Opór dostawców bierze się najczęściej z tego, że zmiana jest dla nich kosztem bez widocznej korzyści. Skrócenie czasu oczekiwania pod rampą jest korzyścią wymierną i warto ją pokazać liczbami, zanim padnie pierwsza prośba o rezerwację.
Co trzeba ustalić przed zmianą
Rozmowa z dostawcą zaczyna się od rzeczy, które muszą być rozstrzygnięte po stronie obiektu. Dopóki nie wiadomo, ile terminów dziennie jest dostępnych i jak długo trwa obsługa poszczególnych rodzajów transportu, prośba o rezerwację jest prośbą o zgodę na coś nieokreślonego.
Druga sprawa dotyczy wyprzedzenia. Wymaganie rezerwacji na tydzień przed dostawą jest wykonalne przy zamówieniach planowanych i niewykonalne przy uzupełnieniach zamawianych z dnia na dzień. Zasada musi pasować do rytmu zamówień, a nie odwrotnie.
Trzecia dotyczy tego, co się stanie przy spóźnieniu. Odpowiedź ustalona z góry jest łatwiejsza do przyjęcia niż decyzja podejmowana przy szlabanie w obecności kierowcy. Przebieg obsługi zgłoszenia opisuje strona o awizowaniu transportów.
Zapisy w umowie
Zasady utrwalone wyłącznie w wiadomości elektronicznej przestają obowiązywać przy zmianie osoby po stronie dostawcy. Umieszczenie ich w umowie handlowej albo w załączniku logistycznym daje im trwałość niezależną od ludzi.
| Ustalenie | Typowa wartość | Skutek braku zapisu |
|---|---|---|
| Wyprzedzenie rezerwacji | Od jednego do kilku dni roboczych | Zgłoszenia zakładane w dniu dostawy |
| Tolerancja spóźnienia | Kilkadziesiąt minut od terminu | Spór przy każdym opóźnionym pojeździe |
| Termin odwołania bez skutków | Dzień przed dostawą | Okna blokowane i niewykorzystane |
| Zakres danych w zgłoszeniu | Ładunek, pojazd, kierowca | Uzupełnianie przez telefon przy bramie |
Wiersz trzeci bywa pomijany, a odpowiada za największą część strat pojemności. Termin odwołany na godzinę przed dostawą zostaje niewykorzystany, choć ktoś inny chętnie by go zajął. Zakres pól zgłoszenia opisuje strona o danych do awizacji.
Okres przejściowy
Wprowadzenie zasad z dnia na dzień kończy się kolejką pod bramą i falą telefonów. Okres, w którym rezerwacja jest zalecana, a nie wymagana, pozwala wychwycić przypadki nieprzewidziane w konfiguracji.
Długość zależy od liczby dostawców i od częstotliwości dostaw. Przy dostawcach przyjeżdżających raz w tygodniu miesiąc oznacza cztery okazje do nauki, co bywa za mało, żeby zasada się utrwaliła.
Moment zakończenia okresu przejściowego warto ogłosić z wyprzedzeniem i dotrzymać. Przesuwanie tej daty na prośbę dostawców jest sygnałem, że zasada nie obowiązuje naprawdę, po którym udział zgłoszeń przestaje rosnąć.
Pomocne jest prowadzenie w tym czasie listy dostawców z udziałem zgłoszeń w ich dostawach. Rozmowa poparta liczbą jest krótsza niż rozmowa o ogólnym wrażeniu. Przebieg samego projektu opisuje strona o wdrożeniu oprogramowania do awizowania dostaw.
Dostawcy, którzy nie chcą
Opór ma zwykle jedną z dwóch przyczyn i warto je odróżnić, bo wymagają innej reakcji. Pierwsza jest techniczna: dostawca nie ma kto obsłużyć systemu albo pracuje wyłącznie na telefonie. Druga jest negocjacyjna: uznaje, że jako strona silniejsza nie musi się dostosowywać.
Przy pierwszej pomaga uproszczenie ścieżki. Zgłoszenie zakładane w kilku polach, bez konta i bez szkolenia, usuwa większość trudności. Przy drugiej pomaga wyłącznie rozmowa na poziomie handlowym, bo logistyka nie ma tu narzędzi.
Zdarza się trzecia sytuacja, w której dostawca nie wie o zmianie, bo informacja zatrzymała się u kupca. Sprawdzenie, do kogo dotarła wiadomość, bywa skuteczniejsze niż kolejne przypomnienie wysłane tym samym kanałem.
