Czego się dowiesz z tej strony
System zarządzania łańcuchem dostaw w wielu magazynach
Zarządzanie dostawami w kilku lokalizacjach wymaga narzędzia, które łączy precyzję z elastycznością. Nowoczesne oprogramowanie YMS pozwala koordynować proces awizacji w kilku lokalizacjach z jednego, webowego interfejsu – bez potrzeby instalacji skomplikowanego oprogramowania na lokalnych serwerach.
- Architektura webowa – dostęp dla logistyków, planistów i spedycji z dowolnego miejsca przez przeglądarkę internetową
- Zarządzanie wieloma magazynami – synchronizacja okien czasowych i dostaw między różnymi lokalizacjami w czasie rzeczywistym
- Skalowalność systemu – możliwość dodawania kolejnych magazynów lub działów bez konieczności reorganizacji całej struktury
- Centralna kontrola – jeden panel administracyjny do zarządzania użytkownikami, raportami i ustawieniami dla wszystkich lokalizacji
- Bezpieczeństwo danych – szyfrowane połączenie i regularne kopie zapasowe gwarantują ciągłość działania
Wielopoziomowy dostęp dla spedycji i pełna historia zmian (Audit Log)
System oferuje rozbudowane zarządzanie uprawnieniami, które pozwala na precyzyjne określenie, kto widzi jakie dane. Operatorzy magazynu mają pełny dostęp do wszystkich funkcji, podczas gdy zewnętrzni przewoźnicy widzą tylko swoje awizacje – co chroni poufne informacje przed konkurencją.
- Trzy poziomy dostępu – administrator (pełne uprawnienia), operator logistyczny (zarządzanie awizacjami), przewoźnik zewnętrzny (tylko własne dostawy)
- Audit Log – automatyczne zapisywanie każdej zmiany w systemie (kto, kiedy i co zmodyfikował) z możliwością eksportu do analizy
- Historia bookingów – pełny wgląd w przebieg awizacji, wszystkie modyfikacje terminów, anulowania i przesunięcia okien czasowych
- Izolacja danych – spedycje widzą wyłącznie swoje dostawy, co eliminuje ryzyko wycieków informacji o wolumenach transportowych
- Raporty dostępowe – monitoring aktywności użytkowników do celów audytowych i optymalizacji procesów
Nośniki i normy załadunku
Automatyczne wyliczanie czasu rozładunku to fundament efektywnego planowania pracy rampy. System analizuje typ nośnika (paleta, kosz metalowy, plastikowy, rolka, karton) oraz ich liczbę, by przypisać odpowiednią długość okna czasowego – eliminując błędy planistów i chaos na placu.
- Algorytm czasowy – sztywne normy załadunku (np. 33 palety EUR = 60 minut, 10 palet = 20 minut) z możliwością dostosowania do specyfiki zakładu
- Wybór rodzaju nośnika – lista rozwijana obejmująca palety, kosze metalowe i plastikowe, rolki tekstylne, kartony zbiorcze, co pozwala magazynowi przygotować właściwy sprzęt
- Dynamiczne przeliczanie – zmiana liczby palet w awizacji automatycznie aktualizuje czas trwania okna, zapobiegając nakładaniu się dostaw
- Bufor czasowy – możliwość ustawienia dodatkowego marginesu (np. +15 minut) na wypadek opóźnień lub problemów z dokumentacją
- Integracja z kalendarzem – system blokuje zajęte okna czasowe, uniemożliwiając podwójne bookowanie tej samej rampy
Automatyczny workflow mailowy i elektroniczny obieg dokumentów
Powiadomienia mailowe eliminują konieczność ręcznego kontaktu z przewoźnikami. System sam wykrywa nieprawidłowości (brak numeru rejestracyjnego, opóźnienie, niekompletne dokumenty) i wysyła alerty do odpowiednich osób – oszczędzając czas logistyków i przyspieszając reakcję na problemy.
