Ekran na bramie | Kierowca na miejscu | Kolejność wjazdu bez kontaktu z ochroną |
Treść wiadomości pochodzi z szablonów, w których pola są podstawiane z danych zgłoszenia - numer awizacji, godzina okna, numer rampy. Dzięki temu zmiana brzmienia komunikatu jest pracą konfiguracyjną, a nie zleceniem programistycznym. Warto przy tym pilnować liczby wysyłek: powiadomienie przy każdej zmianie statusu kończy się tym, że po tygodniu przewoźnik ustawia regułę odkładającą wszystkie do osobnego katalogu.
Dane wymagane przed wjazdem
Kontrola na bramie trwa tyle, ile zajmuje uzupełnienie brakujących informacji. Przeniesienie ich zbierania na etap zgłoszenia jest jedyną rzeczą, która realnie skraca postój przy wjeździe.
- Numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, wpisane przez przewoźnika, a nie notowane ze słuchu przy szlabanie.
- Dane kierowcy w zakresie, który wynika z procedury obiektu - zob. awizacja a RODO.
- Powiązanie z dostawą, czyli numer zamówienia albo dokumentu; bez niego magazyn zna godzinę, ale nie zna zawartości naczepy.
- Rodzaj transportu, od którego zależy ścieżka na bramie i czas obsługi przyjęty w kalendarzu.
Zakres pól i konsekwencje ich ustawienia opisuje strona o danych do awizacji, a sposób wydawania dokumentu wjazdowego - przepustka elektroniczna z kodem QR.
Lokalizacja pojazdu a zdarzenie na bramie
Dane z urządzeń pokładowych bywają przedstawiane jako zamiennik awizacji. Nie są nim, bo odpowiadają na inne pytanie. Lokalizacja mówi, gdzie pojazd jest teraz, i pozwala oszacować przyjazd - to informacja dla dyspozytora, który może przesunąć kolejność obsługi, zanim problem dotrze pod bramę.
Rozliczenie terminowości opiera się natomiast na zdarzeniu zarejestrowanym w obiekcie, bo tylko ono jest jednoznaczne. Pojazd stojący dwieście metrów od bramy w korku ma praktycznie tę samą pozycję co pojazd, który zgłosił się u ochrony, a różnica między nimi bywa warta kilkadziesiąt minut rampy. Metodę pomiaru opisuje OTIF i wskaźniki terminowości, a rachunek strat - koszt przestoju pojazdu.
Prognoza przyjazdu przydaje się do planowania, zdarzenie na bramie do rozliczenia. Mieszanie obu w jednym wskaźniku daje liczbę, której nie da się obronić w rozmowie z przewoźnikiem.
Czego program nie zastąpi
Nie zwiększy liczby ramp ani nie przyspieszy rozładunku - pokaże tylko, ile czasu naprawdę zajmuje i w których godzinach brakuje stanowisk. Nie wymusi punktualności na przewoźniku, dla którego spóźnienie nie ma konsekwencji; dostarczy natomiast dane, na podstawie których da się te konsekwencje uzgodnić.
Nie zastąpi wreszcie decyzji o długości okna czasowego. Siatka przepisana z innego obiektu obiecuje terminy, których plac nie dotrzyma, a pierwsze tygodnie po uruchomieniu służą do zmierzenia rzeczywistych czasów obsługi. Zasady doboru opisuje planowanie okien czasowych, a wymianę danych z systemami nadrzędnymi - integracja z ERP, WMS i TMS.
Pytania i odpowiedzi
Czym program awizacji różni się od kalendarza współdzielonego
Kalendarz przechowuje termin, program awizacji przechowuje transport. Do zgłoszenia przypisane są pojazd, kierowca, ładunek i dokument dostawy, a rekord zmienia stan w miarę przesuwania się pojazdu przez obiekt. Z tych zmian powstają znaczniki czasu, których kalendarz nie ma i mieć nie może.
Czy powiadomienia wymagają integracji z operatorem SMS
Wiadomości e-mail system wysyła własnym kanałem, natomiast SMS wymaga konta u operatora bramki i podania danych dostępowych w konfiguracji. Treść obu rodzajów wiadomości pochodzi z szablonów z polami uzupełnianymi danymi zgłoszenia, więc zmiana brzmienia nie wymaga prac programistycznych.
Po co rozdzielać bramę od rampy w konfiguracji
Bo to dwa różne zasoby o różnej przepustowości. Brama przepuszcza kilka pojazdów na kwadrans, rampa obsługuje jeden transport przez godzinę. Wpuszczanie pojazdów według przepustowości bramy przenosi kolejkę z drogi publicznej na plac, gdzie kosztuje tyle samo, tylko mniej widocznie.
Czy dane z GPS zastąpią potwierdzenie przyjazdu na bramie
Nie. Lokalizacja pojazdu jest prognozą przyjazdu i przydaje się dyspozytorowi do wcześniejszego reagowania, ale rozliczenie terminowości opiera się na zdarzeniu zarejestrowanym na bramie. Pojazd stojący pod obiektem w korku ma tę samą pozycję co pojazd, który już się zgłosił.
Jakie dane muszą być w zgłoszeniu przed wjazdem
Numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, dane kierowcy, przewoźnik oraz powiązanie z dokumentem dostawy albo numerem zamówienia. Bez tego ostatniego magazyn zna godzinę przyjazdu, ale nie wie, co przyjedzie, i przypisanie rampy opiera się na domyśle.