Dostawca, który przyjeżdża bez zgłoszenia i zawsze zostaje obsłużony, nie ma powodu zmieniać zwyczaju. Zasada bez konsekwencji jest sugestią.
Sankcje i ich granice
Odmowa przyjęcia pojazdu bez zgłoszenia brzmi rozsądnie i rzadko bywa stosowana, bo zatrzymuje towar potrzebny na produkcji. Sankcja, której nikt nie wykona, psuje wiarygodność całej zasady.
Skuteczniejsze bywa obsłużenie takiego pojazdu na końcu kolejki, po transportach zapowiedzianych. Dostawca dostaje swój towar rozładowany, a koszt zmiany ponosi w postaci dłuższego oczekiwania, które odczuwa jego przewoźnik.
Rozwiązanie to wymaga zapisu w rejestrze, bo inaczej nie da się później wykazać, ile czasu pojazd czekał. Zasady prowadzenia rejestru opisuje strona o rejestrze awizacji.
Kary umowne za brak zgłoszenia bywają zapisywane i rzadko egzekwowane, bo naruszają relację handlową przy niewielkiej kwocie. Warto rozważyć, czy zapis, którego nikt nie użyje, powinien się w umowie znaleźć.
Dostawca duży a dostawca okazjonalny
Największym dostawcom łatwiej narzucić zasady, gdy stanowią istotną część obrotu, i najtrudniej, gdy to oni są stroną silniejszą. Rozstrzygnięcie zależy od układu sił, a nie od wielkości.
Dostawcy okazjonalni wymagają natomiast ścieżki bez zakładania konta, bo nakład na rejestrację przewyższa wartość jednej dostawy. Zgłoszenie z odnośnika przesłanego w wiadomości załatwia sprawę.
Podział ten warto odwzorować w konfiguracji, zamiast utrzymywać jedną ścieżkę dla wszystkich. Stali dostawcy dostają konta z historią i kartoteką pojazdów, pozostali - formularz jednorazowy. Rodzaje transportów wymagających odrębnej obsługi opisuje strona o rodzajach dostaw.
Kto rezerwuje: dostawca czy jego przewoźnik
Ustalenie z dostawcą nie przesądza, kto fizycznie założy zgłoszenie. Przy przewozach zlecanych na zewnątrz dane pojazdu zna przewoźnik i to on powinien je wprowadzić, choć zobowiązanie wynika z umowy z dostawcą.
Układ, który się sprawdza, dzieli zgłoszenie na dwie części. Dostawca rezerwuje termin i opisuje ładunek, bo tę wiedzę ma najwcześniej. Przewoźnik uzupełnia pojazd i kierowcę na własnym koncie, zwykle dzień przed dostawą.
Wymaga to nadania dostępu obu podmiotom i powiązania ich ze sobą w kartotece. Praca jednorazowa, a znosi najczęstsze nieporozumienie, w którym każda ze stron zakłada, że wpisze to druga.
Przy dostawach realizowanych transportem własnym dostawcy podział znika, bo obie role pełni ten sam podmiot. Warto wtedy sprawdzić, czy konto ma dostęp do obu zakresów pól.
Rotacja osób po stronie dostawcy
Zasady przyswojone przez jedną osobę znikają wraz z nią. Nowy pracownik dostawcy dzwoni z pytaniem o godzinę dostawy, bo nikt mu nie przekazał, że termin rezerwuje się samodzielnie.
Częściowym zabezpieczeniem jest konto przypisane do stanowiska, a nie do człowieka, choć kłóci się to z zasadą imiennego zapisu operacji. Rozsądniejsze bywa utrzymanie kont imiennych z krótką instrukcją wysyłaną przy zakładaniu każdego nowego.
Warto też obserwować konta nieużywane od kilku miesięcy. Ich obecność oznacza zwykle, że osoba zmieniła pracę, a zgłoszenia zakłada ktoś inny z konta kolegi. Zasady prowadzenia kont opisuje strona o administrowaniu systemem awizacji.
Dostawy poza zasadami
Każdy obiekt przyjmuje transporty, których nie da się objąć rezerwacją: serwis urządzeń, dostawy awaryjne materiałów do produkcji, przesyłki kurierskie. Udawanie, że ich nie ma, kończy się obchodzeniem zasady przy każdej takiej sytuacji.
Lepiej wypisać te przypadki wprost i wskazać dla nich osobną ścieżkę. Zgłoszenie zakładane na bramie w skróconej postaci wystarcza, bo chodzi o zapis w rejestrze, a nie o rezerwację terminu.
