Awiza według klientów to podział rejestru zgłoszeń na kontrahentów: każdy widzi własne transporty i nic poza nimi. Rozwiązuje to problem, który pojawia się w pierwszym tygodniu pracy portalu samoobsługowego - przewoźnik obsługujący kilku nadawców nie może oglądać cudzych dostaw.
Po co dzielić rejestr na kontrahentów
Dopóki awizacje zakłada dyspozytura, pytanie o widoczność danych nie istnieje - wszystko widzi ta sama osoba. Portal samoobsługowy zmienia sytuację: do systemu logują się firmy zewnętrzne, a każda z nich widzi fragment rejestru. Zakres tego fragmentu trzeba rozstrzygnąć przed uruchomieniem, bo po fakcie oznacza to rozmowę o tym, kto już zobaczył czyje dane.
Podział przebiega zwykle po kontrahencie, rzadziej po obiekcie albo po rodzaju transportu. Przewoźnik widzi własne zgłoszenia, dostawca - dostawy realizowane dla niego, magazyn widzi wszystko dla swojego obiektu. Sam mechanizm zgłoszenia opisuje katalog awizowania transportów, a zakres pól - strona o danych do awizacji.
| Rola | Co widzi | Czego nie widzi |
|---|---|---|
| Przewoźnik | Własne zgłoszenia i wolne terminy | Zgłoszeń innych przewoźników |
| Dostawca | Dostawy realizowane na jego zlecenie | Danych handlowych odbiorcy |
| Dyspozytura magazynu | Cały kalendarz obiektu | Danych z pozostałych lokalizacji |
| Ochrona | Pojazdy na dziś i obecne na placu | Historii handlowej kontrahentów |
Widoczność danych ustala się przed otwarciem portalu dla firm zewnętrznych, nie po pierwszym zgłoszeniu. Konto przewoźnika, które przez tydzień widziało zgłoszenia konkurencji, jest incydentem, a nie usterką konfiguracji.
Co widzi kontrahent po zalogowaniu
Kalendarz w roli dostawcy albo przewoźnika pokazuje wyłącznie jego transporty, za to w układzie, który pozwala zaplanować tydzień. Kolor odpowiada obiektowi, więc firma obsługująca kilka magazynów jednego odbiorcy rozróżnia je bez wchodzenia w szczegóły zgłoszenia.
Z tego samego widoku zakłada się nową awizację i sprawdza historię. Ma to konsekwencję dla wdrożenia: im mniej kroków dzieli zalogowanie od zarezerwowania terminu, tym mniej telefonów trafia do dyspozytury w pierwszym miesiącu. Portal, w którym rezerwacja wymaga przejścia przez cztery ekrany, przegrywa z telefonem niezależnie od tego, jak dobrze jest skonfigurowany.
Limity i reguły przypisane kontrahentowi
Podział rejestru otwiera drugą możliwość: ustawienia różnicujące warunki dla poszczególnych firm. To narzędzie do porządkowania ruchu tam, gdzie kilku dostawców konkuruje o te same terminy.
- Limit rezerwacji - maksymalna liczba okien, które jeden kontrahent może zająć w danym dniu.
- Dozwolone rampy - ograniczenie do stanowisk przystosowanych do danego rodzaju ładunku.
- Wyprzedzenie rezerwacji - inne dla stałych dostawców, inne dla ruchu okazjonalnego.
- Wymagane pola - dodatkowe dane wymuszane tam, gdzie wynika to z procedury obiektu.
Reguły warto trzymać w słowniku kontrahentów, a nie w pamięci dyspozytora. Przy kilkudziesięciu firmach i rotacji w zespole ustalenia przekazywane ustnie rozjeżdżają się w ciągu kwartału. Wyliczanie długości okna na podstawie kartoteki kontrahenta opisuje hub o oknach czasowych.
Zakładanie kont dla firm zewnętrznych
Otwarcie portalu na zewnątrz wymaga rozstrzygnięcia, kto zakłada konta i co się dzieje, gdy w firmie przewoźnika zmienia się dyspozytor. Dwa podejścia sprawdzają się w praktyce i różnią się tym, po której stronie leży obowiązek utrzymania danych.
W pierwszym konta zakłada obsługa magazynu na wniosek kontrahenta. Kontrola jest pełna, ale każda zmiana kadrowa po drugiej stronie oznacza zgłoszenie i pracę administratora. W drugim kontrahent dostaje konto nadrzędne i sam zakłada podrzędne dla swoich pracowników. Obciążenie spada, za to odpowiedzialność za aktualność listy przechodzi na firmę zewnętrzną i warto zapisać to w regulaminie portalu.
Niezależnie od wariantu trzy rzeczy warto ustalić na starcie. Konta mają być imienne, bo wspólny login firmowy uniemożliwia ustalenie, kto zarezerwował termin i kto go zwolnił. Konto nieużywane przez dłuższy czas powinno się blokować automatycznie. Odejście pracownika po stronie kontrahenta musi mieć ścieżkę zgłoszenia, inaczej dostęp zostaje po osobie, która dawno zmieniła firmę.
Powiadomienia kierowane do kontrahenta
Podział rejestru określa też, kto dostaje którą wiadomość. Potwierdzenie rezerwacji trafia do osoby, która ją założyła, a nie do ogólnego adresu firmy - inaczej po tygodniu nikt ich nie czyta. Informacja o przesunięciu terminu przez magazyn musi iść tym samym kanałem co potwierdzenie, bo zmiana wysłana tylko do wewnętrznej dyspozytury kończy się pojazdem pod bramą o starej godzinie.
Osobną decyzją jest wiadomość do kierowcy. Numer telefonu jest w zgłoszeniu, więc technicznie nic nie stoi na przeszkodzie, ale to dane osobowe i ich wykorzystanie do wysyłki musi mieć podstawę. W praktyce wiadomość o wezwaniu pod rampę bywa najbardziej użyteczną funkcją całego systemu i jednocześnie tą, którą najłatwiej skonfigurować niezgodnie z zasadami przetwarzania.
Rozliczenie terminowości per kontrahent
Podział rejestru daje przy okazji gotową podstawę do raportowania. Skoro każde zgłoszenie ma przypisanego kontrahenta, zestawienie punktualności w rozbiciu na firmy powstaje bez dodatkowej pracy - i bywa najmocniejszym argumentem w rozmowie o powtarzalnych spóźnieniach.
Dwie rzeczy decydują o wiarygodności takiego zestawienia. Po pierwsze liczba dostaw: dostawca z czterema transportami w kwartale nie ma sensownego wskaźnika, więc wynik trzeba podawać razem z mianownikiem. Po drugie definicja terminowości, która musi być ta sama dla wszystkich i zapisana, zanim ktokolwiek zobaczy pierwszy raport. Metodę opisuje OTIF i wskaźniki terminowości.
Dane kontrahenta a dane kierowcy
W rejestrze zgłoszeń przeplatają się dwa rodzaje danych i mają różny status. Nazwa firmy, numer identyfikacji podatkowej i numer zamówienia to dane firmowe. Imię, nazwisko i telefon kierowcy to dane osobowe, których administrator ma obowiązek chronić niezależnie od tego, że wprowadził je przewoźnik.
W praktyce oznacza to dwie decyzje konfiguracyjne. Pierwsza: czy magazyn potrzebuje nazwiska kierowcy w widoku kalendarza, czy wystarczy mu na bramie. Druga: jak długo te dane zostają po zakończonej dostawie. Zasady opisuje awizacja a RODO, a wymianę kartoteki kontrahentów z systemem nadrzędnym - integracja z ERP, WMS i TMS.