- Automatyczne alerty – powiadomienia o zbliżającej się dostawie (np. 2 godziny przed), opóźnieniu kierowcy lub anulowaniu okna czasowego
- Workflow walidacyjny – system blokuje finalizację awizacji, jeśli brakuje kluczowych danych (numer auta, dowód dostawy, dane kontaktowe kierowcy)
- Upload dokumentów – moduł pozwalający przewoźnikowi przesłać skany CMR, faktur lub dokumentów celnych przed przyjazdem na teren zakładu
- Skrócenie czasu obsługi – weryfikacja dokumentacji następuje online, co eliminuje kolejki na wartowni i przyspiesza wpuszczenie auta na teren
- Archiwizacja elektroniczna – wszystkie przesłane pliki są dostępne w systemie przez określony czas, co ułatwia późniejsze reklamacje lub audyty
Mobilność i pełne wsparcie wdrożeniowe w wersji PL/EN
Dostęp mobilny to dziś standard – kierowcy sprawdzają statusy awizacji na smartfonach, a pracownicy magazynu raportują postęp rozładunku z poziomu placu. System oferuje responsywną wersję webową lub dedykowaną aplikację, wspieraną pełnym serwisem wdrożeniowym i opieką posprzedażową.
- Wersja mobilna – responsywny interfejs dostosowany do ekranów smartfonów i tabletów, umożliwiający sprawdzanie harmonogramu i zgłaszanie opóźnień z terenu magazynu
- Aplikacja na iOS/Android – opcjonalne natywne aplikacje z powiadomieniami push dla kierowców i operatorów, ułatwiające szybką komunikację
- Pełne wsparcie wdrożeniowe – analiza przedwdrożeniowa procesów, konfiguracja systemu, szkolenia użytkowników online i stacjonarne, testowanie w środowisku produkcyjnym
- Opieka posprzedażowa – dedykowany opiekun projektu, helpdesk telefoniczny i mailowy, regularne aktualizacje oprogramowania bez dodatkowych kosztów
- Wersje językowe PL/EN – pełne tłumaczenie interfejsu, dokumentacji i komunikatów mailowych, co jest niezbędne przy obsłudze zagranicznych spedycji i międzynarodowych przewoźników
YMS dla rozproszonej struktury magazynów
Zarządzanie wieloma lokalizacjami w jednej platformie pozwala zachować pełną kontrolę nad ruchem pojazdów niezależnie od ich fizycznego położenia.
Dostarczamy rozwiązanie wspierające obsługę punktów logistycznych w różnych miejscach, co ułatwia koordynację działań między oddziałami takimi jak Poznań czy Bełchatów. Dzięki niemu zyskują Państwo nadzór nad całą strukturą magazynów, oddziałów oraz docków, co sprawia, że codzienne zarządzanie staje się intuicyjne i efektywne.
System pozwala precyzyjnie definiować czas rozładunku według własnych wymagań, aby optymalnie gospodarować czasem i dostępnymi zasobami w każdej lokalizacji. Nasza elastyczna aplikacja magazynowa umożliwia dodatkowo wprowadzanie własnych nośników, które idealnie dopasowują się do specyfiki konkretnego obiektu.
Spójne zarządzanie rozproszonymi jednostkami to fundamentalny warunek optymalizacji kosztów transportu i wyeliminowania wąskich gardeł w łańcuchu dostaw.
Automatyczne planowanie okien czasowych
System samodzielnie wylicza czas operacji logistycznych na podstawie wprowadzonych danych o ładunku.
Nasze oprogramowanie pozwala na wdrożenie zaawansowanej logiki, która przypisuje sztywny czas rozładunku w zależności od liczby palet lub rodzaju towaru. Dzięki temu harmonogram pracy ramp staje się bardziej precyzyjny, co eliminuje niepotrzebne przestoje i zwiększa przepustowość placu manewrowego.
Automatyzacja tych procesów sprawia, że każda rezerwacja jest optymalnie dopasowana do realnych możliwości obiektu i specyfiki danej dostawy. Wykorzystując funkcjonalności dostępne w zaawansowanym systemie awizacyjnym, przenosimy część odpowiedzialności za planowanie na przewoźników, zachowując jednocześnie pełną kontrolę nad dostępnymi zasobami.
Automatyczne wyliczanie slotów czasowych to istotny element optymalizacji łańcucha dostaw, gwarantujący płynność pracy nawet przy dużym natężeniu transportów.
System awizacji dostaw online dla wielu magazynów
Dostarczamy rozwiązanie webowe, które integruje zarządzanie wieloma lokalizacjami w jednej, przejrzystej platformie.
Nasza technologia pozwala na jednoczesną obsługę punktów logistycznych w kilku fabrykach, zapewniając dostęp do danych z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej. Architektura online eliminuje bariery sprzętowe i umożliwia natychmiastowy wgląd w harmonogramy wszystkim uprawnionym pracownikom oraz kontrahentom, co ułatwia codzienną koordynację transportów.