Granica musi być jednak ostra. Kategoria dostaw awaryjnych rozrasta się sama, jeżeli nikt nie sprawdza, ile razy w miesiącu została użyta i przez kogo.
Miarą jest udział takich wjazdów w całości ruchu. Wartość rosnąca ponad kilka procent oznacza, że wyjątek zaczyna być regułą. Obsługę ruchu spoza planu opisuje strona o kontroli wjazdu i wyjazdu pojazdów.
Kto prowadzi rozmowę
Logistyka zna powody zmiany i nie ma wpływu na dostawcę. Zakupy mają wpływ i zwykle nie widzą powodu, bo kolejka pod rampą nie pojawia się w ich wskaźnikach. Rozmowa prowadzona wyłącznie przez jedną z tych stron kończy się przewidywalnie.
Układ, który działa, polega na wspólnym wystąpieniu: warunek logistyczny przedstawia dział zakupów przy okazji negocjacji rocznych, z uzasadnieniem przygotowanym przez logistykę. Zmiana staje się wtedy częścią warunków handlowych, a nie prośbą jednego działu.
Potrzebne jest do tego jedno zestawienie: ile czasu pojazdy danego dostawcy spędzają na oczekiwaniu i ile dostaw przyjeżdża poza uzgodnionym dniem. Konflikty między celami działów opisuje strona o planowaniu dostaw i uzgodnieniach między działami.
Nadanie dostępu
Technicznie rzecz jest prosta i właśnie dlatego bywa odkładana na koniec. Konto dla dostawcy wymaga adresu kontaktowego oraz decyzji, co ma widzieć, a listę tę trzeba przygotować przed uruchomieniem.
Zasada ogólna mówi, że dostawca widzi własne zgłoszenia i nic poza tym. Przy obiektach obsługujących wiele podmiotów ograniczenie to jest wymaganiem, bo obłożenie ramp bywa informacją handlową.
Szkolenie sprowadza się zwykle do jednej strony instrukcji. System wymagający więcej ma problem w interfejsie, którego nie naprawi żadne szkolenie. Zasady nadawania uprawnień opisuje strona o administrowaniu systemem awizacji.
Nowy dostawca od pierwszej dostawy
Zasady wprowadzone raz przestają być projektem i stają się warunkiem współpracy. Wynika z tego jedna czynność, o której łatwo zapomnieć: przekazanie ich każdemu nowemu dostawcy przed pierwszą dostawą, a nie po pierwszym nieporozumieniu.
Najprościej dołączyć je do dokumentów wysyłanych przy rozpoczęciu współpracy, razem z danymi do faktur i z warunkami płatności. Informacja trafia wtedy do osoby, która i tak te dokumenty czyta.
Zakres jest krótki: adres, pod którym zakłada się zgłoszenia, wymagane wyprzedzenie oraz kontakt na wypadek problemu. Dłuższy opis przestaje być czytany, a te trzy rzeczy wystarczą do pierwszego przyjazdu.
Przy dostawcach zagranicznych warto dołożyć wersję w języku obcym i adres obiektu w postaci, która działa w nawigacji. Pomyłka polegająca na dojechaniu pod adres rejestrowy zamiast pod magazyn kosztuje zwykle całe okno.
Warto też sprawdzić po kilku tygodniach, czy nowy dostawca rzeczywiście rezerwuje terminy. Odstępstwo wychwycone wcześnie koryguje się rozmową, a utrwalone przez pół roku wymaga negocjacji.
Utrzymanie zasad po wdrożeniu
Udział zgłoszeń rośnie przez kilka miesięcy, osiąga poziom bliski pełnemu i zaczyna spadać, jeżeli nikt go nie obserwuje. Spadek bierze się z pojedynczych odstępstw, które z czasem stają się praktyką.
Wystarczającym zabezpieczeniem jest miesięczne zestawienie z udziałem dostaw zapowiedzianych w rozbiciu na dostawców. Trafia ono do osoby prowadzącej relację handlową, a nie wyłącznie do logistyki.
Druga rzecz dotyczy zmian po stronie obiektu. Skrócenie godzin przyjęć albo wyłączenie rampy zmienia warunki, na które dostawcy się godzili, i wymaga poinformowania ich z wyprzedzeniem. Wpływ zmian na plan dnia opisuje strona o harmonogramie w logistyce.