System gwarantuje wysoką skalowalność, co otwiera drogę do rozbudowy o kolejne obiekty i elastycznego definiowania doków zgodnie z bieżącymi potrzebami operacyjnymi. Stawiając na intuicyjne zarządzanie strukturą magazynów, zyskują Państwo narzędzie, które dopasowuje się do specyfiki każdego oddziału i optymalizuje czas rozładunku poprzez precyzyjne planowanie zasobów.
Jeden system, wiele magazynów – zarządzaj logistyką w wielu fabrykach z poziomu jednej platformy dostępnej online.
Bezpieczny dostęp i historia zmian w VSS
Zapewniamy pełną kontrolę nad uprawnieniami oraz ewidencję każdej operacji wykonywanej w systemie przez użytkowników.
Implementujemy zaawansowane mechanizmy, które umożliwiają precyzyjne rozdzielenie zadań pomiędzy różnych uczestników procesu logistycznego. Nasze rozwiązanie wykorzystuje różnorodne role programowe, co gwarantuje, że spedytorzy zewnętrzni, planiści i magazynierzy operują wyłącznie w obrębie przypisanych im kompetencji oraz widoków.
Każda modyfikacja awizacji jest trwale zapisywana w dzienniku zdarzeń, co pozwala na błyskawiczne odtworzenie chronologii działań w przypadku sporów o opóźnienia. Dzięki automatycznemu rejestrowaniu statusów i aktywności użytkowników, budujemy środowisko oparte na transparentności, co istotnie redukuje ryzyko błędów i nieautoryzowanych ingerencji w harmonogram.
Każdy użytkownik widzi tylko to, co powinien – z pełną kontrolą nad tym, kto, kiedy i co zmienił w systemie.
Inteligentne okna czasowe dopasowane do rodzaju ładunku
System VSS.net samodzielnie wylicza czas operacji logistycznych na podstawie liczby palet oraz rodzaju wykorzystywanych nośników.
My oferujemy rozwiązanie, które eliminuje błędy wynikające z ręcznego szacowania czasu rozładunku, opierając się na precyzyjnie zdefiniowanych parametrach dostawy. Dzięki zaawansowanym algorytmom platforma automatycznie wyznacza ramy czasowe dla każdego transportu, uwzględniając specyfikę towaru oraz wymagania techniczne obiektu.
Takie podejście pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów i wyeliminowanie kolizji pod rampami, co przekłada się na płynniejszy przepływ pojazdów. Wykorzystując naszą funkcjonalność definiowania okien czasowych, zyskują Państwo pełną kontrolę nad harmonogramem i możecie elastycznie zarządzać dostępną przestrzenią magazynową.
System sam wylicza, ile czasu potrzebujesz na rozładunek – koniec z ręcznym planowaniem i kolizjami na rampie.
Automatyczne powiadomienia i obieg dokumentów
System automatycznie wysyła alerty o każdej zmianie statusu, opóźnieniu czy brakujących danych, eliminując chaos komunikacyjny i konieczność ręcznego sprawdzania. Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów i automatycznym przypomnieniom zespół reaguje szybciej, a wartownia obsługuje pojazdy sprawniej.
| Funkcja systemu | Jak działa | Korzyść dla użytkownika |
|---|---|---|
| Alerty o opóźnieniach | Automatyczne powiadomienie SMS/e-mail przy zmianie ETA lub przekroczeniu planowanego czasu | Natychmiastowa reakcja działu logistyki bez konieczności monitorowania każdej dostawy |
| Przypomnienia o brakujących dokumentach | System wykrywa brak CMR, listu przewozowego lub innego załącznika i wysyła przypomnienie do przewoźnika | Wartownia przepuszcza pojazdy bez przestojów, kompletna dokumentacja już przy wjeździe |
| Upload i archiwizacja skanów | Przewoźnik wgrywa dokumenty przez portal lub apkę, system przypisuje je automatycznie do zlecenia | Koniec z szukaniem papierów w segregatorach, dostęp do pełnej historii w 3 sekundy |
| Powiadomienia o zmianach statusu | Każda aktualizacja (potwierdzenie trasy, kompletacja, wyjazd) generuje automatyczny mail do odpowiednich osób | Wszyscy interesariusze na bieżąco, eliminacja pytań „co z moją dostawą?” |
| Eskalacje i przypomnienia wewnętrzne | Jeśli zadanie nie zostanie wykonane w terminie, system automatycznie powiadamia przełożonego | Zero zgubionego kontekstu, krótszy czas reakcji działu, mniej ręcznej kontroli |
Skrócenie czasu obsługi na wartowni
- Kierowca otrzymuje automatycznego SMS-a z prośbą o dostarczenie CMR jeszcze przed wjazdem na plac
- System sprawdza kompletność dokumentacji online i informuje wartownika o statusie
- Brak kolejek przez brakujące papiery, średni czas odprawy spada o 40%
Cyfryzacja obiegu dokumentów w magazynie
- Wszystkie skany CMR, WZ i listów przewozowych trafiają automatycznie do systemu ERP
- Pracownicy magazynu otrzymują powiadomienie o kompletacji wraz z załącznikami do wydruku
- Archiwum cyfrowe dostępne z każdego urządzenia, wyszukiwanie po numerze zlecenia lub dacie
Komunikacja z przewoźnikami bez telefonów
- Automatyczne przypomnienia wysyłane 24h przed planowanym załadunkiem lub rozładunkiem
- System generuje wiadomości z numerem zlecenia, adresem, kontaktem i wymaganymi dokumentami
- Przewoźnik potwierdza gotowość jednym kliknięciem, informacja trafia do koordynatora bez ręcznego przekazywania
Przykładowe treści automatycznych maili
- Opóźnienie: „ALERT: Dostawa #12345 opóźniona o 2h. Nowe ETA: 14:30. Klient powiadomiony automatycznie.”
- Brak danych: „PRZYPOMNIENIE: Zlecenie #12346 – brak CMR. Proszę o upload dokumentu do 12:00.”
- Zmiana statusu: „AKTUALIZACJA: Zlecenie #12347 w trakcie rozładunku. Przewidywany koniec: 15:45.”
Mobilny VSS i wsparcie wielojęzyczne
Pełna mobilność systemu oraz obsługa wielu języków to istotne elementy ułatwiające pracę kierowcom z całego świata.
Umożliwiamy zarządzanie harmonogramami dostaw bezpośrednio z urządzeń przenośnych, co pozwala na zachowanie ciągłości operacji logistycznych w każdym miejscu. Dzięki responsywnej architekturze użytkownicy mogą szybko sprawdzać statusy rezerwacji i modyfikować dane bez konieczności dostępu do biurowej stacji roboczej.
Nasza platforma zapewnia pełne wsparcie w języku polskim oraz angielskim, co skutecznie eliminuje bariery komunikacyjne w relacjach z zagranicznymi przewoźnikami. Wykorzystując funkcjonalną aplikację na system Android, gwarantujemy transparentność procesów oraz profesjonalną pomoc techniczną na każdym etapie współpracy.
Od wdrożenia po codzienne wsparcie – jesteśmy z Tobą na każdym etapie, w języku, który rozumiesz.
FAQ
Jak działa system awizacji dostaw dla wielu magazynów?
System awizacji dostaw dla wielu lokalizacji to webowe oprogramowanie, które centralizuje zarządzanie wszystkimi rezerwacjami okien czasowych w rozproszonych magazynach. Dzięki architekturze chmurowej logistycy z Choביenic i Berzyny pracują na jednej platformie, co eliminuje chaos komunikacyjny i dublowanie danych. Różne działy – od planistów po spedycje zewnętrzne – otrzymują dostęp dostosowany do swoich ról, co gwarantuje bezpieczeństwo i przejrzystość procesów. System automatycznie wylicza czas rozładunku na podstawie liczby palet i rodzaju nośnika, wysyła powiadomienia o opóźnieniach oraz przechowuje pełną historię zmian w każdym bookingu.
Czy system awizacji wspiera różne poziomy dostępu?
Profesjonalne oprogramowanie YMS oferuje zaawansowany mechanizm ról użytkowników, który pozwala zdefiniować co najmniej trzy typy dostępu: administrator zakładu (pełna kontrola), planista logistyczny (edycja okien czasowych) oraz przewoźnik zewnętrzny (tylko rezerwacja i przesyłanie dokumentów). Każda firma transportowa widzi wyłącznie własne awizacje, co zapobiega wyciekom danych konkurencyjnych. Funkcja Audit Log rejestruje wszystkie modyfikacje wraz z timestampem i nazwą użytkownika, co umożliwia szybkie wyjaśnienie przyczyn opóźnień czy pomyłek w planowaniu. Taka struktura ról jest niezbędna w środowisku multi-site, gdzie współpracuje wiele podmiotów jednocześnie.
Jak system oblicza czas rozładunku według palet?