Jedna droga zamiast czterech
Po wprowadzeniu rezerwacji część uzgodnień i tak odbywa się telefonicznie, bo tak jest szybciej. Problem zaczyna się wtedy, gdy ustalenie z rozmowy nie trafia do systemu i rejestr przestaje opisywać stan faktyczny.
Zasada, która porządkuje to najtaniej, brzmi prosto: rozmowa może poprzedzać zmianę, ale zmiany dokonuje się w systemie. Osoba, która obiecała przez telefon przesunięcie, wprowadza je od razu po odłożeniu słuchawki.
Sprawdzenie jest równie proste. Zgłoszenia obsłużone o godzinie innej niż zapisana wskazują miejsca, w których uzgodnienia zostają poza rejestrem.
Wyjątkiem pozostaje sytuacja awaryjna, w której liczy się minuta. Wtedy kolejność bywa odwrotna, a wpis powstaje po fakcie, z adnotacją o powodzie. Ważne, żeby takich przypadków dało się policzyć, bo rosnąca ich liczba oznacza, że zasada przestała obowiązywać w praktyce.
Zwroty i odbiory po stronie dostawcy
Ruch z obiektu na zewnątrz bywa pomijany przy ustalaniu zasad, choć zajmuje te same rampy. Odbiór palet, zwrot towaru niezgodnego z zamówieniem albo wywóz opakowań to transporty wymagające terminu tak samo jak dostawa.
Pominięcie ich prowadzi do sytuacji, w której siatka wygląda na wypełnioną w połowie, a stanowiska są zajęte. Planowanie opiera się wtedy na liczbie, która opisuje część ruchu.
Objęcie zwrotów zgłoszeniami wymaga zwykle ustalenia, kto je inicjuje. Przy odbiorze palet bywa to obiekt, a nie dostawca, co odwraca zwykły kierunek rezerwacji.
Rozróżnienie rodzajów transportu pozwala później czytać obciążenie w rozbiciu na przyjęcia i wydania, co bywa potrzebne przy doborze obsady. Podział ten opisuje strona o rodzajach dostaw.
Jakość danych od dostawcy
Zgłoszenie założone dla formalności, z polami wypełnionymi wartością przypadkową, jest gorsze od jego braku. Magazyn planuje wtedy obsadę na podstawie liczby, która nie ma pokrycia.
Najczęstszym przypadkiem jest liczba palet wpisana zawsze taka sama, bez względu na ładunek. Sprawdzenie polega na zestawieniu wartości deklarowanych z przyjętymi w rozbiciu na dostawców i zajmuje jedno zapytanie.
Rozmowa poparta takim zestawieniem przebiega inaczej niż ogólna prośba o staranność. Przy powtarzającej się rozbieżności warto rozważyć wyznaczanie czasu obsługi z historii dostawcy zamiast z deklaracji.
Wspólna miara terminowości
Spór o punktualność bierze się zwykle z dwóch różnych definicji. Dostawca liczy przyjazd pod bramę, obiekt liczy podstawienie pod rampę, a między jednym a drugim bywa czterdzieści minut kolejki.
Ustalenie wspólnej definicji jest warunkiem jakiejkolwiek rozmowy o dyscyplinie. Najuczciwsze bywa liczenie od zgłoszenia się na bramie, bo na to przewoźnik ma wpływ, a na kolejkę już nie.
Przy takiej definicji obiekt bierze na siebie odpowiedzialność za czas od bramy do rampy, co bywa niewygodne i jest zgodne ze stanem faktycznym. Dopiero wtedy obie strony mierzą to, na co wpływają.
Warto też uzgodnić okres oceny. Terminowość liczona z jednego tygodnia zależy od przypadku, a liczona z kwartału opisuje rzeczywisty sposób pracy przewoźnika.
Co pokazać dostawcy
Argument o porządku w magazynie nie przekonuje nikogo po drugiej stronie. Przekonuje czas, jaki pojazd spędza na terenie, bo to on jest kosztem przewoźnika i pośrednio dostawcy.
Zestawienie przed zmianą i po niej jest więc materiałem do rozmowy najsilniejszym z możliwych, pod warunkiem że ktoś zebrał wartość wyjściową. Pomiar wykonany po wdrożeniu nie ma z czym się porównać.
Przy dostawcach obsługujących obiekt regularnie warto pokazywać wartości dotyczące ich transportów, a nie średnią ogólną. Liczba własna działa inaczej niż liczba cudza. Sposób liczenia czasu obsługi opisuje strona o przyjmowaniu dostaw, a szerszy obraz przepływu - materiał o logistyce dostaw.