Zaawansowana logika okien czasowych działa na zasadzie sztywnych norm czasowych przypisanych do każdego typu nośnika w bazie danych systemu. Operator ustawia parametry bazowe – na przykład 1 paleta EUR = 2 minuty, kosz metalowy = 3 minuty, rolka tkaniny = 5 minut – a algorytm automatycznie sumuje czas po wyborze rodzaju i ilości jednostek ładunkowych przez spedytora. Gdy przewoźnik rezerwuje okno na 50 palet, system natychmiast blokuje odpowiedni przedział (np. 100 minut) i nie pozwala innym dostawom zajmować tego samego czasu. Dzięki temu rampę załadunkową można zaplanować precyzyjnie jak linie produkcyjne, eliminując kolejki ciężarówek i przestoje brygad magazynowych.
Czy istnieje automatyczne powiadamianie o zmianach?
Workflow mailowy to rdzeń komunikacji w systemie awizacji – każda akcja (utworzenie bookingu, zmiana godziny, upload dokumentu, opóźnienie) wyzwala automatyczny e-mail do zainteresowanych stron. Jeśli kierowca nie przesłał numeru rejestracyjnego pojazdu na 2 godziny przed przyjazdem, planiści otrzymują alert, który pozwala im interweniować z wyprzedzeniem. System może też wysyłać przypomnienia do przewoźnika o zbliżającym się terminie dostawy lub powiadomienia do działu jakości o załadunku wymagającym dodatkowej kontroli. Taka automatyzacja drastycznie redukuje liczbę telefonów i e-maili pisanych ręcznie, przyspieszając obieg informacji i eliminując ludzki błąd w przekazywaniu krytycznych danych logistycznych.
Jakie dokumenty można przesyłać przez system YMS?
Moduł elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia przewoźnikom i spedytorom upload skanów wszystkich wymaganych papierów jeszcze przed fizycznym przyjazdem na teren zakładu: CMR, list przewozowy, certyfikaty jakości, deklaracje celne czy dokumenty weterynaryjne. System akceptuje pliki w formatach PDF, JPG, PNG do wielkości 10 MB, a każdy załącznik jest przypisany do konkretnej awizacji i widoczny dla upoważnionych użytkowników w module Audit Log. Wartownia może zweryfikować kompletność dokumentacji już przy wjeździe na plac, co skraca czas obsługi przy szlabanie z 15 minut do 2 minut. Firma zyskuje również archiwum cyfrowe wszystkich dostaw, co ułatwia rozliczenia finansowe, audyty ISO oraz reklamacje wobec dostawców.
Czy system działa na urządzeniach mobilnych?
Responsywna wersja webowa automatycznie dostosowuje interfejs do ekranów smartfonów i tabletów, co pozwala kierowcom sprawdzać status rezerwacji, przesyłać dokumenty czy zgłaszać opóźnienia bezpośrednio z kabiny ciężarówki. Niektórzy dostawcy oferują również dedykowaną aplikację mobilną (Android/iOS), która działa offline i synchronizuje dane po uzyskaniu połączenia internetowego – to idealne rozwiązanie dla placów magazynowych o słabym zasięgu sieci. Pracownicy rampy mogą na bieżąco oznaczać rozpoczęcie i zakończenie rozładunku, a planiści w biurze widzą live status każdej dostawy na mapie zakładu. Mobilność systemu zwiększa tempo reakcji na problemy operacyjne i przekształca cały proces z papierkowej biurokracji w cyfrowy workflow.
Jakie wsparcie otrzymuje klient po wdrożeniu systemu?
Profesjonalne wdrożenie YMS obejmuje pełną analizę przedimplementacyjną z mapowaniem procesów w zakładach przemysłowych. Konfigurację parametrów okien czasowych zgodnie z normami firmowymi oraz serię szkoleń on-site dla wszystkich grup użytkowników (logistycy, planiści, wartownia). Po uruchomieniu produkcyjnym klient otrzymuje dedykowanego opiekuna technicznego dostępnego przez hotline i e-mail, który rozwiązuje problemy w czasie rzeczywistym oraz przeprowadza okresowe audyty efektywności systemu. Dostęp do bazy wiedzy online, dokumentacji wideo oraz regularnych aktualizacji oprogramowania (nowe funkcje, poprawki błędów) jest częścią pakietu supportowego przez cały okres licencji. Dwujęzyczne wsparcie PL/EN gwarantuje, że zarówno polscy planisci, jak i angielscy kierowcy TIR otrzymają pomoc w swoim rodzimym języku, co eliminuje bariery komunikacyjne w międzynarodowej logistyce.
